Сістэма электроннага дакументазвароту (СЭД): што такое, асаблівасці і рэкамендацыі

Яшчэ некалькі гадоў таму пра сістэмы электроннага дакументазвароту казалі як пра светлую будучыню. Сёння яны ўжо актыўна выкарыстоўваюцца на прыватных і дзяржаўных прадпрыемствах. Але самае галоўнае, што попыт пастаянна расце на СЭД. Што такое сістэма электроннага дакументазвароту і як яна дзейнічае, разгледзім на прыкладзе дзейнічаюць у РФ сістэм.

перадумовы

Каб лепш зразумець, як функцыянуе праграма СЭД, трэба разгледзець базавыя паняцці і задачы. Ключавымі з'яўляюцца фактары, ад якіх залежыць выбар той ці іншай сістэмы.

Калі арганізацыя можа функцыянаваць ва ўмовах нефармальнай кіравання, то патрэба ў дакументаабароце адсутнічае. З з'яўленнем бізнес-працэсаў ўзнікае патрэба ў кіраванні механізмам з дапамогай ўпарадкаванай дакументацыі. Калі не займацца паперамі своечасова, то яны пачнуць назапашвацца і губляцца.

У якасці альтэрнатывы папяровым носьбітам выкарыстоўваецца адмысловая схема захоўвання файлаў на сэрвэры. Але і яна працуе нядоўга. З ростам аб'ёмаў кампаніі павялічваецца патрэба ў захоўванні і сінхранізацыі інфармацыі.

Узнікае дылема: ці выкарыстоўваць для захоўвання інфармацыі старыя папяровыя носьбіты або СЭД. Што такое важнае можна атрымаць дзякуючы электроннай сістэме? Павысіць эфектыўнасць дзейнасці арганізацыі.

эканамічны эфект

Эфектыўнасць працы можна павялічыць двума шляхамі: паменшыць выдаткі або павялічыць вынік. Дакументы СЭД дазваляюць дамагчыся адразу двух мэтаў. Гэта значыць ўкараненне сістэмы дазваляе арганізацыі менш марнаваць, але больш зарабляць.

Зніжэнне выдаткаў ажыццяўляецца за кошт скарачэння выдаткаў на паперу, непрадукцыйных выдаткаў часу, паскарэння працэсу абмену інфармацыяй, змены карпаратыўнай культуры.

Каб ацаніць эфектыўнасць, якую падае праграма СЭД, трэба пралічыць выдаткі працоўнага часу на афармленне папяровай дакументацыі. Паводле ацэнак кансалтынгавых кампаній, такія аперацыі займаюць 20% працоўнага часу. У сістэме расійскай бюракратыі на гэта сыходзіць і таго больш - 60% часу. Ўкараненне СЭД дазволіць знізіць гэтыя выдаткі мінімум у 10 разоў.

Справаводства і дакументаабарот

Гэтыя два тэрміна ўзаемазвязаны. Справаводства - гэта тэрмін, які пазначае фармальны набор правіл працы з дакументамі. Некаторыя сістэмы СЭД можна наладжваць пад правілы справаводства, але ёсць і тыя сістэмы, на падставе якіх ужо фармуецца справаводства.

Дакумент з'яўляецца адзінкай захоўвання інфармацыі ў СЭД. Дакументаабарот фарміруецца з розных крыніц: іншых сістэм, прыкладанняў, электроннай пошты, але перш за ўсё - з адсканаваных папяровых носьбітаў. Таму сканеры і іншае абсталяванне з'яўляюцца неад'емнай часткай СЭД. Сістэма захоўвае ўсе дакументы, вядзе іх гісторыю, забяспечвае рух па арганізацыі, выконвае з імі бізнэс-працэсы.

У такой базе ёсць рашэнне, даручэнне і загад СЭД. Праз іх і ажыццяўляецца кіраванне арганізацыяй. Любы дакумент забяспечваецца "даведкай". Набор палёў у бланку залежыць ад тыпу дакумента. У сістэме інфармацыя захоўваецца ў выглядзе базы дадзеных кожнага поля такой карткі.

