Тэрміны захоўвання дакументаў у арганізацыі

За час сваёй гаспадарчай дзейнасці прадпрыемства або кампанія абрастае цэлым архівам папер, важных і не вельмі. Такія дзелавыя дакументы як перапіска з партнёрамі або ўзгадненне неістотных пытанняў пра супрацоўнікаў, кампаньёнах, або віншаванні з святамі асаблівай важнасці не маюць.

Тыя з іх, якія датычацца налічэння зарплаты, адлічэнняў у фонды, федэральныя ці мясцовыя, загады і распараджэнні, якія тычацца прызначэнняў і звальненняў, ставяцца да катэгорыі тых, якія абавязаны мець тэрміны захоўвання дакументаў у арганізацыі. Тэрміны гэтыя вызначаюцца законам і ўнутранымі загадамі міністэрства фінансаў РФ. У дадзеным выпадку, гэта распараджэнне № 105 ад 1983/07/29.

Як ажыццяўляецца ўлік паступлення і захоўвання матэрыялаў, іх рух, пералік работ па праверцы, інвентарызацыі, адлюстраванне на бухгалтарскіх рахунках, тэрміны захоўвання дакументаў у арганізацыі? Ўсе дзеянні павінны мець адно падстава: распараджэнне кіраўніка, які грунтуецца на законнай дакументаабароце.

Тут складана што-небудзь выдумаць, ды і не трэба, бо існуе закон, які трэба выконваць. Прынцып адказнасці досыць просты: хто падпісаў распараджэнне, той і нясе адказнасць за яго выкананне.

Захоўванне, архіваванне і ўмовы

Уся падсправаздачная дакументацыя павінна падшываць ў адпаведнасці з тэрмінамі яе стварэння. За квартал або за год, што залежыць ад колькасці і аб'ёму. Невялікае прадпрыемства здольна падшыць адразу некалькі архіваў за год, тады як «тоўстым» кампаніям цяжка размясціць дакументы за квартал у адной шафе.

Архіў ствараецца непасрэдна ў арганізацыі, і яго стварэнне, а таксама тэрміны захоўвання дакументаў у арганізацыі павінны быць падмацаваныя распараджэннем кіраўніка аб умовах і парадку яго стварэння. Гэтае становішча, распрацаванае кіраўніцтвам, і становіцца асновай вядзення архіва. Становішча ўзгадняецца з правіламі працы Росархіва і калі не ідзе за імі па ўсіх пунктах, то павінна адпавядаць іх асноўных прынцыповых пунктах.

Асноўныя параметры вядзення, перадачы, рэгламенту працы архіва і іншыя важныя ўмовы павінны быць выкананы. Адказнасць за гэта ляжыць на кіраўніку. Усім ясна, чаму неабходна выканаць правілы захоўвання дакументаў і не дапусціць іх згубы або псуты. У выпадку праверак, спрэчных момантаў паміж арганізацыяй і падатковымі і іншымі органамі, у выпадку звароту работнікаў за даведкай аб заробку неабходна будзе звярнуцца да дакументаў з архіву.

Калі не сама арганізацыя, то архіў можа выдаць падобнага роду дакументы і даведкі, каб пазбегнуць непроясненных момантаў. Калі выкананыя тэрміны захоўвання дакументаў у арганізацыі, тады і чалавек можа спакойна звярнуцца па даведку, выходзячы на пенсію.

Тэрміны захоўвання дакументаў у арганізацыі

Існуе паняцце строгай справаздачнасцi дакументаабароту. Да іх ставяцца ў асноўным такія дакументы, якія тычацца бухгалтарскай справаздачнасці і фарміравання падаткаабкладальнай базы. Гэтыя дакументы падшываюцца ў абавязковым парадку. Тэрміны захоўвання дакументаў на прадпрыемстве, гэтак жа як і ў арганізацыі (кампаніі), рэгламентуюцца аднолькава.

Канкрэтны тэрмін захоўвання непасрэдна таго ці іншага дакумента паказаны ў Пераліку тыпавых дакументаў (кіраўнічых), дзе таксама маюцца пэўныя тэрміны іх захоўвання. Ёсць шэраг іншых нарматыўных распараджэнняў i актаў, якія адлюстроўваюць тэрмін захоўвання дзелавой дакументацыі. Ўказваць канкрэтны тэрмін захоўвання для кожнага дакумента ў рамках аднаго артыкула не ўяўляецца магчымым. Але пры неабходнасці можна адкрыць Пералік і ўзяць адтуль усю неабходную інфармацыю. Можна толькі сказаць, што мінімальны тэрмін захоўвання дакументаў - 5 гадоў, а максімальны - 70.

Тэрміны захоўвання дакументаў у архіве

Калі арганізацыя, кампанія або прадпрыемства заканчвае сваю дзейнасць, а затым і спыняе яе, то ўвесь дакументаабарот падвяргаецца сартаванні. Непатрэбныя дакументы могуць мець любую лёс, на меркаванне кіраўніцтва. Дакументы, у якіх тэрмін захоўвання ад 5 да 70 гадоў, павінны быць накіраваны ў архіў (столькі яны і захоўваюцца) або могуць паступіць на захоўванне да правапераемніка. Дакументы павінны быць падшыты, пранумараваны, разабраны на прыналежнасць аддзелу або структурнаму падраздзяленню, пераплецены ў адпаведнасці з храналогіяй. Тытульны ліст павінен змяшчаць звесткі з вопісам, а тэчкі адказваць асноўным патрабаванням:

• Лістоў у тэчцы не больш за 250 штук.
• Таўшчыня папкі не больш 40мм.
• Вопіс змяшчаюцца дакументаў у тэчцы.

Пры адпраўцы дакументаў у архіў складаецца дамова аб перадачы, а таксама складаецца вопіс усіх дакументаў, якія паступілі ў двух экземплярах, адзін з якіх застаецца ў арганізацыі (у правапераемніка) або ў асобы, зацікаўленага ў яго захаванні. Абодва асобніка павінны змяшчаць звесткі аб перадачы дакументаў у архіў, мець подпіс адказнай асобы, якая прыняла дакументы і друк ўстановы.