Як паводзіць правільна касавую кнігу. Касавая кніга: ўзор запаўнення

У адпаведнасці з айчынным заканадаўствам, усім арганізацыям загадана захоўваць свабодныя фінансы ў банку. Пры гэтым большую частку разлікаў юрыдычныя асобы павінны вырабляць паміж сабой у безнаяўнай форме. Для наяўнага абароту патрэбна каса, супрацоўнік, які будзе з ёй працаваць, і кніга, у якой будзе весціся ўлік аперацый. Далей разгледзім падрабязней асаблівасці запаўнення дакументацыі.

Касавая кніга: навошта яна патрэбна і як яе весці?

Як паказвае практыка, у большасці арганізацый абарот грашовых сродкаў ажыццяўляецца ў безнаяўнай форме. Аднак гэта зусім не азначае, што ў ходзе дзейнасці гэтых кампаній не выкарыстоўваюцца наяўныя. Калі існуе хаця б невялікі працэнт здзелак, што заключаюцца з выкарыстаннем банкнот, то на прадпрыемстве павінна быць касавая кніга. Як правільна паводзіць гэты часопіс? Хто павінен ўносіць інфармацыю ў яго? Гэтыя пытанні турбуюць многіх прадпрымальнікаў. Неабходна адзначыць, што па законе з 2014 года прадпрыемствы, на якіх ёсць часопіс уліку даходаў і расходаў, могуць не афармляць ордэра па аперацыях з наяўнымі грашыма. Адпаведна, касавая кніга, узор запаўнення якой будзе апісаны далей, імі можа не весціся. Тым не менш некаторыя прадпрымальнікі працягваюць яе выкарыстоўваць. Аднак многія арганізацыі ажыццяўляюць яе складанне няправільна. Для таго каб пазбегнуць праблем з падатковай інспекцыяй, санкцый і іншых спагнанняў, варта з усёй ўважлівасцю паставіцца да выкананым аперацыях і ведаць, як паводзіць правільна касавую кнігу.

нарматыўная база

Да ўступлення ў сілу новых рэкамендацый па ўліку аперацый з наяўнымі грашыма ў заканадаўстве не было прамых указанняў на тое, што ва ўсіх прадпрымальнікаў павінна быць касавая кніга. Ўзор запаўнення таксама не быў устаноўлены. У практыцы арбітражных судоў мелі месца выпадкі, калі рашэнне прымалася на карысць прадпрымальнікаў, не ўлічваецца аперацыі з наяўнымі грашыма ў часопісе. З 2012 года быў прыняты Парадак запаўнення касавай кнігі. Інструкцыя прадпісвае абавязковае наяўнасць часопіса па аперацыях ўсім прадпрымальнікам, па-за залежнасці ад таго, якая сістэма падаткаабкладання імі выкарыстоўваецца, калі яны здзяйсняюць аперацыі з наяўнымі грашыма. За няправільнае складанне дакументацыі і іншыя парушэнні ўліковага дысцыпліны, якія будуць выяўленыя пры праверцы, на арганізацыю можа накладацца спагнанне ў выглядзе штрафу.

характарыстыка дакумента

Перш чым распавесці, як паводзіць правільна касавую кнігу, варта растлумачыць, што яна сабой уяўляе. З прыведзенай вышэй інфармацыі ясна, што гэта адмысловы часопіс для запісу ўсіх аперацый з наяўнымі грашыма. Акрамя таго, касавая кніга ўключана ў пералік дакументацыі бухгалтарскай справаздачнасці. Пастановай Дзяржкамстата зацверджана форма ўліковага часопіса. Яна называецца ДА-4. Правільны парадак запаўнення касавай кнігі вызначаны адпаведным Палажэннем. Прадпісанні былі зацверджаны Цэнтрабанкам ў 2011 годзе. Веды аб тым, як паводзіць правільна касавую кнігу, вельмі важныя, паколькі кантралюючыя інспекцыі правяраюць яе досыць часта. На кожны год складаецца новы дакумент.

