Тайм-менеджмент - кіраванне часам, або Як навучыцца ўсё паспяваць

У перакладзе з ангельскага «тайм-менеджмент» - кіраванне часам. Зразумела, што фактычна ім кіраваць немагчыма. Маецца на ўвазе спарадкаванае выкарыстанне працоўнага і асабістага часу, якi налiчваецца хвілінамі, гадзінамі, днямі, тыднямі. Тайм- менеджмент - гэта ўлік і аператыўнае планаванне.

Філасофія і практыка кіравання часам - адносна новая навука, якая здабыла сусветную папулярнасць толькі ў 80-х гадах ХХ стагоддзя. Вакол яе да гэтага часу мноства міфаў і памылак.

асновы

Спрабуючы укараніць праграму тайм-менеджменту ў калектыў работнікаў, важна разумець, што сістэма зразумелая і даступная не для кожнага, адпаведна, ўспрынятая і засвоена будзе не ўсімі. Калі чалавек жыве без мэты, ні да чаго не імкнецца, а час яго гняце - ён і тайм-мэнэджмент - дзве супрацьлеглыя рэчы. Прадуктыўнасці дзеля варта вызначыцца з мэтамі, якія перасьледуе чалавек, спасцігаюць дадзеную навуку. 4 кіта тайм-мэнэджменту:

• аптымізацыя часу;
• планаванне дня;
• ўлік часу;
• арганізацыя матывацыі.

Разабраўшыся ў прынцыпах дзеяння кожнага з іх, можна будзе не толькі працаваць з максімальнай эфектыўнасцю, але і захоўваць здароўе, бадзёрасць і светлы розум.

Матрыца Дуайта Эйзенхаўэра

На курсах тайм-менеджменту для пачаткоўцаў трэнеры рэкамендуюць скарыстацца матрыцай, распрацаванай 34-м прэзідэнтам Злучаных Штатаў. Эйзенхаўэр лічыў уменне хутка арыентавацца і расстаўляць прыярытэты незаменнымі навыкамі паспяховага чалавека. Спрабуючы аптымізаваць свой час у бясконцай кругавароце спраў, кіраўнік дзяржавы стварыў матрыцу, якая працуе па прынцыпе: "Ня ўсе важныя справы тэрміновыя, не ўсе тэрміновыя справы - важныя». Гэта наглядны дапаможнік тайм-менеджменту для мам і бізнесменаў, будаўнікоў і артыстаў, якое дазваляе эфектыўна планаваць і размяркоўваць рэсурсы рацыянальна.

прынцып дзеяння

Матрыца прынясе плод, калі мэты рэальныя і пастаўленыя яны пісьменна. Перад выкананнем чарговага задання неабходна адказваць на два пытанні:

1. Гэта важна?
2. Гэта тэрмінова?

Зыходзячы з адказу на іх, вылучаюць 4 тыпу спраў:

1. Важныя тэрміновыя.
2. Няважныя тэрміновыя.
3. Несрочные важныя.
4. Няважныя несрочные.

Тэрміновыя справы жыццё падкідвае нам пастаянна. Што ж пампуецца ступені іх важнасці, адказ кожны дае самастойна. Кажучы пра тэрміновасць, можна зрабіць выснову, што гэты крытэр мае аб'ектыўны характар. Напрыклад, патэлефанаваў аднакласнік, з якім вы не бачыліся 5 гадоў, просіць прызначыць сустрэчу яго сваяку і паспрыяць у пошуку працы. Важна? Тэрмінова? Ўзгадняецца з вашымі мэтамі? Да якога тыпу аднесці?

важныя тэрміновыя

Такія задачы трэба выконваць неадкладна. Яны з'яўляюцца жыццёва важнымі і непасрэдна звязаны з вашымі жыццёвымі мэтамі. Усе практыкаванні тайм-менеджменту ўзятыя з рэальнага жыцця, тэрміновыя справы ўзнікаюць няпланава і, нярэдка, не па вашай віне. Напрыклад, дзіця, які мае патрэбу ў клопаце, пагаршэнне здароўя, цяжкасці на працы і г.д.

Валоданне методыкамі кіравання задачамі і пісьменнага планавання звядзе колькасць тэрміновых важных спраў да мінімуму. Калі ўмова не выконваецца і неадкладныя справы навальваюцца адкуль ні вазьміся, варта яшчэ раз перагледзець мэты на бліжэйшую перспектыву і падцягнуць самадысцыпліну.

