Склад дакументаў па асабоваму складу, іх віды. Якія бываюць загады па асабістаму складу?

Незалежна ад роду дзейнасці, любая арганізацыя працуе з людзьмі. Юрыдычнае афармленне работнікаў неабходна на ўсіх этапах працоўных адносін. У склад дакументаў па асабоваму складу, якiя ствараюцца ў гэтых выпадках, уваходзіць шмат рознага роду папер, нарматыўных актаў і персанальных дадзеных.

Працадаўца абавязаны не толькі пісьменна весці дакументы па ўліку асабістага складу, але і арганізаваць іх захоўванне, перадачу ў архіў і ў неабходных выпадках знішчэнне. Усе гэтыя дзеянні павінны адпавядаць дзеючым нормам заканадаўства.

Што ўваходзіць у склад дакументаў па асабоваму складу

Усе этапы руху супрацоўнікаў павінны быць у адлюстраваны ў адпаведных паперах. У склад дакументаў па асабоваму складу, якія адлюстроўваюць рух персаналу, уваходзяць наступныя:

• дакументы, звязаныя з пошукам і наборам персаналу;
• дакументы, якія адлюстроўваюць бягучую дзейнасць супрацоўнікаў;
• нарматыўныя акты, якія рэгламентуюць працоўны працэс і кадравыя ўзаемаадносіны;
• розныя загады па асабістаму складу, як выдадзеныя ў агульнай форме, так і уніфікаваныя;
• дакументы, якія ўключаюць асабістыя звесткі пра работнікаў;
• архіўныя дакументы па асабістым складзе;
• дакументы персанальнага ўліку і анкеты;
• іншыя віды дакументаў па асабоваму складу.

Правілы афармлення дакументаў па асабоваму складу

Супрацоўнікі кадравай і сакратарскага службы прадпрыемства павінны памятаць аб неабходнасці афармлення персанальных дакументаў у адпаведнасці з патрабаваннямі закона. Правілы, прапісаныя ў нарматыўных актах прадпрыемствы, не павінны супярэчыць вышэйстаячым ўказанням.

Правільнае афармленне дакументаў па асабоваму складу прадпрыемства паказана ў адпаведнай інструкцыі. У ёй з прыкладамі і спасылкамі павінны быць пазначаны ўсе нюансы фіксацыі на паперы працы з персаналам. Гэты нарматыўны акт выдаецца і сцвярджаецца кіраўніцтвам арганізацыі і носіць бестэрміновы характар.

Персанальныя дакументы могуць быць аформленыя як у электронным, так і ў папяровым выглядзе. Калі тэкст пішацца ад рукі, то неабходна сачыць за акуратнасцю почырку і імкнуцца не рабіць памылак. Любая выпраўленая памылка павінна быць пацверджана печтью арганізацыі і заверана подпісам кіраўніка.

Дакументы па ўліку асабістага складу часцяком носяць сакрэтны характар, так як ўтрымліваюць абароненую законам персанальную інфармацыю. Да працы з імі дапускаецца толькі строга вызначаны круг спецыялістаў.

Загады па асабістаму складу

У дакументах службы персаналу вылучаюць два віды загадаў:

• загады прадпрыемства па асноўнай дзейнасці, але якія тычацца працы супрацоўнікаў;
• загады па асабістаму складу фірмы.

Яны адрозніваюцца спосабам афармлення, парадкам сцвярджэнні, падпісання і выдання. Акрамя таго, з персанальнымі загадамі часцей за ўсё працуюць супрацоўнікі аддзела кадраў. Там жа яны і захоўваюцца, асобна ад іншых дакументаў. Такія загады ўваходзяць у склад дакументаў па асабоваму складу арганізацыі.

Большая частка асабістых загадаў мае уніфікаваныя формы. Зручнасць працы з такімі бланкамі мае на ўвазе іх адзінства для фірмы. Аднак абавязковае выкарыстанне стандартызаваных бланкаў прадпісваецца толькі дзяржаўным структурам і бюджэтным арганізацыям. Прадпрыемствы з іншай формай уласнасці могуць не прытрымлівацца гэтых правілаў.

