БізнесМенеджмент

Прыклады справаздач аб праведзенай працы. Як скласці справаздачу

Няма такога кіраўніка, які хоць раз у год не патрабуе ад сваіх падначаленых справаздачы аб тым, што было зроблена. І праблема ў тым, што пры руціннай занятасці распрацаваць такі дакумент здаецца даволі складанай задачай. А папрасіць прыклады справаздач аб зробленай працы ў начальства чамусьці мы саромеемся. А раптам вырашыць, што мы не адпавядаем займаемай пасады?

Каму гэта трэба

Гэтым пытаннем задаецца выканаўца, які атрымаў заданне даць справаздачу. Часцей за ўсё супрацоўнікі фірмаў адчуваюць сябе амаль абражанымі ад такіх патрабаванняў. Але ва ўсім ёсць сэнс.

Па-першае, справаздачу аб праведзенай працы патрэбен самому выканаўцу. Не фармальная, а зацікаўленае стаўленне да гэтага працэсу дазволіць знайсці вузкія і слабыя месцы ў сваёй кваліфікацыі. А значыць, вызначаны напрамкі, па якіх можна (і трэба) развівацца. Бо ўсе мы вучымся на сваіх памылках.

Па-другое, у гэтым мае патрэбу кіраўнік. Справаздачу аб праведзенай рабоце дазваляе аб'ектыўна ацаніць якасць і хуткасць рашэння пастаўленых задач. Дзякуючы гэтаму дакументу адпадзе мноства пытанняў - ад самага прымітыўнага «чым вы ўвесь час займаецеся» да складанага "чаму я павінен памяняць вам кампутар на больш сучасны". Паколькі ў справаздачы будзе паказана, што для захавання змяненняў у дакуменце затрачваецца шмат часу. І ад выканаўцы гэта не залежыць - састарэлая офісная тэхніка не можа працаваць хутчэй. Уласна, таму і ствараецца адчуванне, што працаўнік ўвесь час п'е гарбату - ён проста чакае, пакуль выканаецца аперацыя.

А пытанне: «Навошта трэба пісаць справаздачу аб праведзенай рабоце за месяц?» Сам па сабе некарэктны. Таму што назапашванне статыстычнай інфармацыі і запаўненне баз дадзеных мае сэнс для стратэгаў, а не для аператыўных супрацоўнікаў. Ім-то як раз прасцей вырашыць задачу, чым распавядаць пра метады яе вырашэння.

што пісаць

Прыклады справаздач аб зробленай працы паказваюць, што пісаць трэба вельмі падрабязна. Усё, што ўяўляецца дробяззю або нязначным рухам цела, можа апынуцца ключавым элементам у выкананні канкрэтных функцый. Але разуменне гэтага прыйдзе толькі пасля вывучэння некалькіх напісаных справаздач.

Калі ж праца носіць руцінны характар, напрыклад, зверка дакументаў і выяўленне неадпаведнасцяў, то мае сэнс распрацаваць таблічную форму. Пры гэтым, зноў-такі, спачатку табліца павінна быць вельмі падрабязнай і ўтрымліваць мноства граф; з часам адпадзе неабходнасць у некаторых слупках, і форма справаздачы прыме нармальны (чытай - разумны) выгляд.

У шэрагу выпадкаў, складаючы справаздачу аб праведзенай працы (настаўнікі, напрыклад), нельга фармальна падыходзіць да пытання самааналізу. Бо, акрамя запланаванай вучэбна-метадычнай нагрузкі і вывучэння неабходнага матэрыялу, школа займаецца і выхаваўчай дзейнасцю. Тут патрабуецца асаблівы падыход да складання дакумента: неабходна зразумець прычыны адставання шэрагу вучняў, знайсці спосабы зацікавіць дзяцей сваім прадметам. І пры гэтым нельга забываць аб паспяваючых (а то і адораных) школьніках.

мэты справаздач

Для правільнага складання і мінімальных часавых выдаткаў неабходна з самага пачатку вызначыцца, з якой мэтай і для чаго пішацца справаздачу аб праведзенай рабоце за год. Назавем самыя папулярныя:

- абгрунтаванне рэальнай карысці ад канкрэтнай пазіцыі ў арганізацыі;

- пацвярджэнне кваліфікацыі таго ці іншага супрацоўніка;

- дэманстрацыя эфектыўнай працы кіраўніцтву;

- атрыманне фінансавання на наступны справаздачны перыяд;

- атрыманне згоды на развіццё напрамкі (ідэі);

- абгрунтаванне расходавання выдзеленых рэсурсаў і фінансаў і т. П.

Вядомая фармулёўка - правільная пастаноўка задачы забяспечвае 50% рашэння - працуе і ў гэтым выпадку. Чым лепш мы разумеем, навошта патрэбен справаздачу, тым лягчэй нам яго напісаць. Аж да таго, што дакумент «для галачкі» зусім не патрабуе ад нас творчага падыходу. І выдаткаў часу.

структура дакумента

Калі на прадпрыемстве няма распрацаванай формы справаздачнасці, то распрацоўваць яе даводзіцца самастойна. Ведаючы мэты дакумента, неабходна прадумаць яго структуру. Прыклады справаздач аб зробленай працы дазваляюць зрабіць выснову аб тым, што неабходна дакладная і простая схема.

У самым пачатку варта растлумачыць прызначэнне і логіку падачы інфармацыі. Растлумачыць паслядоўнасць выкладу і скласці зьмест. Для табліцы неабходна даць кароткія тлумачэнні, чаму абрана менавіта такая форма.