Безадмоўнасць - асноўная крыніца важных тэрміновых спраў. Немагчымасць сказаць «не» робіць з нас тых, на якіх дэлегуюць свае важныя тэрміновыя або несрочные задачы іншыя людзі. Прычыны складанасці ў адмове бываюць розныя, але трэба сабрацца і прыняць валявое рашэнне. Спасылайцеся на ўласныя неадкладныя справы, папытаеце паўзу або пакажыце часовыя рамкі, прыдатныя для вас, прапануеце прызначыць на выкананне даручэння іншага супрацоўніка (памочніка, партнёра і г.д.). Задайце нечаканы пытанне Завадатай: што можа зрабіць ён? Галоўнае, не выпускайце з-пад увагі сваю мэту. Важна разумець, што пастаяннае знаходжанне ў рэжыме выканання тэрміновых і важных спраў патрабуе максімальнай канцэнтрацыі і самааддачы, што ўжо ў найбліжэйшай будучыні прывядзе да пагаршэння самаадчування. У нас няма часу на прыпынак, пераасэнсаванне таго, што адбываецца, ацэнку выніку, у рэшце рэшт, мы проста перагараюць.

важныя несрочные

Апісваны варыянт паводзін пры тайм-менеджменце - кіраванні часам, змяшчае пералік задач, пры выкананні якіх можна праяўляць сталасць, разважлівасць. У вас ёсць час абдумаць кожны крок. Гэта выдатная магчымасць прымяніць атрыманыя тэарэтычныя навыкі планавання на практыцы.

Спецыялісты сцвярджаюць, што людзі, якія будуюць свой бізнес або кар'еру па такім прынцыпе, дамагаюцца выдатных вынікаў. Наяўнасць запасу часу дазваляе грунтоўна і змястоўна падыходзіць да вырашэння пытанняў, ажыццяўляць паўнавартаснае планаванне, даваць ацэнку і характарыстыку прамежкавым выніках, праяўляць гібкасць.

Да дадзенай групы ставяцца справы, звязаныя з неабходнай руцінай: навучанне, клопат пра ўласнае здароўе (захаванне рэжыму дня, харчаванне, прафілактыка захворванняў і г.д.). Не варта грэбаваць часам, бо важныя несрочные справы могуць набыць статус тэрміновых.

няважныя тэрміновыя

Па правілах экстрэмальнага тайм-менеджменту ўсе яны павінны быць выключаныя з паўсядзённага жыцця, бо адцягваюць ад выканання важных тэрміновых і несрочных спраў. Распаўсюджаныя няважныя справы: беспрычынныя сустрэчы, працяглыя тэлефонныя размовы, папраўка / наладка тэхнікі. Часта задачы, якія чалавек ставіць перад сабой на дадзеным этапе, тычацца кампетэнцыі і прафесіяналізму іншых, таму мэтазгодна іх дэлегаваць. Напрыклад, паламаўся халадзільнік, навошта праседжваць гадзінамі над інструкцыяй, прагляд відэаролікаў па яго папраўцы і прадпрымаць беспаспяховыя спробы вярнуць былую функцыянальнасць, калі можна хутка звязацца з майстрам і даверыць працу яму? Тады з'явіцца час на рашэнне рэальных надзённых задач, якія патрабуюць вашай увагі.

Несрочные няважныя

Адказ на пытанне ў тайм-менеджмент, як усё паспяваць, ляжыць у поўным выключэнні такіх задач з паўсядзённага жыцця. Яны з'яўляюцца бязлітаснымі Пажыральнікамі вольнага часу. Калі сітуацыі з папярэдняга квадрата нязначна адцягваюць ад асноўных мэт, то несрочные няважныя справы валодаюць адмоўным ККД. Гаворка ідзе пра усімі любімых сацыяльных сетках Instagram, Facebook і г.д. з непатрэбным прагорткай стужкі, пустых ліставаньні з сябрамі, працяглых праглядах серыялаў, «завісанні» ў кампутарных гульнях.

Такія задачы лёгкія, ні да чаго не абавязваюць. Асноўны іх шкоду - ў непрыкметным перакрываньне натуральнага ходу выканання важных спраў.

Калі мэта пастаўлена дакладна і мае канкрэтныя тэрміны выканання, чацвёрты тып спраў павінен займаць мінімум часу, а лепш, быць цалкам выключаным. Не варта самазабыўна апускацца ў працу, не даючы сабе адпачынку. Тут актуальна правіла «справе - час, пацесе - час».

Матрыца Эйзенхаўэра ўжываецца да любой сферы жыцця: будзь то тайм-менеджмент для мам у падрыхтоўцы да навагодніх святаў або спецыяліста буйной карпарацыі, які рэалізуе праект ўсяго жыцця.

Калі мэты пастаўленыя дакладна, існуе цвёрдая ўпэўненасць у сабе, а матывацыя да дзеяння моцная, складанасцяў паўстаць не павінна.

Ніжэй прадстаўлены пералік спосабаў кіравання часам тайм-менеджменту, якія дапамогуць аптымізаваць задачы рознага прыярытэту.

