Патрабаванні да памяшкання архіва. Асноўныя правілы працы архіваў арганізацый

Архіў можа існаваць у выглядзе асобнага структурнага падраздзялення той ці іншай арганізацыі альбо быць складовай часткай службы справаводства. Гэта залежыць ад аб'ёму існуючага дакументазвароту.

Як яго арганізаваць

Стварэнне архіва любога прадпрыемства або арганізацыі патрабуе выканання комплексу пэўных мерапрыемстваў:

1. Спатрэбіцца абраць падыходнае памяшканне сховішчы для захоўвання дакументаў і правільна яго абсталяваць.
2. Варта паклапаціцца аб стварэнні такіх умоў, якія адпавядалі б нарматыўным.
3. Неабходна абсталяваць яго з тэхнічнага пункту гледжання - набыць і ўсталяваць неабходнае абсталяванне для архіва.
4. У сховішча абавязаная быць арганізавана працэдура па арганізацыі архівавання ўсіх неабходных дакументаў.
5. Павінна быць распрацавана і зацверджана нарматыўная база дадзенага падраздзялення.

Выкананне гэтых мерапрыемстваў забяспечвае захаванасць архіўных дакументаў і падтрыманне іх у патрабаваным стане.

Хто такі архіварыус

А якія ж патрабаванні маюцца да тых работнікам, што будуць займацца арганізацыяй архіва і далейшым захоўваннем дакументаў? Ці могуць быць сумешчаныя пасады іх як ахоўніка і, да прыкладу, сакратара або справавода?

Архіварыус - гэта спецыяліст, у чые задачы ўваходзіць арганізацыя архіўнай дзейнасці. За захаванасць даручаных яму дакументаў ён нясе поўную адказнасць. Праца яго немагчымая без праходжання пэўнага інструктажу ці нават (пры неабходнасці) стажыроўкі ва ўстанове Дзяржаўнага архіва.

Яго функцыі могуць быць перададзены іншай супрацоўніку, што з'яўляецца працай па сумяшчальніцтве. Як правіла, абавязкі архіварыўса ўскладаюцца на асобнага работніка ў тым выпадку, калі аб'ём якая здаецца на захоўванне дакументацыі досыць вялікі. У буйных арганізацыях штатным раскладам прадугледжана асобная пасада для гэтай мэты. У гэтым жа выпадку звычайна складаецца службовая інструкцыя з указаннем відаў работ, што ўскладаюцца на архіварыўса, а таксама яго абавязкаў і правоў.

Галоўнае - парадак

Справы ў архіў арганізацыі перадаюцца згодна спецыяльна распрацаваным графікам. Яго складанне павінна быць ўзгоднена з кіраўнікамі кожнага з структурных падраздзяленняў, якім трэба будзе перадаваць дакументы, а таксама зацверджана Архіварыус. Так як рабочыя дакументы ў архіве не толькі захоўваюцца, але і перыядычна выкарыстоўваюцца, варта вызначыць рэгламент іх выдачы (у выпадку неабходнасці) паводле пададзеных заявак супрацоўнікаў арганізацыі, а таксама іншых зацікаўленых асоб.

Выдача дакументаў павінна адзначацца ў пэўных кнігах рэгістрацыі. Для афармлення працэсу існуюць патрабаванні-заказы, акты на перадачу спраў для працэдуры часовага выкарыстання іншым арганізацыям (у ліку іншых да іх могуць ставіцца органы пракуратуры і суд). Выдаюцца дакументы на тэрмін да аднаго месяца уласным супрацоўнікам і да трох месяцаў - прадстаўнікам іншых структур.

Асноўныя правілы працы архіваў арганізацый

Дзейнічае архіў, як і любое структурнае падраздзяленне, на падставе спецыяльнага Палажэння, якi зацвярджаецца кіраўніцтвам. Супрацоўнікі яго ў сваёй працы прытрымліваюцца уласных службовых інструкцый. У Палажэнні, прынятай на прадпрыемстве, ўсталёўваюцца асноўныя правілы працы архіваў арганізацый (статус, функцыянал, мера правоў і адказнасці і склад неабходнай дакументацыі). Да асноўных яго задачам ставіцца:

1. Укамплектаваць архивохранилище дакументамі, склад якіх пералічваецца ў асобным раздзеле дадзенага Палажэння.
2. Весці ўлік матэрыялаў і забяспечваць іх захаванасць.
3. Распрацоўваць да наяўных дакументах навукова-даведачны апарат.
4. Дазваляць весці працэдуру выкарыстання захоўваемага ў архіве матэрыялу.

Калі ў арганізацыі ёсць дакументы, якія могуць ставіцца да архіўных фондаў РФ, то падрыхтаваць і перадаць іх для пастаяннага захоўвання ў дзяржаўнае сховішча ўваходзіць у лік знешніх задач дадзенага структурнага падраздзялення.