Функцыі і задачы СЭД

Праграма дакументазвароту прызначана для вырашэння такіх задач:

• сістэматызацыі працы з дакументамі.
• стварэнню дакументаў па шаблонах, іх рэгістрацыі захоўванне;
• аўтаматызацыі ўліку;
• класіфікацыі дакументаў.

Разгледзім дэталёва функцыі СЭД. Праграма дакументазвароту выкарыстоўваецца для:

• стварэння картак.
• фарміравання тэксту дакумента;
• захавання дадзеных у фармаце pdf або ms word;
• кіравання правамі доступу карыстальнікаў;
• стварэнне маршрутаў;
• кіравання рухам дакументаў;
• рассылкі апавяшчэнняў, напамінкаў;
• вядзення часопісаў, даведнікаў, класіфікатараў;
• фарміравання даручэнняў;
• пошуку і падпісанне дакументаў;
• фарміравання справаздач.

Да агульнасістэмных функцый можна аднесці:

• выдаленую працу з дакументамі;
• выкарыстанне СКБД для захоўвання дадзеных;
• адначасовую працу з СЭД;
• забеспячэнне бяспекі праз сертыфікаты, штрых-коды і персаналізацыю.

Перавагі і недахопы

Пераход на СЭД мае больш пераваг, чым недахопаў. Аднак некарэктна арганізаваны праект можа знішчыць усе плюсы аўтаматызацыі. Мэты ўкаранення СЭД павінны быць дасягальнымі. Да пераваг можна аднесці:

• цэнтралізаванае структураванае захоўванне інфармацыі;
• аднолькавы падыход да фарміравання і апрацоўцы дакументаў;
• выкарыстанне шаблонаў;
• пошук;
• аўдыт доступу.

Да недахопаў можна аднесці высокія пачатковыя выдаткі і скрупулёзную працу па навучанні карыстальнікаў.

Працэсы апрацоўкі дакументаў

У СЭД электронны дакументаабарот праходзіць праз шэраг этапаў, падчас якіх з дакументам прысвойваюцца пэўныя ўласцівасці. Апрацоўка ажыццяўляецца як уручную, так і аўтаматычна. У другім выпадку задаюцца:

• ўмовы пераходаў паміж этапамі;
• падзелу маршруту;
• цыклы апрацоўкі;
• запуск подпроцессов, таймераў, працэдур апрацоўкі;
• задаюцца ролі карыстальнікаў.

Віды апрацовак:

• Стварэнне дакумента.
• Рэдагаванне.
• Перайменаванне.
• Перасоўванне.
• Захаванне.
• Індэксаванне.
• Выдаленне.

Расходы на СЭД

Дакументаабарот паўнавартасна не можа функцыянаваць без ліцэнзіі, сервераў, паўнавартаснай налады і навучання ўсіх карыстальнікаў. Кожны з гэтых элементаў патрабуе вялікіх грашовых выдаткаў. Акрамя таго, не варта забываць аб інтэграцыі СЭД з іншымі сістэмамі, абнаўленні баз і ПА, кансультацыях службы тэхпадтрымкі і іншых выдатках на суправаджэнне.

ўкараненне СЭД

Ўкараненне праекта можа займаць некалькіх месяцаў. Працэс залежыць як ад колькасці дакументацыйнага працэсаў, так і ад фінансавых, арганізацыйных і рэсурсных магчымасцяў. Ўкараненне ажыццяўляецца па такім алгарытме:

• стварэнне рабочай групы, вызначэнне кіраўніка;
• вызначэнне мэтаў і задач;
• праверка існуючых дакументацыйнага працэсаў;
• распрацоўка тэхнічнага задання;
• выбар СЭД;
• заключэнне дагавора на ўкараненне СЭД;
• распрацоўка і зацвярджэнне рэгламенту работы;
• праверка першапачатковага напаўнення даведнікаў;
• папярэдняе выпрабаванне СЭД;
• навучанне персаналу рабоце;
• тэставае ўкараненне СЭД;
• аналіз вынікаў тэставай работы;
• выпраўленне памылак;
• паўнавартаснае ўкараненне СЭД.