Вучымся гаворыць "не"

Добрае выхаванне і стрыманасць не дазваляюць нам адмовіцца ад бязмэтнага выслухвання суседскіх гісторый пра бурных выхадных, прыёму незапланаванага наведвальніка, удзелу ў вырашэнні чужой праблемы. Экстрэмальны тайм-менеджмент называе такія сітуацыі «Пажыральнікамі» часу, якое можна было б выкарыстоўваць больш прадуктыўна. Прыняцце рашэння аб адмове - адказнасць, якую варта ўзяць на сябе раз і назаўсёды. Узнагародай за старанні стане вялікі запас часу ў вашым распараджэнні.

Правіла «падводы і коні»

Ці задумваліся вы калі-небудзь над тым, што марнуеце каштоўны час на тое, што даўно ўжо страціла сэнс? Выконваеце па звычцы працу, якая для дасягнення выніку ўжо не патрабуецца? Па водгуках спецыялістаў, тайм-менеджмент для жанчын пабудаваны на вырашэнні дадзенага пытання. Працоўны графік павінен падвяргацца сістэматычнаму перагляду з мэтай выдалення з яго неінфарматыўная справаздач і іншага.

Для нагляднасці прапануем ўявіць сабе конь, накладзеныя цяжкім калёсы. Па меры руху фурманка запаўняецца новы груз, з кожным пройдзеным кіламетрам яго становіцца ўсё больш. Ці так неабходна чакаць, калі жывёла выб'ецца з сіл, прадпрымаючы спробы цягнуць непасільны цяжар? Большасць людзей (пераважная іх колькасць - жанчыны) упэўнены, што добра працаваць - значыць шмат працаваць. Яны нагружаюць сябе ўсё вялікай колькасцю задач, застаюцца пасля працы і ня шкадуюць аб праведзеных там выхадных. Вынікам такога альтруізму стане зніжэнне эфектыўнасці працы і «эмацыйны выгаранне», калі тое, што вы робіце, губляе сэнс.

Важна знайсці тонкі баланс паміж асабістым жыццём і занятасцю. Гэта лепшая матывацыя вывучаць і практыкаваць тайм-менеджмент (кіраванне часам) - імкнуцца да самаразвіцця і самаўдасканалення.

«Паяданне слана»

Найбольш цяжкія для выканання - складаныя задачы глабальных маштабаў. Асноўная іх праблема ў тым, што вынік будзе бачны не хутка, а ладна папрацаваць давядзецца цяпер. У праграмах тайм-менеджменту іх метафарычна называюць «сланамі». Разабрацца за адзін прыём з цэлым «сланом» не атрымаецца. Каб пазбавіцца ад яго прапануецца дробавую рашэнне праблем - падзел жывёльнага на «біфштэксы». Кавалачкі павінны мець памер, аптымальны для «паглынання» за адзін раз без дыскамфорту і негатыўных эмоцый.

Прыклад тайм-менеджменту для жанчын: усімі «любімую» генеральную ўборку можна падзяліць на некалькі мерапрыемстваў меншага маштабу: заняцца пераборам змесціва шафаў сёння, а мыццё вокнаў адкласці на заўтра. Так, з кожным крокам рухацца наперад будзе лягчэй.

Галоўная праблема ў тым, што вырошчваннем «сланоў» ў некалькі тон мы займаецца самі. Адбываецца гэта падчас адкладвання важных спраў на потым. Нават калі мы думаем пра якую-небудзь задачы, але не прыступаем да выканання, «слон» расце.

Калі нічога не застаецца акрамя вырашэння праблемы, аказваецца, што яна была не такі ўжо і складанай. Вынікам працяглага бяздзейнасці становіцца растраченным патэнцыял і маса негатыву вакол. І толькі поўнае завяршэнне работы прыўнясе ў жыццё пазітыў і энергію.

Тэхніка «швейцарскі сыр»

Асноўнае адрозненне «сыру» ад папярэдняга метаду тайм-менеджменту ў вырашэнні задачы не «з галавы да хваста», а ў адвольным парадку. Пачынаць мэтазгодна з лёгкадаступных участкаў, вырашэнне якіх падорыць пазітыўнае настрой і дадасць упэўненасці ў сабе. Штодзённае «прогрызание» невялікіх дзірак у сыры непрыкметна прывядзе да поўнага яго паяданні.

Характэрны прыклад: прыступаючы да напісання артыкула, аўтар вывучыў якой-небудзь аспект больш за іншых або папросту цікавіцца гэтай тэмай. Пачынаць выкладаць думкі на паперы трэба менавіта з гэтай тэмы.

Каб дамагчыся максімальнай эфектыўнасці працы, варта ўжываць апісаныя метады ў комплексе. Камбінацыя іх будзе індывідуальная ў залежнасці ад пастаўленых мэтаў і спецыфікі дзейнасці.