Сярод персанальных загадаў часцей за ўсё сустракаюцца наступныя:

• загады аб прыёме і звальнення:
• загады аб перамяшчэнні і перакладзе;
• камандзіровачныя загады;
• загады аб усіх відах адпачынку ;
• нарматыўныя акты аб атэстацыі, навучанні і павышэнні кваліфікацыі і т. д.

Любы загад па асабістаму складу даводзіцца да ведама таго работніка, якога ён тычыцца. Калі супрацоўнік па якіх-небудзь прычынах не падпісвае дакумент, то пра гэта складаецца акт.

Усе персанальныя загады павінны праходзіць абавязковую рэгістрацыю ў спецыяльным журнале. Пры гэтым ім прысвойваецца нумар, які кажа пра тое, што яны ўстаноўлены на ўлік і за іх выкананнем вядзецца кантроль. Копія загаду абавязкова ашалёўваецца ў асабістая справа, дакумент-арыгінал захоўваецца асобна на працягу года, пасля чаго альбо адпраўляецца ў архіў, альбо знішчаецца.

Дакументы прадпрыемства па асабістаму складу

У кожнай арганізацыі, у залежнасці ад формы ўласнасці і іншых асаблівасцяў, будуць стварацца розныя дакументы па асабістым складзе прадпрыемства. Іх пералік павінен быць прыведзены ў інструкцыі па вядзенню кадравага справаводства.

Часцей за ўсё гэта:

• штатны расклад;
• пералік пасад;
• працоўныя кніжкі і чыстыя бланкі працоўнай кніжкі;
• копіі персанальных дакументаў супрацоўнікаў;
• дакументы персанальнага ўліку і асабістыя справы персаналу;
• службовыя і іншыя інструкцыі і працоўныя дагаворы работнікаў;
• загады або распараджэння, якія тычацца супрацоўнікаў прадпрыемства па асноўнай дзейнасці;
• дакументы па працы атэстацыйнай камісіі;
• напрамкі і іншыя дакументы на навучанне і павышэнне кваліфікацыі;
• дакументы пра адпачынак, перакладах і камандзіроўках;
• розныя загады або распараджэння па асабістым складзе;
• запіскі, заявы і службовыя запіскі ад супрацоўнікаў і т. д.

Кожная фірма самастойна вызначае патрэбныя віды дакументаў па асабоваму складу, а таксама спосаб іх стварэння і захоўвання.

Афармленне асабістай справы

Найбольш важныя і поўныя звесткі пра супрацоўніка заносяцца ў яго асабістая справа. Склад дакументаў і асаблівасці іх камплектавання вызначаюцца кожнай арганізацыяй самастойна і абавязкова прапісваюцца ў нарматыўным дакуменце. Можна падшываць копіі папер як у прамым, так і ў зваротным парадку альбо фармаваць па групах.

Асабістыя справы могуць весціся як на большасць работнікаў арганізацыі, так і выключна на кіраўнікоў і вядучых спецыялістаў. Аднак на практыцы большасць арганізацый аддае перавагу мець камплект дакументаў i iншых звестак аб любым супрацоўніку, незалежна ад яго пасады і статусу.

Катэгорыі дакументаў і іх копій для захоўвання ў асабістай справе працаўніка:

• анкета або асабісты лісток служаць для аб'яднання асноўных біяграфічных звестак;
• копіі дакументаў, якія сведчаць асобу і пацвярджаюць адукацыю і кваліфікацыю, - пашпарт, дыплом, сертыфікаты і пасведчанні;
• копія працоўнай кніжкі;
• заяву аб прыёме, пераводзе i іншыя;
• копіі ўсіх загадаў на работніка;
• копія працоўнага дагавора;
• іншыя персанальныя дакументы.

На кожнага супрацоўніка заводзіцца асобная папка, у якую падшываюцца пералічаныя дакументы і іх копіі. Захоўваюцца асабістыя справы асобна ад іншых кадравых дакументаў. Яны ўтрымліваюць персанальныя дадзеныя, і таму не павінны быць даступныя для старонніх асоб.

