Пратакол пасяджэння - афармляем правільна

Пратакол пасяджэння - гэта дакумент, які адлюстроўвае інфармацыю аб разгляданых на пасяджэнні пытаннях і прынятых рашэннях. Ён адносіцца да арганізацыйна-распарадчай дакументацыі. Звесткі ў пратакол ўносяцца сакратаром пасяджэння або іншым упаўнаважаным тварам на падставе дыктафоннага або ручной запісу. Да пачатку пасяджэння павінны быць падрыхтаваныя ўсе неабходныя дакументы: парадак дня, спіс удзельнікаў, тэксты выступленняў, а таксама праекты магчымых рашэнняў.

Пратакол пасяджэння камісіі або іншага органа ўлады можа быць выдадзены ў поўнай або кароткай форме. Апошняя не ўключае ў сябе ход абмеркавання развязальных пытанняў і фіксуе толькі прынятыя рашэнні.

Пратакол у поўнай форме звычайна ўключае дзве часткі - уводную і асноўную. Уводная змяшчае прозвішчы (а таксама ініцыялы) старшынствуючага, сакратара і ўдзельнікаў пасяджэння, а таксама прысутных асоб. Калі лік прысутных больш за 15, робіцца спасылка на абавязковы поўны спіс прозвішчаў. Калі прысутныя ставяцца да розных органам улады, для кожнага паказваецца пасада і месца працы.

Акрамя таго, ва ўступнай частцы павінна быць абавязкова пазначана парадак дня з пералікам пытанняў у парадку значнасці і указаннем прозвішча дакладчыка па кожным пытанні.

Пратакол пасяджэння ў сваёй асноўнай частцы складаецца з раздзелаў у адпаведнасці з парадкам дня. Тэкст кожнага з пунктаў, як правіла, будуецца па кароткай схеме:

- Слухалі: Прозвішча, імя.

- Пастанавілі (ці вырашылі): Прозвішча, імя.

Кароткі змест кожнага выступу заносіцца ў тэкст пратаколу або прыкладаецца ў выглядзе асобнага матэрыялу (пры гэтым у тэксце пратакола робіцца пазнака з адпаведнай спасылкай). У выпадку галасавання прыводзяцца яго вынікі. У пратакол абавязкова павінна уносіцца прынятае па кожным пункце рашэнне.

Пратакол пасяджэння павінен быць падпісаны старшынёй, а таксама сакратаром пасяджэння. Датай пратаколу лічыцца дата правядзення нарады ці паседжаньня. Кожнаму з пратаколам даецца парадкавы нумар асобна па адпаведнай групе пратаколаў, пры неабходнасці з літарным кодам. Нумарацыя вядзецца па нарастаючай на працягу года.

Пратакол пасяджэння савета дырэктараў мае свае асаблівасці. Агульныя патрабаванні да гэтага дакумента прыводзяцца ў тэксце ФЗ "Аб акцыянерных таварыствах" (арт.68). Акрамя таго, у выпадку калі савет дырэктараў на пасяджэнні прымае пастанову аб выпуску акцый (каштоўных папер), то, згодна з зацверджаным у РФ Стандартам эмісіі каштоўных папер пратакол такога пасяджэння павінен адлюстроўваць вынікі пайменнага галасавання ўсіх членаў савета. Гэта асноўнае нарматыўнае патрабаванне да пратакола.

На практыцы афармленне такіх пратаколаў можа моцна адрознівацца па спосабе складання і ступені дэталізацыі. Адны пратаколы адпавядаюць падрабязнай стэнаграме пасяджэння з адлюстраваннем усіх рэплік і задаваных пытанняў. Патрабаванне да такога вядзення пратаколу звычайна зафіксавана ў палажэнні аб савеце дырэктараў.

Іншая крайнасць - гранічна кароткі пратакол пасяджэння, які ўключае толькі звесткі пра склад удзельнікаў, парадак дня, фармулёўку пастаўленых пытанняў і прынятых рашэнняў.

Аптымальны варыянт звычайна ўяўляе сабой нешта сярэдняе. Празмерна падрабязны пратакол складаецца, як правіла, на падставе аўдыёзапісы пасяджэння. Пры яе расшыфроўцы магчымыя недакладнасці, якія скажаюць сэнс развязальных пытанняў. Да таго ж не варта забываць, што права быць азнаямлення з пратаколам пасяджэння мае любы акцыянер. Пры абмеркаванні камерцыйных пытанняў падрабязны пратакол можа зафіксаваць масу звестак, якiя з'яўляюцца камерцыйнай тайнай.

З іншага боку, залішняя сцісласць пратакола можа навесці радавых акцыянераў на думку аб фармальным падыходзе і недастатковай эфектыўнасці работы савета дырэктараў. Пажадана па кожным пытанні ўказваць ініцыятараў і ўдзельнікаў дыскусіі, анатацыю выступу, сутнасць і аўтараў задаваных пытанняў. Дадзены падыход, апроч іншага, дазваляе больш эфектыўна ацаніць уклад кожнага ўдзельніка.