Праектнае кіраванне - гэта што такое? Плюсы і мінусы

Праектнае кіраванне - гэта неад'емны элемент сучаснай сістэмы менеджменту ў Расіі. Мноства айчынных і замежных кампаній карыстаецца праектным мэнэджментам для павышэння якасці вырабленай прадукцыі і паслуг, зніжэння выдаткаў, павелічэння прыбытку. Што ж такое праектнае кіраванне і якія яго асноўныя перавагі?

Што такое праект?

Паняцце «праект» можа трактавацца абсалютна па-рознаму. Першы варыянт прадугледжвае вызначэнне праекта як камплекта дакументацыі, па якой магчыма ўзвядзенне будынка або будынкі. У дадзеным артыкуле пойдзе гаворка пра другі значэнні слова «праект».

Азначэнняў праекта вельмі шмат, праўда ўсе яны сыходзяцца ў адным: праект - гэта ідэя, якая прадугледжвае выкананне канкрэтнай матэрыяльнай задачы ў абмежаваны перыяд часу. Пры гэтым называюць асноўныя прыкметы праекта:

• Унікальнасць (праект - гэта тое, што ствараецца ўпершыню).
• Абмежаванасць па часе (у праекта заўсёды пазначаны тэрміны яго рэалізацыі).
• Мэтанакіраванасць (праект заўсёды выконваецца для вырашэння канкрэтных задач, выяўленых, як правіла, у колькасных адзінках вымярэння).

Калі выконваюцца ўсе тры ўмовы, то комплекс дзеянняў можа называцца праектам.

Праграмы і партфелі праектаў

Праекты часта аб'ядноўваюцца ў праграмы і партфелі. Пры гэтым праграмамі называюць комплекс праектаў, якія аб'яднаны агульнай мэтай. Напрыклад, праграма па паляпшэнню якасці адукацыі насельніцтва можа ўключаць праекты па павышэнні зарплаты настаўнікам на 20%, будаўніцтва 15 новых школ, выпуск 26 новых падручнікаў па асноўных прадметах.

Партфель праектаў аб'ядноўвае праекты, якія фінансуюцца з адной крыніцы па-за залежнасці ад іх задач. Так, партфель праектаў кампаніі N можа ўключаць праекты па дабрачыннасці, па ўзвядзенню новага карпаратыўнага офіса, па святкаванні юбілею дырэктара і павелічэнню гадавога абароту на 10%.

Праекты ў партфелях і праграмах таксама павінны валодаць апісанымі вышэй трыма асноўнымі прыкметамі.

Асноўныя прынцыпы праектнага кіравання

З прычыны дынамічна развіваецца рынку тэхналогій, закліканых палегчыць працэс кіравання, складана назваць канкрэтныя метады, цалкам апісваюць праектнае кіраванне.

Кіраванне праектамі ўключае ў сябе мноства падыходаў і інструментаў і грунтуецца на наступных асноўных прынцыпах:

• Арыентаванасць на вынік. Гэты прынцып вызначаецца значэннем тэрміна «праект». Праектнае кіраванне - гэта не проста якасны менеджмент, гэта мэтанакіраваны комплекс узаемазвязаных дзеянняў.
• Прынцып «праектнага трыкутніка». Пры кіраванні праектам варта кіравацца ўзаемазалежнасці паміж: тэрмінамі, бюджэтам, якасцю праекта. Змена аднаго з фактараў вядзе да змены іншых, што робіць іх як бы бакамі аднаго трыкутніка.
• Ўлік жыццёвага цыкла праекта. Жыццёвы цыкл праекта пачынаецца з фарміравання самой ідэі аб стварэнні праекта і заканчваецца ў момант заканчэння названага ў праекце часовага перыяду. Жыццёвы цыкл праекта, як правіла, завяршаецца ў момант пачатку жыццёвага цыкла прадукту, створанага ў выніку рэалізацыі праекта.
• Працэсныя падыход да кіравання. Гэты прынцып прадугледжвае ацэнку праекта як сукупнасць працэсаў, узаемазвязаных паміж сабой і завяршаюцца прамежкавымі вынікамі ў выглядзе напаўгатовым вырабаў або важных дакументаў. Гэты падыход дазваляе праводзіць кантроль выканання праекта без так званых «сляпых зон».

Метады стымулявання ўдзельнікаў праекта

Стымуляванню удзельнікаў праекта звычайна надаецца асобе ўвага, калі для выканання пэўных задач выбіраецца праектнае кіраванне. Кіраванне праектамі звычайна ўключае матэрыяльныя і нематэрыяльныя матывацыйны механізмы.

