Сярод кадравых дакументаў ёсць адзін, які абавязкова запытвае любы працадаўца пры прыёме на працу. Гэты важны дакумент - працоўная кніжка. Яна адлюстроўвае ўвесь жыццёвы шлях работніка. Першы запіс у працоўнай кніжцы, як правіла, робіцца ў пачатку працоўнага стажу па першым месцы працы. Звычайна гэта бывае пасля заканчэння якога-небудзь навучальнай установы. Маладыя спецыялісты, атрымаўшы багаж тэарэтычных ведаў, адпраўляюцца для працы на прадпрыемствы краіны, каб на практыцы прымяніць свае навыкі.
Запаўненне дакумента пачынаецца з тытульнага ліста. Запіс у працоўнай кніжцы робіць спецыяліст кадравай службы кампаніі на падставе прадстаўленых асабістых дакументаў работніка: пашпарта, пасведчання або дыплома аб заканчэнні якога-небудзь навучальнай установы. Затым на першай старонцы уносіцца запіс аб адукацыі, атрыманым да прыёму на працу. Любая працоўная кніжка змяшчае ў сабе чатыры раздзелы, абавязковых для запаўнення. Першы з іх - гэта парадкавы нумар запісаў. Далей варта другі падзел - дата ўнясення чарговы пазнакі. Затым, у трэцім раздзеле, уносіцца непасрэдна сам запіс у працоўнай кніжцы. Гэта можа быць інфармацыя аб адукацыі, праходжанні вайсковай службы, прыёме на працу, звальненні або пераводзе. Апошні (чацвёрты) падзел утрымлівае ў сабе падставы для ўнясення адпаведнага запiсу. У гэтай якасці можа выступаць дыплом, ваенны білет або загад з абавязковым указаннем парадкавага нумара і даты выдачы (або выдання). Запіс у працоўнай кніжцы абавязкова павінна выконвацца разборлівым почыркам і пажадана без выпраўленняў.
У дапамогу кадравым работнікам выдадзена спецыяльная інструкцыя, якая ўтрымлівае ў сабе правілы вядзення і запаўнення такога дакумента. У ёй падрабязна апісаны ўсе патрабаванні, і па кожным канкрэтным выпадку дадзены прыклад запісы ў працоўнай кніжцы. Усе без выключэння запісы павінны вырабляцца строга ў адпаведнасці з названымі прыкладамі без рознага роду «вольнасцяў». Кожная інфармацыя пра змены ў працоўнай дзейнасці работніка павінна быць выразна зафіксавана і цалкам адпавядаць рэчаіснасці. Пацвярджэннем служыць дакумент (загад), на падставе якога яна зроблена. Фармулёўка загаду абавязкова павінна адпавядаць запісу. У апошняй графе паказваюцца дата і нумар дакумента. Яны даюць магчымасць пацвердзіць інфармацыю, зрахаваць з дадзенымі архіва.
У працоўнай кніжцы змяшчаюцца не толькі запісы аб кадравых перамяшчэннях, але таксама і дадзеныя аб заахвочваннях i узнагароджаннях работніка. Для гэтага адведзены спецыяльныя старонкі. Яны запаўняюцца таксама ў адпаведнасці з прыкладамі, названымі ў інструкцыі.
Часцей за ўсё ў працоўную кніжку любога работніка ўносяцца два віды запісаў: аб прыёме на працу або аб звальненні. Звесткі аб прыёме звычайна коратка выказваюць сутнасць выдадзенага загаду. Звальненне ж можа быць па розных прычынах. Менавіта кадравік з улікам абставінаў вызначае фармулёўку загада з указаннем адпаведнага артыкула Працоўнага кодэкса. Калі мае месца звальненне па ўласным жаданні, запіс у працоўнай кніжцы уносіцца выразна з указаннем прычыны і заканадаўчай базы. Прычынай у дадзеным выпадку служыць уласнае жаданне работніка, а ў якасці заканадаўчай базы ўжываецца 77 артыкул Працоўнага кодэкса РФ. Гэтая артыкул утрымлівае ў сабе 11 пунктаў. Яны раскрываюць абставіны, у сілу якіх работнік выявіў жаданне спыніць дзеянне заключанага раней працоўнага дагавора. Уносячы запіс у дакумент, кадравік абавязаны паказаць адпаведны пункт артыкула, на падставе якога будуць спынены працоўныя адносіны паміж бакамі.
Пажадана, каб усе запісы ўносіліся ў працоўную кніжку без выпраўленняў. Але часам па няўвагі работнікаў кадравай службы могуць быць дапушчаныя памылкі. У гэтым выпадку спецыяліст аддзела кадраў павінен унесці выпраўленне адпаведным чынам, каб у далейшым яны не змаглі стварыць праблем для работніка пры прыладзе на новае месца або афармленні пенсіі па заканчэнні працоўнай дзейнасці.