Унутры раздзелаў і падраздзелаў таксама варта прытрымлівацца адзінства выкладу. Так дакумент будзе больш зразумелы, у выніку ён лягчэй ўспрымаецца. У справаздачы за працяглы перыяд часу цалкам дарэчныя ілюстрацыі ў выглядзе дыяграм і графікаў, якія палегчаць ўспрыманне. Але тут трэба прытрымлівацца правілы «залатой сярэдзіны»: суцэльны тэкст, роўна як і выключна візуальныя матэрыялы, вельмі хутка стамляюць.

стылістыка

Для радавога супрацоўніка, мабыць, самым складаным у напісанні аказваецца тэрміналогія і фармулёўка. Пафасны справаздача будзе выглядаць ненатуральна і выкліча негатыўную рэакцыю кіраўніцтва. Занадта простыя фармулёўкі (отксерено 25 дакументаў, напрыклад) таксама адштурхнуць чытача.

Але пры гэтым варта пазбягаць шаблонаў. Выключэнне складае толькі той дакумент, які ніхто і ніколі не будзе чытаць. З такімі задачамі мы часам сутыкаемся, але ў гэтым артыкуле нас цікавяць рэальныя (не для проформы створаныя) справаздачы.

У любым выпадку не варта казаць толькі пра дасягненні. Каб іх падкрэсліць, неабходна расказаць і пра цяжкасці, з якімі давялося сутыкнуцца ў ходзе работы. Апроч іншага, аналіз складанасцяў - гэта ежа для разважанняў з нагоды аптымізацыі працы для кіруючых супрацоўнікаў. Прыклады справаздач аб зробленай працы кажуць пра тое, што не варта карыстацца абцякальнымі фразамі накшталт «нездавальняючы стан», «якія ўзніклі цяжкасці» і т. п. Лепш усё называць сваімі імёнамі: «зламаны ксеракс», «адсутнасць доступу да інтэрнэту», «недахоп ці несвоечасовае паступленне інфармацыі з спалучанага аддзела ». Усё гэта дазваляе адэкватна і аб'ектыўна ацэньваць сітуацыю, якая на фірме абстаноўку.

ацэнка вынікаў

Кожны атрыманы вынік павінен быць пацверджаны лічбамі. Такая канкрэтызацыя забяспечвае разуменне дынамікі развіцця.

Акрамя таго, неабходна задаць і крытэрыі ацэнкі вынікаў. Будзе гэта папярэдні справаздачны перыяд (калі гэта справаздачу за квартал, напрыклад) або, наадварот, працэнтнае значэнне выканання пастаўленых мэтаў, вырашаць аўтару дакумента.

Наогул, ускосныя паказчыкі могуць шмат распавесці пра працэс вырашэння пастаўленых задач. Для далейшага аналізу тут таксама ёсць маса інфармацыі. Ад вызначэння працавыдаткаў да разумення правільнасці пастаноўкі мэтаў.

Ад праблемы да вырашэння

Большасць справаздач складаецца па прынцыпе апісання ходу работ. Выйгрышней выглядае дакумент, у якім выразна прасочваецца ўзаемасувязь праблема-рашэнне. Чытач адразу разумее, якімі методыкамі і тэхнікай (пры неабходнасці) скарыстаўся выканаўца для своечасовага і якаснага выканання пастаўленай задачы.

Яшчэ больш падрабязна складзеная ланцужок «канкрэтная праблема - прычыны яе ўзнікнення - пастаноўка задач - рашэнне» адразу ж наводзіць на думку аб неабходнасці прадставіць штодзённы справаздачу ў таблічнай форме. Прычым і назвы граф ужо вядомыя. Прадстаўленая такім чынам інфармацыя лёгкая для чытання і аналізу.

Прадстаўленне колькасных паказчыкаў

У тых выпадках, калі справаздача складаецца ў асноўным з лічбавых дадзеных, Таблічная форма як раз можа апынуцца вельмі складанай для ўспрымання. Суцэльны струмень лічбаў літаральна стамляе чытача ўжо праз некалькі хвілін. Іншая справа - рознакаляровыя дыяграмы і графікі. Яны навочныя, зразумелыя, легкочитаемы.

Да кожнай дыяграме неабходна даць каментар. Акрамя таго, неабходна ўказаць, як ўзаемазвязаны паміж сабой розныя графікі; растлумачэнне прычынна-следчых сувязяў яшчэ больш аблегчыць аналіз справаздачы.

Калі падчас працы былі затрачаны матэрыяльныя рэсурсы, не варта проста пералічваць іх усё. Замест гэтага варта паказаць набытыя дабра. Сухая фраза: «Закуплена офісная тэхніка» загучыць зусім па-іншаму, калі напісаць: «Калі створанае 2 рабочых месцы, што дазволіла павысіць выпрацоўку аддзела».

Як аформіць дакумент

Нягледзячы на тое што няма адзінай формы складання, справаздачу аб праведзенай працы можна афармляць паводле Даста, які вызначае асноўныя крытэрыі навуковай працы. У ім прапісаны патрабаванні, што прад'яўляюцца да фарматаванні, тыпу і кеглю шрыфта і т. П.

Што ж тычыцца чытэльнасці дакумента, то тут ёсць некалькі саветаў:

- старайцеся, каб у адным абзацы было не больш за 5 прапаноў;

- ключавыя паказчыкі можна вылучаць шрыфтам ці колерам;

- разбівайце тэкст так, каб табліца або графік не займалі ўсю старонку; абавязкова пакідайце месца для каментароў да іх;

- складзіце дакладнае і лаканічнае рэзюмэ справаздачы.

Гэтыя парады дапамогуць палегчыць ўспрыманне вашай справаздачы, а значыць, першапачаткова наладзяць чытача на лаяльнае стаўленне да аўтара дакумента. Уявіце сабе, што вы - начальнік. І зрабіце справаздачу такім, які вам было б карысна і цікава прачытаць.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 be.unansea.com. Theme powered by WordPress.