Да матэрыяльнаму стымуляванню адносяць прэміі, штрафы, даплаты за датэрміновае выкананне прамежкавых задач.

Нематэрыяльныя метады матывацыі ўключаюць граматы і дысцыплінарныя падарункі ў выглядзе адгулаў, а таксама разгортванне канкурэнцыі сярод удзельнікаў праекта ў рамках конкурснага спаборніцтва.

Асноўныя этапы кіравання праектамі

Кіраванне праектамі адбываецца па этапах жыццёвага цыкла праекта і фазам комплекснасці менеджменту. Ўзаемасувязь этапаў і фаз прыводзіцца ў табліцы ніжэй.

Такім чынам, вобласці праектнага кіравання ўключаюць фінансавыя, кадравыя, структурныя сферы дзейнасці арганізацыі.

Вобласці прымянення праектнага менеджменту

Праектная структура кіравання ўключае разбіццё ўсіх работ арганізацыі на праекты, абмежаваныя па тэрмінах і мэтавым паказчыках. Пры гэтым фармуецца каманда кожнага праекта і калектыў праектных мэнэджэраў, якія даюць справаздачу кіраўніку аб ходзе выканання свайго праекта.

У сувязі з гэтым праектнае кіраванне ўжываецца, як правіла, у арганізацыях розных галін і памераў, з шырокім спектрам адначасова выконваюцца заказаў. Аднак і ў малым бізнэсе прымяняе праектны менеджмент для вырашэння канкрэтных задач па мадэрнізацыі вытворчасці або, напрыклад, ўкаранення новага прадукту.

Праектнае кіраванне ў будаўнічай галіны

У будаўнічай галіны асабліва актуальна прымяненне метадалогіі праектнага кіравання. У кампаніях, якія ажыццяўляюць функцыі заказчыка або падрадчыка, праектны менеджмент выкарыстоўвае натуральнае дзяленне работ на праекты (па прадуктовым прынцыпе, гэта значыць ўзвядзенне кожнага будынка - асобны праект), а структура топ-менеджменту практычна не патрабуе сур'ёзнага перабудовы.

Кіраванне праектнай арганізацыяй таксама часта вядзецца па праектным прынцыпе, паспяхова выкарыстоўваючы ўжо сфармаваліся калектывы праекціроўшчыкаў у якасці каманды праекта.

Праектнае кіраванне ў дзяржаўных структурах

Праектнае кіраванне ў органах улады - дастаткова новы подых сучаснасці. Праграмна-мэтавы метад кіравання, развіваецца з савецкага перыяду, зараз набыў форму праектнага менеджменту ў маштабах усёй краіны. Цяпер для вырашэння стратэгічна важных для дзяржавы задач выкарыстоўваюцца праграмы, якія ўключаюць асобныя праекты з мэтавымі паказчыкамі і тэрмінамі рэалізацыі. Аднак, сама метадалогія кіравання такімі праграма яшчэ далёкая ад ідэалу і патрабуе мадэрнізацыі і абнаўлення.

Вопыт укаранення праектнага кіравання ў Белгародскай вобласці

Праектнае дзяржаўнае кіраванне добра зарэкамендавала сябе ва ўсім свеце. У Расеі ж маецца вопыт прымянення гэтай тэхналогіі ў Белгарадскай вобласці.

Гэты маштабны эксперымент закрануў практычна ўсе бакі дзяржслужбы ў Белгарадскай вобласці. Сярод асноўных элементаў - Навучанне праектнага кіраванні, арганізацыйна-метадалагічнае суправаджэнне, Выязныя праверкі, матывацыя, ацэнка кампетэнцый служачых, экспертныя камісіі па разглядзе праектаў.

Праектнае кіраванне Белгародскай вобласці цяпер ўключае калегіяльныя органы праектнага кіравання:

• Міжведамасная камісія, якая ажыццяўляе кіраванне праектнай дзейнасцю.
• Галіновыя экспертныя камісіі, якія прымаюць рашэнне аб адкрыцці / закрыцці праектаў.
• Абласны праектны офіс, які кантралюе выкананне метадалогіі праектнага менеджменту.

Прынцып «аднаго акна»

Менавіта ў рамках пераходу на праектнае кіраванне Белгародская вобласць яшчэ ў 2010 годзе перайшла на ўзгадненне інвестыцыйных праектаў праз сістэму «адно акно», добра вядомую цяпер і ў Маскве. Ролю гэтага акна як раз выконвае адна з зноў уведзеных службаў - абласны праектны офіс. Цяпер роўна праз месяц з моманту звароту ў праектны офіс гаспадарчы суб'ект атрымлівае дакумент аб узгадненні.

