Службовае ліст (узор)

Службовае ліст - гэта дакумент, які з'яўляецца неад'емнай часткай дзелавога зносін. Часцей за ўсё ён перадаецца з дапамогай паштовай сувязі і служыць асаблівым спосабам абмену інфармацыяй.

асноўныя паняцці

Дзелавая перапіска патрэбна для вырашэння розных гаспадарчых або вытворчых пытанняў. З яе дапамогай прадпрыемствы і арганізацыі ажыццяўляюць сувязь з вонкавым асяроддзем: партнёрамі, кліентамі або дзяржаўнымі структурамі. Звычайна для гэтага выкарыстоўваецца службовае ліст.

Менавіта так абагульнена называецца пісьмовы дакумент, які можа быць:

• адказам на раней атрыманыя паведамленні або запыты;
• суправаджальнай паперай, што накіроўваецца адрасату разам з іншымі дакументамі альбо матэрыяламі;
• ініцыятыўным лістом, у выпадку калі іншы спосаб зносін немагчымы.

Кожны з пералічаных варыянтаў мае свае асаблівасці. Тым не менш існуюць агульныя правілы, у адпаведнасці з якімі звычайна складаецца любы службовае ліст. Гэта і зразумела, бо менавіта з дзелавой перапіскі, напрыклад, часцей за ўсё пачынаецца заключэнне большасці здзелак. А правільна аформлены дакумент можа стварыць у адрасата спрыяльнае ўражанне пра будучыню магчымым партнёра.

Віды дзелавых лістоў

У залежнасці ад той інфармацыі, якую ўтрымлівае ў сабе службовае ліст, яно можа быць:

1. Суправаджальным. У выпадку калі утрымлівае ў сабе паведамленне пра тое, што да яго маецца пакет прыкладанняў.
2. Прэтэнзійны. Гэта значыць, у ім выказваецца незадаволенасць той ці іншай сітуацыяй (прэтэнзія).
3. Інструктыўна. У тэксце дадзены пэўныя ўказанні.
4. Гарантыйным. Адпраўнік пацвярджае выкананне ў будучыні выкладзеных у дакуменце абавязацельстваў.
5. Інфармацыйным. Ліст змяшчае звесткі, якія могуць зацікавіць адрасата.
6. Рэкламным. Прадастаўляецца інфармацыя для прыцягнення да супрацоўніцтва.
7. Лістом-паведамленнем. Звесткі аб правядзенні публічных мерапрыемстваў.
8. Лістом-пацвярджэннем. Канстатуе факт атрымання тых ці іншых дакументаў небудзь матэрыялаў.
9. Лістом-просьбай. У тэксце змешчаны зварот на падахвочванне адрасата да дзеяння.
10. Лістом-паведамленнем. У ім адпраўнік прадастаўляе канкрэтную інфармацыю, якая прадстаўляе ўзаемны інтарэс для бакоў.

Мэтай гэтых дакументаў з'яўляецца падтрыманне сувязяў паміж арганізацыямі або яго структурнымі падраздзяленнямі.

Складанне прэтэнзійнага лісты

У пытаннях супрацоўніцтва часам узнікаюць сітуацыі, калі адзін з бакоў па тых ці іншых прычынах не выконвае ўзятыя на сябе абавязацельствы. У гэтым выпадку партнёр спачатку накіроўвае свайму контрагенту ліст. У ім ён, як правіла, выкладае свае прапановы па ліквідацыі парушэння яго законных правоў. Гэта і ёсць службовае ліст. Ўзор такога дакумента можна скласці адвольна. Пры гэтым неабходна ўлічыць наступныя моманты:

1. Стыль ліста павінен быць афіцыйна-дзелавым з устаноўкай на партнёрства.
2. Сутнасць прэтэнзіі павінна быць выказана гранічна выразна.
3. Падчас выкладання інфармацыі трэба пераканаўча апераваць канкрэтнымі фактамі.

У прэтэнзійным лісце абавязкова павінны ўтрымлівацца:

• рэквізіты адпраўшчыка (найменне, зваротны адрас і тэлефоны для сувязі);
• поўная інфармацыя аб адрасаце;
• апісанне абставінаў, пры якіх адбылася канфліктная сітуацыя;
• спасылка на прававыя нормы, якія са свайго боку парушыў контрагент;
• канкрэтныя патрабаванні аб ліквідацыі парушэння з указаннем тэрмінаў іх выканання;
• наступствы, якія могуць наступіць, калі адваротны бок збочыць зь іх выканання.

Асаблівая ўвага трэба звярнуць на тое, як складзена службовае ліст. Ўзор неабходна распрацаваць так, каб парушальнік не ўспрымаў яго як пагрозу. Неабходна памятаць, што гэта ўсяго толькі напамін з патрабаваннем выканання законнасці.

Правілы афармлення

Асаблівую ўвагу неабходна звяртаць на афармленне службовых лістоў. Праўда, законам не прадугледжана для гэтага нейкіх строгіх нормаў і правілаў.