Асабістая картка: як правільна аформіць?

Ўніфікаваная асабістая картка супрацоўніка з'яўляецца абавязковай для ўсіх фірмаў, незалежна ад формы ўласнасці. Яна з'яўляецца базавым дакументам, прызначаным для ўліку работнікаў арганізацыі.

Асабістая картка змяшчае ўсе асноўныя звесткі аб працаўніку. Запаўняюць яе звычайна ад рукі, але дапушчальна першасныя звесткі ўнесці з дапамогай тэхнікі. Вядзецца асабістая картка ўвесь час працы супрацоўніка ў арганізацыі. Пры запаўненні раздзела дапускаецца раздрукаваць і ўклеіць ўкладыш.

Пры запаўненні асабістай карткі звярніце ўвагу на спасылкі кодаў. Яны паказаныя справа ад тых табліц, звесткі ў якіх уніфікаваныя. Інфармацыя ў гэтых раздзелах павінна адпавядаць класіфікатараў і іншым нарматыўным дакументам.

Асабістыя карткі будзе правільна захоўваць асобна ад іншых персанальных дакументаў, у сейфе або ў металічным шафе з замкам. Гэты дакумент змяшчае персанальныя звесткі і падлягаюць строгаму ўлiку. Пры звальненні работніка робіцца адпаведны запіс, і асабістая картка афармляецца на архіўнае захоўванне.

Працоўная кніжка: афармленне і захоўванне

Працоўная кніжка - гэта дакумент, які пацвярджае вопыт работы, стаж і пасады супрацоўніка. Яе вядзенне з'яўляецца абавязковым для ўсіх. Яна заводзіцца пры пачатку працоўнай дзейнасці і ў далейшым суправаджае чалавека аж да выхаду на пенсію.

Абавязак закупляць пустыя бланкі і ўкладышы працоўных кніжак ляжыць на бухгалтэрыі арганізацыі. Яе супрацоўнікі захоўваюць іх у сябе ў сейфе і выдаюць супрацоўнікам аддзела кадраў па патрабаванні. Пра гэта робіцца запіс у адпаведнай ўліковага кнізе. Адміністрацыі не рэкамендуецца прымаць у работнікаў бланкі і чыстыя ўкладышы працоўных кніжак невядомага паходжання.

Афармляецца працоўная кніжка заўсёды толькі ад рукі. Запісы робяцца шарыкавай ручкай з сінімі чарніламі. Калі адбылася памылка, то яе трэба выправіць і пацвердзіць гэта подпісам адміністрацыі і пячаткай арганізацыі. Усе ўносяцца звесткі павінны адпавядаць закону і інструкцыі.

Захоўваюцца працоўныя кніжкі асобна ад іншых дакументаў, у сейфе. Забаронена выдаваць іх работнікам і тым больш трэцім асобам. Калі супрацоўніку арганізацыі неабходна атрымаць звесткі аб запісах у гэтым дакуменце, то робіцца копія ўсіх старонак, потым яны прашываюцца, і кожная старонка завяраецца пячаткай. Пры звальненні працоўная кніжка ўручаецца работніку ў той жа дзень.

Аператыўнае захоўванне персанальных дакументаў

Правільнае захоўванне дакументаў па асабоваму складу - адна з асноўных абавязкаў работнікаў кадравых службаў. Інфармацыя, якая змяшчаецца ў іх, адносіцца да разраду персанальнай і не падлягае разгалашэнню. Акрамя таго, захоўвацца і апрацоўвацца такія дакументы павінны з захаваннем спецыяльных умоў.

Да падпісання працоўнай дамовы з будучага работніка ў абавязковым парадку бярэцца пісьмовы дазвол на апрацоўку персанальных дадзеных. Копія гэтага дакумента падшываецца ў асабістая справа або ў асобную тэчку.