Аўтаматызаваная інфармацыйная сістэма «Праектнае кіраванне»

Інфармацыйная і тэхнічная падтрымка праектнага кіравання ў Белгарадскай вобласці ажыццяўляецца праз аўтаматызаваную інфармацыйную сістэму (АІС) «Праектнае кіраванне». Гэта web-дадатак, не патрабавальнае ўсталёўкі дадатковага ПА і якое выконвае наступныя функцыі для праектаў, партфеляў і праграм:

• Вядзенне рэестра (базы).
• Каляндарнае планаванне.
• Бюджэтаваньне.
• Маніторынг рэалізацыі на рэгіянальным і муніцыпальным узроўнях.
• Размеркаванне паўнамоцтваў і адказнасці каманды.
• Ўнясенне змяненняў у змест.
• Сістэма абвестак аб надыходзячых і насталых падзеях па праектах.
• Дакументаабарот.
• Аўтаматызаваная аналітычная справаздачнасць.
• Інтэграцыя з электронным Урадам Белгародскай вобласці.

Вартасці і недахопы праектнага менеджменту

Апісаны вопыт укаранення праектнага менеджменту ў Белгарадскай вобласці апынуўся ўдалым. Эфект ад гэтых змен выказаўся перш за ўсё ў павелічэнні тэмпаў прыросту валавога рэгіянальнага прадукту на 0,1% (больш за 3 млрд. Рублёў), зніжэнні выдаткаванага часу на ўзгадненне праектаў (на 2 месяцы на кожны праект) і павелічэнні хуткасці асваення інвестыцый у рэгіёне на 23 %. Аднак самы галоўны вынік - гэта фарміраванне праектнага мыслення ў службоўцаў, якія актыўна аналізуюць і спрабуюць вырашыць праблему, часам нават нестандартнымі, інавацыйнымі метадамі.

Матывацыя і перабудова кіраўніцкай структуры дазволілі атрымаць станоўчы эфект не толькі для дзяржслужбы, але і для бізнесу, фарміруючы спрыяльны інвестыцыйны клімат і ухіляючы бар'еры для прадпрымальніцтва.

Насельніцтва рэгіёну цяпер прымае актыўны ўдзел у адборы і кантролі рэалізацыі важных стратэгічных праектаў. Для людзей праектнае кіраванне - гэта магчымасць карыстаецца паслугамі падвышанай якасці і высокай мабільнасці.

Аднак, нягледзячы на ўсе вартасці праектнай структуры кіравання, існуюць і недахопы такога падыходу.

У першую чаргу, пераходны перыяд. Патрабуецца пэўны час для таго, каб каманда праекта спрацуе і выконвала свае функцыі, як зладжаны механізм.

Па-другое, пры ўкараненні праектнага кіравання на прадпрыемстве, пошук добрага праектнага мэнэджара можа зацягнуцца. Да асабістых і прафесійных якасцях кіраўніка праекта прад'яўляюцца вельмі высокія патрабаванні: ўсебаковая кваліфікацыя, поўнае апусканне ў праект, вопыт кіравання праектамі патрабаванай спецыфікі.

Трэцім недахопам праектнага менеджменту можна лічыць неабходнасць драбнення рэсурсаў кампаніі паміж праектамі. У «небагатых» фірмах гэта наогул можа быць нерэалізуемых. Кіраўнікам праектаў прыйдзецца «біцца» за фінансаванне і кадры, што недапушчальна ва ўмовах татальнага кантролю ўсіх стадый жыццёвага цыкла праекта.

Адным з самых важных недахопаў праектнага шляху кіравання ў арганізацыі з'яўляецца працаўладкаванне членаў каманды праекта і кіраўніка праекта пасля яго завяршэння. Загрузка калектыву, як вядома, найважнейшая правіла паспяховага бізнесу, а ў выпадку праектнай працы рэгулярна ўзнікаюць «павіслі ў паветры» групы спецыялістаў, якія ў адзін момант пазбаўляюцца пастаяннай загрузкі.

Рэзюмуючы сказанае, можна зрабіць выснову аб тым, што праектнае кіраванне - гэта неад'емная частка сучаснага бізнес-прасторы, і вывучэнне яго асноў проста неабходна для пісьменнага прыняцця кіраўніцкіх рашэнняў як на ўзроўні дзяржавы, так і ў рамках асобна ўзятага бізнесу.