Нягледзячы на гэта, пры складанні падобных дакументаў неабходна ўлічваць наступныя абавязковыя моманты:

1. Любое службовае ліст павінна быць складзена на бланку. Ён распрацоўваецца загадзя спецыялістамі па справаводстве і зацвярджаецца загадам кіраўніка прадпрыемства.

2. Дакумент павінен змяшчаць пэўныя рэквізіты:

2.1. Інфармацыя аб атрымальніку і адпраўніку.

2.2. Зыходзячы нумар і дата дадзенага ліста. Гэта трэба для рэгістрацыі.

2.3. Спасылка на аналагічныя звесткі пра ліст-запыце, калі дадзены дакумент уяўляе сабой адказ на яго.

2.4. Загаловак.

2.5. Звесткі аб наяўнасці якіх-небудзь прыкладанняў з указаннем іх найменняў і нумароў.

2.6. Інфармацыя аб асобе, падпісаўшы гэты дакумент (пасада і імя па бацьку).

3. У лісце мусіць разглядацца толькі адно пытанне. Наяўнасць некалькіх тым абцяжарыць выбар выканаўцы.

4. Інфармацыю неабходна выкладаць гранічна коратка, але зразумела. Пажадана, каб тэкст займаў не больш за два старонак.

5. Правільна ўказваць рэквізіты атрымальніка. У выпадку, калі гаворка ідзе пра арганізацыю, неабходна прытрымлівацца наступнай паслядоўнасці:

5.1. Назва фірмы (у назоўным склоне).

5.2. Структурнае падраздзяленне (пры неабходнасці).

5.3. Пасаду адрасата (у давальным склоне).

5.4. Яго ініцыялы.

5.5. Паштовы адрас прадпрыемства.

6. У выпадку калі адрасатаў некалькі, то спачатку паказваецца асноўнай, а затым усе астатнія.

Калі ўлічыць усе гэтыя моманты, то афармленне службовых лістоў, у прынцыпе, не складзе адмысловай працы.

парадак выкладу

Каб дакумент быў правільна складзены, неабходна ўлічыць пэўную чарговасць выкладу ў ім інфармацыі. Для прыкладу можна разгледзець варыянт, як напісаць службовае ліст-адказ. Для пачатку неабходна запомніць, што, згодна з правіламі этыкету, рэагаваць на інфармацыю трэба на працягу сутак з моманту яе атрымання. Калі ж гаворка ідзе пра электронным паведамленні, то аптымальны час складзе не больш за дзве гадзіны. У выпадку, калі прытрымлівацца такога правіла не ўяўляецца магчымым, лепш накіраваць партнёру адпаведнае паведамленне.

Само ліст, па сутнасці, будзе складацца з двух частак:

1. Уводная. Адпраўнік выкладае тэму, прычыну і асновы яго напісання. Тут можна спаслацца на нарматыўныя акты, якія па законе служаць падставай для прадастаўлення адказу. Акрамя таго, варта звярнуць увагу на некаторыя моманты, якія тычацца разгляданай сітуацыі. Яны дапамогуць раскрыць сутнасць пытання.
2. Асноўная. Гэтая частка накіравана на растлумачэнне і перакананне. Тэкст павінен быць дакладным, ясным і лаканічным, а выказаныя факты - праверанымі і аб'ектыўнымі. Пры неабходнасці іх можна пацвердзіць рэальнымі лічбамі.

Пасля такога тэксту звычайна варта пералік прыкладанняў. Заканчваецца дакумент подпісам адпраўніка. Акрамя гэтага, трэба ведаць, як напісаць службовае ліст, каб не пакрыўдзіць адрасата. Па-першае, зварот да яго пажадана пачынаць з фразы "Паважаны». Па-другое, можна выкарыстоўваць у тэксце дзеепрыслоўныя абароты тыпу «уважліва вывучыўшы Вашы прапановы» або «старанна праверыўшы Вашы заўвагі». Падобнае захаванне этыкету пойдзе толькі на карысць абодвум бакам.

парадак дзеянняў

Складанне службовых лістоў ўваходзіць у абавязкі справавод, сакратароў або іншых супрацоўнікаў, на якіх ускладзеныя гэтыя абавязкі. Беручыся за працу, яны павінны прытрымлівацца ў сваіх дзеяннях пэўнай паслядоўнасці. Працэс складання такога дакумента звычайна праходзіць наступныя этапы:

1. Дбайнае вывучэнне абставінаў дадзенага пытання. Неабходна цалкам валодаць сітуацыяй, каб правільна ацаніць магчымыя шляхі яе вырашэння.
2. Складанне праекта лісты. Тут неабходна ўлічыць усе выкладзеныя вышэй патрабаванні.
3. Ўзгадненне падрыхтаванага тэксту. Часам яго даводзіцца рэдагаваць з улікам заўваг кіраўніка. Ён можа ўнесці нейкія ўдакладненні або тлумачэнні па тэме.
4. Зацвярджэнне яго кіраўніком.
5. Канчатковае афармленне і падпісанне дакумента.
6. Рэгістрацыя лісты.
7. Адпраўка карэспандэнцыі атрымальніку.