яго функцыянал

Функцыі архіва планамерна выцякаюць з пастаўленых перад ім задач. Асноўнымі з іх з'яўляюцца наступныя:

1. Весці спісы крыніц ўласнай камплектавання, гэта значыць арганізацый альбо структурных падраздзяленняў.
2. Прымаць ад іх у спарадкаваным выглядзе дакументы на захоўванне.
3. Ўлічваць прынятыя матэрыялы і забяспечваць іх поўную захаванасць.
4. Фармаваць і падтрымліваць у працаздольным стане даведачную сістэму, якая адносіцца да архіўнай дакументацыі.
5. Весці абслугоўванне інфармацыйнага характару кіраўніцтва і ўсіх структурных падраздзяленняў сваёй арганізацыі.
6. Арганізаваць выдачу і выкарыстанне дакументацыі згодна з запытам прыватных асоб і іншых арганізацый, ўлічваць і аналізаваць працэс дадзенага выкарыстання.
7. Рыхтаваць выпіскі і афіцыйныя адказы на запыты грамадзян сацыяльна-прававога характару.
8. Праводзіць мерапрыемствы па экспертызе каштоўнасці таго ці іншага дакумента, арганізоўваць працэдуру перадачы іх з мэтай пастаяннага захоўвання ў муніцыпальны альбо дзяржаўны архіў (у тым выпадку, калі дадзеная арганізацыя ўваходзіць у лік крыніц камплектавання вышэйзгаданых архіваў).
9. Правяраць правільнасць афармлення і фарміравання архіўных спраў у крыніцах камплектавання - як ва ўласных структурных падраздзяленнях, так і ў іншых арганізацыях.
10. Арганізоўваць работу па вядзенню дзелавой наменклатуры прадпрыемства.
11. Аказваць практычную і метадычную дапамогу па працы з дакументацыяй кожнаму структурнаму падраздзяленню.
12. Ўдзельнічаць у працэсе распрацоўкі архіўнай справы і дакументацыйнага забеспячэння кіравання.
13. Прымаць удзел у мерапрыемствах, якія праводзяцца з мэтай павышэння кваліфікацыі архіўных работнікаў і служачых на пасадах, якія маюць дачыненне да дакументацыйнага забеспячэння кіравання.

Дзе яго размясціць

Разгледзім цяпер, якія ж існуюць патрабаванні да памяшкання архіва. Самае галоўнае з таго, што неабходна ўлічваць, - размяшчаць яго ні ў якім разе не дапускаецца ў будынках састарэлага характару, пабудовах з дрэва, будынках, у якіх могуць апынуцца сырымі не толькі асноўныя памяшкання, але і гарышчы з скляпамі, а таксама ў будынках, якія маюць пячное ацяпленне.

Калі ж будынак у цэлым прыстасаваны да захоўвання папяровай дакументацыі, то пад архіў абавязкова прызначаецца ізаляванае памяшканне.

Калі ваша арганізацыя ў бліжэйшы час плануе стварыць свой уласны архіў, ніжэй вы маеце магчымасць азнаёміцца са спісам патрабаванняў, якія неабходна ўлічыць у працэсе падрыхтоўкі. Такім чынам, якія ж асноўныя патрабаванні да памяшкання архіва, задача якога - беражліва і надзейна захоўваць ўсю патрэбную дакументацыю?

Спіс таго, што абавязана мецца ў наяўнасці

1. Архивохранилище.
2. Памяшканне, прызначанае пад прыём дакументаў, іх часовае захоўванне, а таксама акліматызацыю.
3. Памяшканне, у якім дакументы будуць выкарыстоўвацца.
4. Рабочая пакой (або пакоі) для супрацоўнікаў.

Калі месца не хапае ...

У выпадку калі плошчу памяшкання архіва не дае магчымасці адвядзення пад яго некалькіх пакояў, наадварот адзіную прастору павінна быць разбіта на зоны, падзеленыя з дапамогай перагародак. Асноўнае патрабаванне, якое абавязана строга выконвацца ў дадзеным выпадку - ізаляваныя адзін ад аднаго месца захоўвання дакументаў і працы з імі.

Асобнае памяшканне альбо спецыяльна пабудаванае і прыстасаваны ў якасці сховішча дакументаў будынак, якое выкарыстоўваецца ў якасці архіва, абавязана быць адведзена ад аб'ектаў, якія нясуць небяспеку з пункту гледжання магчымасці пажару. У якасці прыкладу такіх можна назваць аўтастаянкі, бензакалонкі ці гаражы. У непасрэднай блізкасці да будынка альбо памяшканню архіва не павінны знаходзіцца аб'екты, якія могуць служыць крыніцамі забруджвання паветра.