Ўзор запаўнення і вядзення касавай кнігі: асноўныя палажэнні

Дакумент складаецца з 50 або 100 старонак. Што тычыцца пытання, калі трэба весці касавую кнігу, то ў адпаведнасці з заканадаўствам устаноўлена, што часопіс складаецца з пачатку года і па нарастальнай. На тытульным лісце прастаўляецца перыяд дзеяння дакумента. Калі часопіс скончыўся да заканчэння года, складаецца новы. Запісу не перарываюцца і працягваюцца з захаваннем храналагічнай паслядоўнасці. На тытульным лісце новага часопіса паказваецца дата пачатку і заканчэння яго складання. У гэтым выпадку паслядоўнасць дакументаў будзе лёгка вызначыць. Як правіла, прадпрыемства набывае ўжо гатовую, надрукаваны ў друкарні касавую кнігу, з расчерченным слупкамі і графамі. Можна складаць дакумент і ў электронным выглядзе (як паводзіць правільна касавую кнігу ў такім фармаце, будзе расказана ніжэй). Усе старонкі нумаруюцца адразу ва ўсім часопісе. Агульная колькасць лістоў прастаўляецца ў канцы (на апошняй старонцы). Паказанае колькасць засведчваецца подпісамі начальніка і адказнай асобы. Прашытай кнігу апячатваюць сургучнай або мастычным пячаткай.

Адказная асоба

На прадпрыемстве прысутнічае супрацоўнік, у вядзенні якога знаходзіцца касавая кніга. Як правільна паводзіць гэты часопіс, паказана ў адпаведных рэкамендацыях, якія служачы павінен ведаць. Гэты супрацоўнік ажыццяўляе аперацыі з наяўнасцю і ўносіць інфармацыю пра іх у дакумент. Запоўнены ліст засведчваецца подпісам. Гэта азначае, што служачы прымае ўсю адказнасць за выкананыя аперацыі і унесеныя звесткі на сябе. Па заканчэнні працоўнага дня супрацоўнік перадае рэшту наяўных грошай у бухгалтэрыю. Разам з ім перадаецца і ўся дакументацыя - першасныя прыходна-расходныя ордэры. Запоўнены ліст кнігі таксама падпісваецца якія прымаюць бухгалтарам. Калі апошняга няма на прадпрыемстве, подпіс ставіць кіраўнік. Гэтая працэдура выконваецца штодня. Каб ажыццяўляць касавыя аперацыі, адказны супрацоўнік, упаўнаважаны начальнікам, павінен пад подпіс быць азнаёмлены са сваімі абавязкамі, правамі і адказнасцю. Калі казаць пра тое, як паводзіць касавую кнігу ІП, то сам працэс аналагічны таму, які ажыццяўляецца ў арганізацыі. Аднак у індывідуальнага прадпрымальніка не заўсёды прадугледжаны штат супрацоўнікаў, а ў прыватнасці, не абавязкова ёсць адказная асоба за здзяйсненне і ўлік аперацый з наяўнасцю. Калі ІП працуе адзін, то ён і ажыццяўляе прыём і выдатак сродкаў. Адпаведна, ён уносіць запісы ў журнал сам і падпісвае запоўненыя старонкі. Тым, хто не ведае, як правільна паводзіць касавую кнігу, парады бухгалтару, прадстаўленыя ніжэй, дапамогуць зарыентавацца ў патрабаваннях.

Тытульны аркуш

На гэтай старонцы павінна прысутнічаць наступная інфармацыя:

1. Для юрыдычнай асобы - поўная назва арганізацыі, для ІП - Ф. І. О. прадпрымальніка, найменне падраздзялення (калі гэта філіял).
2. Час дзеяння часопіса. Гэта можа быць год альбо пэўная дата, калі дакументаў будзе некалькі.
3. ОКПО.