памылкі ўкаранення

Асаблівую ўвагу трэба надаць тым працэсам, у якіх неабходна наяўнасць папяровага дакумента. Асноўная памылка - гэта дубліраванне папяровага дакумента электронным. Гэта ўскладняе працу і выклікае негатыўнае стаўленне да аўтаматызацыі. За выкананне двайны працы ніхто не даплачвае. Трэба выбудаваць працэсы аўтаматызацыі без дублявання. Другая памылка - непадрыхтаванасць кадраў. Часцей за ўсё новыя працэсы ўспрымаюцца ў штыкі. Таму трэба растлумачыць супрацоўнікам, навошта наогул ўкараняецца СЭД, каб яны свядома падышлі да працэсу навучання.

Тэхналогіі захоўвання дакументаў

У СЭД электронны дакументаабарот складаецца з атрыбутаў, на аснове якіх ажыццяўляецца пошук, класіфікацыя, групоўка і пабудова справаздач. Часам дакумент ствараецца па шаблоне, часам - шляхам перанясення дадзеных з базы. Атрыбуты захоўваюцца ў табліцах. Сам файл змяшчаецца ў тэчку сховішчы, інфармацыя з яго - у каталог СКБД. Доступ да дадзеных атрымліваюць толькі карыстальнікі сістэмы СЭД.

Што такое струменевае сканаванне?

Паточная апрацоўка дакументаў з наступным памяшканнем іх узораў у архіў ажыццяўляецца з выкарыстаннем сканараў. У працэсе сканавання магчыма аўтаматычнае стварэнне штрых-кода на дакуменце і яго рэгістрацыя ў базе з наступным напрамкам па зададзеным маршруце.

Аптычнае распазнаванне тэкстаў

Гэтая сістэма электроннага дакументазвароту СЭД пераўтворыць электронны вобраз дакумента ў фармаце фатаграфіі або jpeg ў тэкставы фармат. Пры гэтым выкарыстоўваецца адмысловае ПА ў выглядзе самастойнага прыкладання ці інтэграванага ESCOM.BPM ў СЭД. Што такое ESCOM.BPM? Гэта праграма па распазнаванні дакументаў, набраных рознымі шрыфтамі. Варта аднак адзначыць, што самастойныя прыкладання маюць больш магчымасцяў і распазнаюць нават рукапісны тэкст.

Штрых-кадаваньне

Дадзеная тэхналогія прадугледжвае комплекс працэдур па стварэнні і нанясенне графічнага штрыхкода на дакумент. Унікальны штрыхкод ствараецца праз сервер сістэмы. Ён жа забяспечвае ідэнтыфікацыю дакумента, яго хуткі пошук у базе і размеркаванне ў месцах захоўвання. Пры рэгістрацыі дакумента на этыкетцы друкуецца штрыхкод адпаведны ідэнтыфікатару электроннай карткі. Ён лепіцца на папяровы варыянт дакумента.

ЭЛП

Электронна-лічбавы подпіс дазваляе пераканацца ў правільнасці дакумента і нязменнасці дадзеных. Падпісанне ажыццяўляецца з дапамогай криптопровайдера і праграмнага ключа - сертыфіката. Апошні ўяўляе сабой файл у спецыяльным фармаце, які рэгенеруецца ў цэнтры выдачы ліцэнзіі. Для забеспячэння захаванасці інфармацыі варта захоўваць сертыфікат на смарт-карце або ключах I-Token. Яны абаронены PIN-кодам. Калі PIN некалькі разоў будзе ўведзены няправільна, то сертыфікат аўтаматычна заблакуе.

Паўнатэкставай і атрибутный пошук

Атрибутный пошук ажыццяўляецца з дапамогай адмысловай формы па некалькіх значэнняў з палёў картак. Напрыклад, крытэр "Контрагент" забяспечвае пошук дадзеных у поле "Атрымальнік" ці "Адпраўнік". Пры гэтым сістэма параўноўвае уведзеныя крытэрыі з дадзенымі ў картках і заносіць у вынік тыя карткі, па якіх прайшлі супадзення. Пошук ажыццяўляецца з улікам дакладнага або частковага супадзення.

Паўнатэкставы пошук ажыццяўляецца па дадзеных у самім дакуменце, у тым ліку па словаформы праз убудаваныя сродкі СКБД, такія як MS SQL SERVER, ORACLE. Для паўнавартаснага пошуку файлы павінны быць занесены ў базу ў фармаце дакумента (doc), табліцы (xls), прэзентацый, паведамленні.