Касавая кніга, яе віды і афармленне

У адпаведнасці з расійскім заканадаўствам ўсе арганізацыі, у тым ліку ўсе суб'екты прадпрымальніцкай дзейнасці, павінны ў абавязковым парадку для захоўвання сваіх свабодных грашовых сродкаў карыстацца паслугамі банкаў. А іх разлікі з іншымі юрыдычнымі асобамі ў большасці выпадкаў павінны ажыццяўляцца па безнаяўным разліку. А вось усё паступлення і выдачу наяўных сродкаў у нацыянальнай грашовай адзінцы яны абавязаны ўлічваць у касавай кнізе. Прычым касавая кніга павінна весціся усімі без выключэнняў арганізацыямі і суб'ектамі гаспадарчай дзейнасці (далей - арганізацыі), у тым ліку індывідуальных прадпрымальнікаў, якія па родзе сваёй дзейнасці маюць справу з наяўнымі грашыма.

Кожнай арганізацыяй, якая з'яўляецца юрыдычнай асобай і якая мае касу, вядзецца адзіная касавая кніга, прызначаная для ўліку ўсіх вырабляюцца ёю аперацый з наяўнымі сродкамі ў нацыянальнай валюце. Пры гэтым не ўлічваюцца аперацыі, што вырабляюцца адасобленымі падраздзяленнямі арганізацыі, якія маюць сваю касу. Кожным такім падраздзяленнем вядзецца асобная ўласная касавая кніга, аформленая і выдадзеная арганізацыяй, у склад якой яно ўваходзіць.

Агульнае афармленне касавай кнігі звычайна ускладаецца на касіра арганізацыі. Ім афармляецца тытульная яе старонка, пранумароўваецца лісты, пасля гэтага касавая кніга абавязкова прашнуроўваецца і завяраецца пячаткай арганізацыі і подпісамі яе кіраўніка і галоўбуха.

Вядзенне касавай кнігі таксама ўваходзіць у абавязкі касіра, які павінен усё запісу ўносіць у яе ў двух экзэмплярах (з выкарыстаннем капіявальнай паперы). Лісты касавай кнігі падзеленыя на дзве часткі - неадрыўна і адрыўныя. Першы экзэмпляр (неадрыўна частка), так званы «укладны ліст» павінен заставацца ў самай касавай кнізе. Другі асобнік (адрыўны частка) з'яўляецца «Справаздача касіра» і ўяўляе сабой дакумент, у адпаведнасці з якім касір дае справаздачу аб руху наяўнасці ў касе. Першы і другі асобнікі, натуральна, павінны быць ідэнтычнымі і мець адзіную нумарацыю.

Улічваючы, што ў сучасных умовах бухгалтарская дакументацыя ў асноўным вядзецца з выкарыстаннем камп'ютэрнай тэхнікі, у арганізацыях можа весціся і касавая кніга ў электронным выглядзе. Аднак для гэтага павінны быць выкананы тры неабходных ўмовы. Па-першае, павінна быць набыта ліцэнзійная кампутарная праграма для вядзення касавай кнігі, ўзгодненая з адпаведнымі якія рэгулююць і кантралюючымі органамі. Па-другое, забяспечана неабходная абарона кампутара і непасрэдна самой праграмы ад несанкцыянаванага доступу да іх. І, нарэшце, па-трэцяе, касір павінен быць навучаны прынцыпам працы з такой праграмай.

Сама ж праграма для вядзення касавай кнігі павінна забяспечваць не толькі візуальнае адлюстраванне яе ўтрымання на маніторы, але і раздрукоўку тых жа дакументаў, наяўнасць якіх патрабуецца і ў звычайнай касавай кнізе, а менавіта «укладнымі ліста» і «Справаздачы касіра». Акрамя таго, праграма павінна забяспечваць аўтаматычную нумарацыю старонак кнігі, прычым, не дапушчаючы ўмяшання касіра.

Па заканчэнні кожнага каляндарнага года (ці ў іншыя тэрміны, калі ўзнікае такая неабходнасць) усё, раней штодня раздрукаваныя «укладнымі лісты», падшываюцца ў адпаведным парадку ў кнігу, якая завяраецца гэтак жа, як і звычайная касавая кніга. Акрамя таго, у тыя ж тэрміны, касавая кніга ў электронным выглядзе павінна быць перанесена на электронны носьбіт і перададзена на захоўванне ў архіў арганізацыі.

Кантроль за правільнасцю вядзення касавай кнігі адпаведным загадам павінен быць ускладзены на галоўнага бухгалтара альбо, у выпадку неабходнасці, на іншага адказнага работніка.