Унутраная частка дакумента

Кажучы пра тое, як правільна аформіць касавую кнігу, варта адзначыць, што запісы, як расходныя, так і прыходныя, ўносяцца на адну старонку. У канцы дня зводзіцца рэшту і падбіваецца вынік. Па праведзеным аперацыях складаецца справаздачу. Кожны ліст кнігі складаецца з двух частак з лініяй адрыву. Першая палова - старонка часопіса, у якую ўносяць звесткі пра аперацыі. На другой частцы складаецца справаздача касіра. Можна сагнуць ліст ўздоўж лініі адрыву і весці запісы пад капірку. Пасля ўнясення інфармацыі ліст разразаецца. Першая частка старонкі павінна быць падшыты. Да справаздачы прыкладаюць дакументы, якія пацвярджаюць правядзенне аперацый (гэтыя паперы называюць "пярвічка"). Да прыкладу, гэта можа быць выпіска з распараджэння, прыходна-касавы ордэр, заяву на выдачу авансу, даверанасць і гэтак далей.

Ўнясенне інфармацыі ў графы

Уверсе старонкі павінна быць пазначана дата ўнясення інфармацыі. Запаўненне ліста пачынаецца з графы, дзе паказваецца астатак на пачатак змены. Тут прастаўляецца сума, якая пераносіцца з канца папярэдняй старонкі. Далей ўпісваецца парадкавы нумар для касавага ордэра. Яго паказваюць у графе "Нумар дакумента". У наступны радок ўпісваецца той, каму выдадзены або ад каго атрымана гэтая папера. Калі гэта фізасоба, то ўносяцца Ф. І. О., калі юрыдычная асоба - найменне арганізацыі. У наступнай графе паказваюць нумар карэспандуе рахунку або субрахунак. Ўпісваюць звесткі, якія паказваюць на спосаб паступлення альбо расходавання наяўных сродкаў. Напрыклад, р / с - СЧ. 51, зарплата - СЧ. 70, заказчыкі і пакупнікі - СЧ. 62. Тут неабходна адзначыць, што дадзеныя радкі ня запаўняюцца індывідуальнымі прадпрымальнікамі. Далей ідуць графы "Выдатак" і "Прыход". У іх прастаўляюцца сумы ў рублях лічбамі. Капейкі паказваюць пасля коскі. Да прыкладу, сума сродкаў, якія выдадзены, выглядае наступным чынам: 129,05 р. Кожная аперацыя фіксуецца адразу ж пасля здзяйснення. Запісы робяцца толькі на падставе першасных дакументаў. У графе "Перанос" змяшчаецца інфармацыя аб суме аперацый па папярэднім радках. У канцы неабходна падлічыць агульны вынік. Ён уносіцца ў графу "Вынік за дзень". Вынік падлічваецца асобна па выдадзеных грошай і атрыманых сродках. Далей запісваецца "Рэшту". Неабходна скласці ўсю наяўнасць, якая паступіла і засталася з папярэдняга дня. З гэтай сумы адымаюцца выдадзеныя сродкі. Запісаная ў кнізе лічба павінна супасці з фактычным станам наяўнасці ў касе. Тыя радкі, якія засталіся вольнымі, варта перакрэсліць. Гэта неабходна для таго, каб ніхто не запоўніў пустыя графы. Робіцца гэта літарай Z. У канцы старонкі паказваюцца прозвішчы касіра і бухгалтара. Акрамя гэтага, паказваецца лік складзеных за дзень прыходна-расходных ордэраў. Калі за дзень не было выраблена ні адной аперацыі з наяўнымі грашыма, старонка пакідаецца пусты. Пры гэтым рэшта, існуючы на канец дня, пераносіцца на наступны без карэкціровак.

