Што такое электронны дакумент?

Узровень кампутарызацыі сёння патрабуе пераходу на «беспапяровага» справаводства. У яго аснову пакладзены электронны дакумент, які, у адрозненне ад традыцыйнага, характарызуецца шэрагам новых уласцівасцяў і асаблівасцяў. Да цяперашняга часу адзінага вызначэння гэтай з'яве не існуе ні ў заканадаўстве, ні ў навуковым свеце Расіі.

Паняцце "электронны дакумент" з'явілася ўжо ў 1970-я гады. Так пачалі называць «машыначытальныя дакументы». Іх асаблівасцю з'яўляецца тое, што яны павінны быць створаны з дапамогай вылічальнай тэхнікі і быць прыдатнымі для апрацоўкі на ЭВМ. Пры гэтым абавязковыя рэквізіты афармляюцца строга ва ўстаноўленым для ўсіх дакументаў парадку.

Электронны дакумент - гэта аб'ект інфармацыйны, які складаецца з двух абавязковых частак: 1) рэквізітаў (імя, дадзеныя аб аўтары, час, месца стварэння, і г.д.) і электроннага лічбавага подпісу; 2) асноўнай змястоўнай часткі, у якую ўваходзяць тэкставую, графічную і лікавую інфармацыю, апрацоўваную ў якасці адзінага цэлага.

Электронны дакумент павінен падпісвацца кваліфікаванай электроннай подпісам, што робіць яго раўназначным папяроваму, падпісаным ўласнаручна. Інфармацыя прадстаўлена ў ім у лічбавы (электроннай) форме. Ўспрымаць дадзеныя можна з выкарыстаннем ЭВМ, перадаваць па інфармацыйна-тэлекамунікацыйных сетак, апрацоўваць - у інфармацыйных сістэмах. У выпадку неабходнасці такі дакумент можа набываць форму візуальнага адлюстравання і на экране, і на паперы.

Электронны дакументаабарот - гэта цыкл жыцця электронных дакументаў на прадпрыемстве (у арганізацыі, фірме) ад іх атрымання, змены стану (узгоднены, даведзены да ведама, у працы, падпісаны, зачынены і г.д.) да спісання ў архіў. Такі дакументаабарот часам пазначаецца як «workflow», што характарызуе рух дакументаў як адзіны паток асобных работ у рамках пэўнага бізнес-працэсу. Уся сістэма электроннага дакументазвароту ўключае ў сябе праграмнае забеспячэнне, якое неабходна для арганізацыі і падтрымкі жыццёвага цыкла такога роду дакументаў.

Электронны дакумент і дакументаабарот на яго аснове маюць шэраг пераваг у параўнанні з традыцыйнымі. Яны даюць магчымасць супрацоўнікам арганізацыі кантраляваць не толькі уласны ўчастак працы, але і ўвесь працэс. Карыстацца электронным архівам значна зручней, чым папяровым. Знайсці дакумент можна за некалькі хвілін, скарачаецца час па праходжанні яго ўзгаднення і выканання. У цэлым ён больш эканамічны, чым папяровы. Існуе даволі шмат праграм электроннага дакументазвароту ( «Матыў», «Е1 Еўфрат", "DocsVision», «1С: Дакументазварот» і інш.).

На сённяшні ень існуе замежны вопыт рэгулявання адносін у сферы электроннага дакумента ў прававым плане. У Расіі праблема рэгулявання гэтых адносін так і не атрымала заканадаўчага рашэння, хоць спробы прыняцця адпаведнага закона прадпрымаліся (2005 год). Прыняцце заканадаўчага акта аб такога роду дакуменце - адно з актуальных напрамкаў заканадаўчага рэгулявання.