Усе дакументы, якія тычацца асабістых дадзеных, павінны захоўвацца ізалявана ад агульных папер. Доступ да іх дазволены толькі спецыялістам аддзела кадраў і першаму кіраўніку арганізацыі. Іншым асобам і арганізацыям асабістыя дадзеныя работнікаў выдаваць строга забаронена. Выключэнне складаюць судовыя і пракурорскія органы, якія звярнуліся з афіцыйным дакументальна запытам.

Для захоўвання персанальных дакументаў складаюць асобную наменклатуру спраў. Папкі і скрынкі з дакументамі размяшчаюць у якiя зачыняюцца шафах. Пажадана ізаляваць іх ад прамых сонечных прамянёў і падвышанай тэмпературы. Для вялікай колькасці дакументаў мэтазгодна вылучыць спецыяльнае памяшканне.

Асабістыя справы, анкеты і асабістыя карткі знаходзяцца на аператыўнай захоўванні да таго часу, пакуль арганізацыя супрацоўнічае з канкрэтным працаўніком. Пасля звальнення яны адпраўляюцца на архіўнае захоўванне.

Загады па персаналу захоўваюцца на працягу года пасля іх выдання. Службовыя і іншыя інструкцыі бестэрміновай аж да іх адмены. Штатны расклад, а таксама графік адпачынкаў выдаюцца штогод і захоўваюцца ў аддзеле кадраў альбо ў бухгалтэрыі яшчэ год пасля завяршэння дзеяння.

Архіўнае захоўванне дакументаў персаналу

Пасля заканчэння тэрміну аператыўнага захоўвання дадзеныя аб персанале адпраўляюцца ў архіў дакументаў па асабоваму складу. Гэта можа быць падраздзяленне арганізацыі альбо іншая, часцей за ўсё дзяржаўная, арганізацыя.

Пералік дакументаў, якія падлягаюць доўгаму архіўнага захавання, наступны:

• асабістыя справы, анкеты і асабістыя карткі звольніліся работнікаў;
• незапатрабаваныя працоўныя кнiжкi i ўкладышы;
• загады і распараджэнні па асабістаму складу, тэрмін захоўвання;
• часопісы па ўліку руху дакументаў па персаналу;
• штатны расклад;
• графікі адпачынкаў;
• іншыя дакументы, неабходнасць захоўвання якіх прадугледжана заканадаўствам альбо камісіяй.

Дакументы ў архіў афармляе супрацоўнік аддзела кадраў альбо сакратар. Доўга захоўваць справы і іншыя паперы можна як у самой арганізацыі, так і па дамове ў спецыялізаванай установе.

Дакументы ў тэчцы для працяглага захоўвання фармуюцца па даце, пачынаючы ад самай ранняй. Варта ўважліва сачыць за фізічнай захаванасцю паперы і, калі неабходна, зрабіць і запэўніць копію. Усе лісты справы нумаруюцца і прашываюцца, пасля чаго складаецца вопіс.

Тэчкі з дакументамі варта размяшчаць у строгім парадку. У самім памяшканні трэба падтрымліваць аптымальную тэмпературу і невысокую вільготнасць, а таксама не дапускаць трапленне прамога сонечнага святла. Стэлажы варта рэгулярна чысціць ад пылу, а пакоі з дакументамі апрацоўваць ад грызуноў і іншых шкоднікаў.

Знішчэнне персанальных дакументаў

Нягледзячы на доўгае захоўванне, дакументы па асабістым складзе могуць быць знішчаны. Перад гэтай працэдурай праходзіць пасяджэнне спецыяльнай камісіі, якая калегіяльна прымае рашэнне пра далейшы лёс персанальных дакументаў.

Знішчэнне заўсёды адбываецца строга па вопісу, у прысутнасці ўсіх членаў камісіі. Гэта можа быць спальванне, знішчэнне метадам драбнення, прэсаванне і іншыя спосабы.

Склад персанальных дакументаў шматаблічны і разнастайны. Работнікам кадравых службаў і кіраўніцтву прадпрыемстваў варта ведаць, як іх правільна афармляць, захоўваць і знішчаць.