Абавязкі офіс-мэнэджэра

Часцяком, асабліва ў маленькіх арганізацыях, офіс-мэнэджэрам называюць звычайнага сакратара. Гучыць такая пасада нашмат больш значна, а тое, што абавязкі офіс-мэнэджэра адрозніваюцца ад сакратарскія (хоць у іх, безумоўна, шмат агульнага), рэдка каго хвалюе ў гэтым выпадку.

Што ўваходзіць у абавязкі гэтага супрацоўніка? У першую чаргу ў абавязкі офіс-мэнэджэра ўваходзіць праца з дакументамі. Супрацоўнік прымае паступіла карэспандэнцыю, рэгіструе яе, перадае адрасату, пры неабходнасці адпраўляе ў архіў. Таксама ён прымае заявы ад іншых супрацоўнікаў, перадае іх на подпіс генеральнаму дырэктару, запэўнівае іх пячаткай, пасля чаго аддае назад. У абавязкі офіс-мэнэджэра ўваходзіць праца з унутранага дакументацыяй: раздрукоўка загадаў і іх афармленне, захоўванне, адпраўка ў архіў і ўлік, праца з выходнай допісам. Пры неабходнасці ён павінен умець працаваць з любой аргтэхнікай: факсам, сканарам, капіравальным апаратам, а таксама набіраць і раздрукоўваць дакументы. Падрыхтоўка памяшкання для правядзення прэзентацый, вядзенне пратакола пасяджэнняў, сустрэча і прыём гасцей і кліентаў кампаніі таксама ўваходзяць у абавязкі офіс-мэнэджэра.

Часцяком супрацоўніку даводзіцца займацца традыцыйнымі сакратарскія абавязкамі: размеркаваннем запрошаных кампаньёнаў або кіраўнікоў у гасцініцах, браніраваннем нумары, авіябілетаў і квіткоў на цягнік. У залежнасці ад спецыфікі фірмы, і сам офіс-менеджэр можа з'яўляцца прадстаўніком сваёй кампаніі ў дзелавых перамовах, а таксама выконваць частку абавязкаў мэнэджара па персаналу: пошук новых супрацоўнікаў, стварэнне стымулюючых і навучальных праграм, афармленне на працу. Часам ён займаецца пытаннямі ўкаранення інфармацыйных тэхналогій, распрацоўкай новых праграм.

Абавязкі офіс-мэнэджэра мяркуюць веданне:

1. Заканадаўчых актаў і нарматываў, якія рэгламентуюць прававую, інфармацыйную, прадпрымальніцкую дзейнасць кампаніі.
2. Асноў менеджменту, маркетынгу, прадпрымальніцтва і вядзення бізнесу.
3. Асноў сацыялогіі, псіхалогіі, этыкі дзелавога зносін, работат з персаналам і грамадскасцю.
4. Парадку складання дзелавых прапаноў, справаздачаў, планаў, кантрактаў і пагадненняў.
5. Асноў кіравання, асноў эрганомікі і аховы працы.

Акрамя пералічаных задач, у абавязкі офіс-мэнэджэра ўваходзіць правядзенне інвентарызацыі ў офісе і забеспячэнне неабходнымі для працы расходнымі матэрыяламі (канцтавары, паперай і іншымі прыладамі), якія патрабуюцца для працы супрацоўнікаў. Таксама ён абавязаны весці ўлік гэтых матэрыялаў, забяспечваць іх выдачу, вызначаць парадак атрымання, арганізоўваць і адсочваць аплату за пастаўкі. У абавязкі офіс-мэнэджэра ўваходзіць кантроль за станам офіснай тэхнікі, які ўключае ў сябе: аператыўны выклік майстры для правядзення рамонтных работ, своечасовую замену расходных матэрыялаў (напрыклад, картрыджаў), пры немагчымасці рамонту - замену офіснай тэхнікі.

У залежнасці ад правілаў, прынятых у фірме, і яе памераў офіс-менеджэр альбо сам прымае званкі і факсы, пераадрасоўвае іх патрэбнага супрацоўніку, адпраўляе факсы і абтэлефаноўвае кліентаў і партнёраў, альбо кантралюе працу сакратароў, у тым ліку сочыць за культурай іх прамовы. Таксама ў службовыя абавязкі офіс-мэнэджэра ўваходзіць кантроль за санітарным станам самога офіса, арганізацыя планавага рамонту, выклік тэхнічнага персаналу для ліквідацыі няспраўнасцяў (напрыклад, замена лямпаў або западалых выключальнікаў).

У цэлым гэты спіс можа павялічвацца або скарачацца ў залежнасці ад месца працы. Таму неабходна яшчэ на стадыі гутаркі пацікавіцца, чым займаецца офіс-менеджэр (службовыя абавязкі супрацоўніка ў дадзенай кампаніі).