электронны варыянт

Паўсюднае ўкараненне камп'ютэрных тэхналогій не абмінуў і касавую кнігу. Электронны варыянт складання часопіса значна палягчае працу супрацоўнікаў. Для вядзення кнігі выкарыстоўваецца спецыяльная праграма. Яна адлюстроўвае часопіс на экране кампутара. Графы запаўняюцца так жа, як было апісана вышэй. Кожны дзень адказны супрацоўнік уносіць неабходную інфармацыю, а ў канцы змены раздрукоўвае ліст. У папяровым варыянце павінна быць дзве часткі: непасрэдна сам справаздачу і ўкладная палова. Касір падпісвае старонку. Калі ў супрацоўніка ёсць электронная подпіс, то дапускаецца ёю карыстацца, як і звычайнай. Кожная такая старонка нумаруецца. Па завяршэнні года фарміруецца кніга з раздрукаваных лістоў. На апошняй яе старонцы паказваецца агульная колькасць укладышаў. Яно завяраецца подпісамі і пячаткай прадпрыемства. Электронную кнігу дапускаецца складаць раз у квартал, а не ў год. Справаздачы і прыкладаемая дакументацыя адпраўляюцца ў фінансавы аддзел.

Прыход і расход

Паступленне наяўнасці афармляецца касавым прыходных ордэрам. Квітанцыя - яго адрыўны частка - павінна быць падшыты да банкаўскай выпіскі. Аперацыі па выбыцця сродкаў афармляюцца, адпаведна, адным ці некалькімі расходнымі ордэрамі. Пры здачы наяўнасці ў банк супрацоўніку выдаюць квітанцыю і ордэр. Першая ашалёўваецца да касы, а другі - да выпіскі.

Выпраўленні ў часопісе

У выпадку, калі ў кнізе была дапушчана апіска, ня якая аказвае істотнага ўплыву на справаздачнасць, яе можна выправіць. Вырываць лісты з часопіса катэгарычна забараняецца. Не дапускаецца таксама выкарыстанне рыскі, маркера, подтирание лязом, гумкай і іншыя аналагічныя маніпуляцыі. Калі апіска не цягне змены ў рэштках якога-небудзь перыяду, то яе выпраўленне ажыццяўляецца наступным чынам: перакрэслівае акуратна няправільная запіс, побач ставіцца правільная. Карэкціроўка павінна быць абавязкова заверана подпісамі. Распісацца павінен сам касір і бухгалтар. Калі выпраўленняў на старонцы некалькі, то кожнае з іх павінна быць заверана. Калі дапушчана сур'ёзная памылка, то касірам складаецца заяву на імя галоўнага бухгалтара. Кіраўніком прадпрыемства збіраецца камісія, якая будзе несці адказнасць за выпраўлення. Па дапушчанай памылку складаецца бухгалтарская даведка. У ёй апісваецца характар недакладнасці і метад яе выпраўлення.

Праверка справаздачнай дысцыпліны

Правільнасць вядзення касавага часопіса мае права пракантраляваць банкаўская арганізацыя, якая абслугоўвае кошт прадпрыемства. Пра тое, што будзе праводзіцца праверка, кіраўнік паведамляецца паведамленнем. У банк для ацэнкі неабходна будзе прадаставіць ўкладныя лісты, цалкам аформленыя, справаздачы касіра разам з прыкладаемай дакументацыяй і авансавыя паперы, калі грошы выдаваліся пад справаздачу. У выпадку, калі праверка будзе закранаць бягучы год, часопіс сшываць няма неабходнасці (гэта робіцца ў канцы года). Па завяршэнні кантрольных мерапрыемстваў кніга будзе вернутая на прадпрыемства. Пры гэтым упаўнаважаны орган выдасць акт пра выкананую праверцы справаздачнай дысцыпліны. Калі ў дакуменце будуць утрымлівацца заўвагі, іх неабходна ліквідаваць ва ўстаноўлены кантралюючым органам тэрмін. Таксама правільнасць запаўнення касавай кнігі можа правяраць падатковая інспекцыя. За парушэнні, выяўленыя ў ходзе кантрольных мерапрыемстваў, могуць быць ужытыя санкцыі. Пры гэтым варта сказаць, што інспектар можа накласці штраф на прадпрыемства ў выпадку, калі памылкі былі выяўленыя на працягу двух месяцаў з іх дапушчэння.