У ідэале архівы заўсёды павінны размяшчацца ў асобным, прызначаным толькі для гэтага будынку, пабудаваным з захаваннем усіх неабходных нормаў і правілаў. Але, на жаль, рэальнасць дыктуе свае ўмовы, і ў большасці арганізацый дакументы захоўваюцца ва ўжо наяўным памяшканні, пераабсталяваным і прыстасаваным для гэтых мэтаў.

Што кажуць правілы

Пазнаёмімся з нарматыўнымі патрабаваннямі будынкаў i памяшканняў архіва. Яны такія:

1. Будынак, дзе мяркуецца размяшчаць будучыню сховішча, абавязана ставіцца да ліку адміністрацыйных. Катэгарычна забараняецца размяшчэнне архіва там, дзе знаходзяцца службы грамадскага харчавання, харчовыя склады, захоўваюцца рэчывы з разраду пажаранебяспечных і агрэсіўных, а таксама ўжываюцца адпаведныя хімічныя тэхналогіі.
2. Выключаецца размяшчэнне яго ў неацяпляемым памяшканні і тым, дзе не выконваюцца санітарна-гігіенічныя патрабаванні. Аб недапушчальнасці драхласці архіўнага будынка ўжо было сказана вышэй.
3. Асабліва важна выканаць пажарныя патрабаванні да памяшкання архіва. Бяспека яго на прадмет магчымага ўзгарання - адно з самых асноўных умоў надзейнага захоўвання дакументацыі. У студзені 2009 года Міністэрства культуры Расіі сваім загадам нумар 3 зацвердзіў шэраг нарматыўных патрабаванняў, выкладзеных у спецыяльных Правілах пажарнай бяспекі дзяржаўных і муніцыпальных архіваў РФ. Пры прыладзе сховішчы дакументаў дадзены рэгламент абавязаны няўхільна выконвацца.
4. Канструкцыя будынка павінна гарантаваць немагчымасць яго затаплення. Памяшканне абавязана мець запасны выхад. Ні ў якім разе не дапускаецца праходжанне скрозь яго магістральнага трубаправода (водонесущего або газавага).

Ці магчыма размяшчэнне архіва ў падвальным памяшканні?

Вельмі не рэкамендуецца размяшчэнне архіўнага сховішча ў памяшканні склепа, верхніх паверхаў альбо пераабсталяванне ў якасці такога паддашкавага прасторы.

У выпадку вострай неабходнасці магчымыя выключэнні з дадзенага правілы. Прымаюцца яны тады, калі падвал сухі і добра ацеплены, забяспечаны штучнай вентыляцыяй, здольнай забяспечыць на працягу гадзіны двух- або трохразовы паветраабмен. Архіў на верхніх паверхах або ў паддашкавым памяшканні магчымы толькі пры ўмове забеспячэння адпаведнага тэмпературна-вільготнаснага рэжыму.

Вельмі важныя патрабаванні да памяшкання архіва адносна прылады электраправодкі. Яна павінна быць закрытага тыпу з герметычнымі штэпсельнымі разеткамі. Шнуры пераносны электрычнай апаратуры забяспечваюцца гумовай ізаляцыяй. Нельга размяшчаць ўнутры памяшкання сховiшча агульных або папавярховых рубільнікаў.

У якасці будаўнічых матэрыялаў для аздаблення архіўных сховішчаў выбіраюць непылящиеся і неагрэсіўныя матэрыялы. Сістэма пажаратушэння павінна быць укамплектавана сродкамі нейтральнага характару, бяспечнымі для дакументаў. Не дапускаецца ў сховішча ўжываць агонь, ўключаць награвальныя прыборы або размяшчаць староннія аб'екты.

Падвядзем вынікі

Пасля прывядзення абранай плошчы ў адпаведнасць усім вышэйпададзеным патрабаванням да памяшкання архіва прымаецца канчатковае рашэнне аб прыдатнасці або непрыдатнасьці да выкарыстання. Прыняць такое рашэнне магчыма пасля праверкі санэпідстанцыі і дзяржаўнага пажарнага нагляду. Архіў можа быць размешчаны там, дзе намечана, толькі пасля працэдуры праходжання падрабязнай экспертызы.

Мэта яе - удакладніць вогнеўстойлівасць памяшкання і вызначыць адпаведную ступень, правесці праверку галоўных канструкцый на даўгавечнасць, пераканацца ў трываласці перакрыццяў паміж паверхамі ў разліку на патэнцыйную нагрузку (абсталяванне для архіва і вага захоўваемай дакументацыі), праверыць наяўнасць і бягучы стан сістэм вентыляцыі і ацяплення.

У правядзенні праверкі ўдзельнічаюць як прадстаўнікі самой арганізацыі (звычайна гэта работнікі будучага архіва), так і супрацоўнікі ўсіх адпаведных службаў - будаўнічых, пажарных, ахоўных і т. Д. Вынікі экспертызы знаходзяць адлюстраванне пры складанні заключнага акта.