Службовая інструкцыя справавода: правы і абавязкі

Справавод арганізацыі адносіцца да тэхнічнага персаналу. Прад'яўляюцца да дадзенай пасады кваліфікацыйныя патрабаванні мяркуюць наяўнасць пачатковай прафесійнай або агульнай сярэдняй адукацыі. Для выканання абавязкаў дастаткова прайсці падрыхтоўку па спецыяльнай праграме навучання. Службовая інструкцыя справавода не патрабуе наяўнасці стажу працы. Прызначэнне і вызваленне ад пасады звычайна вырабляецца загадам кіраўніка арганізацыі.

Для выканання абавязкаў справавод павінен ведаць нарматыўна-метадычныя дакументы, лакальныя акты арганізацыі, а таксама быць знаёмым з асноўнымі распараджэннямі і загадамі кіраўніцтва. Акрамя гэтага, яму неабходна валодаць ведамі аб арганізацыйнай структуры, спецыялізацыі і профілі прадпрыемствы, схеме дакументазвароту, ведаць архіўная справа.

Работнік абавязаны кіравацца правіламі працоўнага ўнутранага распарадку, валодаць інфармацыяй аб тэрмінах захоўвання дакументаў, парадку іх афармлення, прымяняць у сваёй дзейнасці уніфікаваныя формы і стандарты кіраўніцкай дакументацыі, а таксама ведаць нормы і правілы аховы працы. Акрамя гэтага, неабходна ўмець працаваць са сродкамі вылічальнай тэхнікі, сувязі і камунікацый, якія ўжываюцца ў дакументацыйнага менеджменце.

Службовыя абавязкі справавода ўключаюць:

- выкананне работы па дакументазвароце з выкарыстаннем найноўшых тэхналогій і тэхнічных сродкаў, прагрэсіўных прыёмаў і метадаў яе ажыццяўлення;

- прыём, апрацоўку, ўлік і рэгістрацыю ўнутранай і ўваходнай дзелавой карэспандэнцыі. Справавод павінен накіроўваць лісты і іншыя дакументы на разгляд дырэктару або структурным падраздзяленням, а выкананыя дакументы змяшчаць у справы арганізацыі;

- прыём, улік, рэгістрацыю, падрыхтоўку да адпраўкі і адпраўку выходнай дзелавой карэспандэнцыі ў прызначаныя адрасы, памяшканне кантрольных асобнікаў ў справы прадпрыемства;

- вядзенне ўліку руху ўнутранай, выходнай і ўваходнай дзелавой карэспандэнцыі, адлюстраванне адпаведных звестак у кантрольнай рэгістрацыйнай дакументацыі (картках, кнігах, часопісах) і базах дадзеных па дакументацыі;

- ажыццяўленне сістэматызацыі і бягучага захоўвання дакументаў, іх выдачу у часовае карыстанне, забеспячэнне захаванасці спраў, кантроль за своечасовым вяртаннем.

Службовая інструкцыя справавода абавязвае яго вырабляць працу па стварэнні і ўдасканаленні пошукавай і даведачнай сістэм, якія забяспечваюць хуткі і зручны пошук дакументаў.

Справавод падрыхтоўвае да перадачы і перадае дакументы і матэрыялы ў архіў, складае вопісу спраў, якія адпраўляюцца на захоўванне. Работнік павінен ўзаемадзейнічаць з калегамі ў мэтах забеспячэння найбольшай эфектыўнасці дзейнасці, а таксама выконваць розныя ўказанні і даручэнні адміністрацыі.

Службовая інструкцыя справавода змяшчае звесткі аб правах працаўніка.

Ён мае права на звароты да адміністрацыі з прапановамі, што накіраваны на ўдасканаленне дакументаабароту. Справавод прымае абгрунтаваныя рашэнні, якія датычацца пытанняў мерапрыемстваў дакументацыйнага менеджменту. Ён можа ўдзельнічаць у пратакольных мерапрыемствах, дзе разглядаюцца пытанні яго працы і іншыя моманты па арганізацыі кіравання дакументамі.

Службовая інструкцыя сакратара-справавода дазваляе работніку патрабаваць ад адказных выканаўцаў вяртання раней выдадзеных дакументаў, а пры неабходнасці рабіць ім адпаведныя напамінку.

Справавод нясе адказнасць за парушэнне арганізацыі дакументазвароту, невыкананне службовых даручэнняў па сваёй кампетэнцыі. Службовая інструкцыя справавода забараняе яму выдаваць звесткi, што складаюць камерцыйную тайну, а таксама выкарыстоўваць прадастаўленыя паўнамоцтвы не па прызначэнні і ў асабістых мэтах.