Толькі прайшоўшы ўсе гэтыя этапы, ліст, дасягнуўшы адрасата, зможа выканаць ускладзеную на яго місію.

абавязковы рэгламент

Каб аформіць службовае ліст, неабходна ўлічыць, што першая яго старонка абавязкова друкуецца на спецыяльным бланку. Для астатніх можна выкарыстоўваць звычайныя чыстыя аркушы фармату А4. Тут трэба памятаць, што само тэкставае поле мае свае межы: верхняе і ніжняе складаюць 2 сантыметры, левае - 3,5 сантыметра, правае - 1 сантыметр. Не варта парушаць стандартныя памеры, каб змясціць інфармацыю на адным аркушы. Лепш выканаць усе нормы і проста дадаць дадатковую старонку.

Набіраць тэкст трэба таксама па ўсіх правілах:

1. Для друкавання варта выкарыстоўваць стандартны шрыфт Times New Roman. Іншыя варыянты лепш не ўжываць.

2. Памеры шрыфта таксама рэгламентаваны:

• для асноўнага тэксту - 14;
• расстаноўка старонак і адзнака аб выкананні - 12.

3. Размяшчэнне рэквізітаў таксама вырабляецца ў адпаведнасці з правіламі:

• інтэрвал паміж радкамі - 1;
• выраўноўванне тэксту вырабляецца «па шырыні»;
• пераносы расстаўляюцца аўтаматычна;
• адлегласць ад рэгістрацыйнага нумара да загалоўка складае 2 міжрадковы інтэрвал, а зь яе да асноўнага тэксту - 3.

Захаванне гэтых норм абавязкова для правільнага афармлення лістоў адпаведнага прызначэння.

Размяшчэнне рэквізітаў

Каб правільна скласці стандартнае дзелавое пісьмо, неабходна дакладна ведаць, дзе павінны быць размешчаныя яго рэквізіты і складовыя часткі. Адказы на гэтыя пытанні утрымлівае ў сабе ДАСТ Р 6.30-2003. У ім падрабязна абмаляваны фармуляр службовага ліста. Па сутнасці, гэта ўзор, у якім сукупнасць усіх рэквізітаў дакумента размешчана пэўным чынам. Ён патрэбны для таго, каб:

1. Уніфікаваць сам працэс афармлення службовых (дзелавых) лістоў.
2. Мець магчымасць загадзя цэнтралізавана нарыхтаваць стандартныя бланкі, памяншаючы пры гэтым неабходнасць выконваць частку працы ўручную.
3. Палегчыць і скараціць па часе візуальны пошук інфармацыі.
4. Пашырыць магчымасці апрацоўкі лістоў з дапамогай вылічальнай і іншай тэхнікі.

Так, для звычайнага дзелавога ліста выкарыстоўваецца 30 стандартных рэквізітаў, якія размешчаны ў адзінаццаці абавязковых зонах:

• эмблемы і герба;
• аўтара;
• зыходных даных;
• загалоўка;
• зацвярджэння;
• адрасата;
• рэзалюцыі;
• тэксту;
• подпісаў і прыкладанняў;
• ўзгаднення і запэўніванні;
• адзнак.

Размяшчэнне інфармацыі ў пэўных сектарах дае магчымасць спецыялістам лепш арыентавацца ў дакуменце, а звычайным карыстальнікам палягчае працэс яго складання.

асноўныя патрабаванні

Некаторыя кіраўнікі памылкова лічаць, што дзелавую перапіску можна весці адвольна, не выконваючы ніякіх нормаў і правілаў. Але спецыялісты, якія нясуць за гэта адказнасць, павінны ведаць асноўныя патрабаванні да службовых лістоў:

1. Наяўнасць адмысловага (фірмовага) бланка.
2. Правільнае выкарыстанне і размяшчэнне рэквізітаў.
3. Тэкст павінен быць чытаным і добра адрэдагаваны. Для выкладання сутнасці пытання перавагу лепш аддаваць простым распаўсюджаным прапановах. Тлумачыцца трэба коратка, каб кожнае слова несла ў сабе максімум інфармацыі.
4. У залежнасці ад выгляду, дакумент павінен быць аформлены адпаведным чынам. У лісце таксама можа ўтрымлівацца некалькі аспектаў. У гэтым выпадку пры выкладзе неабходна пастарацца іх аб'яднаць.
5. Правільна выкарыстоўваць нормы, устаноўленыя для набору тэксту.
6. Старацца, каб у змесце ліста не было катэгарычных выразаў. Атрымальнік можа расцаніць гэтыя фразы як пагрозы. Пры канструяванні прапаноў лепш скарыстацца ўводнымі словамі тыпу «відаць", "як вядома», «магчыма» і «як след».

Выкананне гэтых патрабаванняў на практыцы дапамагае правільна паводзіць дакументаабарот на прадпрыемстве.