Ўзор загаду па асабовым складзе. Кадравае справаводства: загады

Загады па асабістаму саставу належаць да ключавых крыніцах дакументазвароту на сучасных прадпрыемствах. У чым заключаецца спецыфіка іх складання? Як могуць выглядаць дадзеныя дакументы?

Што ўяўляюць сабой загады па асабістаму складу?

Заканадаўства Расіі, якое рэгулюе кадравае справаводства, мяркуе рэгулярнае ўжыванне на прадпрыемствах розных лакальных прававых актаў. У ліку такіх - загады. Прынята класіфікаваць іх на 2 асноўныя разнавіднасці. А менавіта:

• на загады, якія маюць дачыненне да асноўнай дзейнасці;
• на загады, якія выдаюцца ў мэтах кіравання асабовым складам прадпрыемства.

У дадзеным выпадку гаворка ідзе аб прававым акце другога тыпу.

Загад па асабістаму складу - разнавіднасць распарадчай дакументацыі прадпрыемства. Дадзеныя крыніцы выдаюцца фірмай у мэтах юрыдычнага афармлення:

• камплектавання кадраў;
• перамяшчэння супрацоўнікаў з адных пасад на іншыя;
• распараджэнняў на адрас канкрэтных работнікаў або калектыву ў цэлым;
• звальнення супрацоўнікаў.

Дадзеныя задачы мяркуюць, што фірма будзе выдаваць адпаведныя віды загадаў па асабоваму складу. Якімі яны могуць быць?

Напрыклад, ёсць загады:

• аб прызначэнні супрацоўнікаў, аб вызваленні іх ад пасады;
• аб узнагароджанні, заахвочванні працаўнікоў;
• аб перамяшчэнні супрацоўніка на іншую пазіцыю.

Ўнясенне і карэкціроўка звестак, фіксаваных ў трудкнижках і іншых кадравых дакументах, у многіх выпадках ажыццяўляецца на падставе загадаў, пра якія ідзе гаворка.

Формы загадаў па асноўнай дзейнасці

На расійскіх прадпрыемствах актыўна выкарыстоўваюцца уніфікаваныя загады па асабістаму складу - на аснове формаў, зацверджаных у розных крыніцах права. Галоўны з іх - Пастанова Дзяржкамстата № 1, якое было выдадзена ведамствам 5 студзеня 2004 году. Вылучаюць наступныя асноўныя віды загадаў па асабоваму складу, што вызначаны адпаведным Пастановай:

• аб прыёме супрацоўніка (ён складаецца на аснове уніфікаванай форме Т-1 або Т-1а, першая - персанальная, другая - зводная);
• аб пераводзе супрацоўніка (формы Т-5, Т-5а);
• аб выхадзе работніка ў адпачынак (дакументы Т-6, Т6а);
• аб спыненні кантракту (формы Т-8, Т-8а);
• аб камандзіраванні спецыяліста (дакументы Т-9, Т-9а);
• аб заахвочванні супрацоўніка (формы Т11, Т11-а).

Варта адзначыць, што ў дакументаабароце прадпрыемстваў могуць выкарыстоўвацца таксама ўласныя формы загадаў, калі гэта не забаронена заканадаўствам. Гэта таксама магчыма ў тым выпадку, калі той ці іншы ўзор загаду па асабістым складзе ў выглядзе уніфікаванай формы не зацверджаны заканадаўча.

Калі фірма складае той ці іншы дакумент самастойна - рэкамендуецца прымяняць палажэнні спецыяльнага дзяржаўнага стандарту, ДАСТ Р 6.30-2003. Як можа выглядаць уніфікаваны загад па асабістаму складу? Прыклад падобнага дакумента - на малюнку ніжэй.

У дадзеным выпадку разглядаецца ўзор загаду аб прыёме на працу па уніфікаванай форме № Т-1.

Уніфікаваныя формы загадаў часцей за ўсё ўжываюцца ў бюджэтных арганізацыях, а таксама на дзяржаўных прадпрыемствах. У многіх выпадках гэта абумоўлена наяўнасцю зацверджаных ведамасных узораў крыніц.

У сваю чаргу, у прыватных фірмах даволі часта ўжываюцца ўласныя бланкі загадаў. Але, як правіла, толькі ў тых выпадках, калі для вырашэння задач кадравай службы не зацверджаны уніфікаваны дакумент. Калі такія знаходзяцца ў абароце, то звычайна прадпрыемствы не марнуюць час на стварэнне новых бланкаў, якія, па сутнасці, будуць дубляваць уніфікаваныя. Якія да таго ж характарызуюцца даволі высокай ступенню зручнасці, з пункту гледжання структуры.

Як могуць выглядаць распрацаваныя фірмай самастойна ўзоры кадравых загадаў? Прыклад аднаго з іх - на наступным малюнку.

У дадзеным выпадку разглядаецца ўзор загаду аб зацвярджэнні графіка адпачынкаў. Ён, як правіла, прадстаўлены ў даволі просты структуры.

Адзначым, што звычайна ў прадпрыемстваў няма асаблівых прычын замяняць уніфікаваныя бланкі ўнутрыкарпаратыўных ўзорамі - калі толькі ў фірме не арганізавана асабліва складаных фарматаў вытворчасці, якія патрабуюць ўстановы асобных механізмаў ўліку. Ці ж, калі іх структура досыць простая - як у выпадку з графікам адпачынкаў.

Можна адзначыць, што існуе даволі шмат крытэраў класіфікацыі загадаў, пра якія ідзе гаворка. У ліку такіх - структура дакумента. Разгледзім яе асаблівасці больш падрабязна.

Структура загадаў: простыя і складаныя дакументы

Такім чынам, першае крытэрый класіфікацыі разгляданых загадаў - структура. У адпаведнасці з ім дакументы дзеляцца на асноўных 2 тыпу - простыя і складаныя.

Загады 1 тыпу характарызуюцца наяўнасцю 1 распарадчага блока (са словамі «прыняць», «вызваліць ад пасады», «перавесці» і т. Д.). У выпадку калі гэта, да прыкладу, загад аб прызначэнні 1 спецыяліста, то ён будзе разглядацца як індывідуальны, калі ў яго юрысдыкцыі - некалькі супрацоўнікаў, то ён будзе называцца зводным дакументам.

Калі ў крыніцы некалькі распарадчых блокаў, то ён будзе лічыцца складаным. Яны даволі распаўсюджаныя, але іх прымяненне лічыцца вельмі працаёмкім працэсам нават пры выкарыстанні сучасных тэхнічных рашэнняў, паколькі ў гэтым выпадку можа ўзнікнуць неабходнасць у супастаўленні вялікіх аб'ёмаў дадзеных, якія размешчаны ў розных раздзелах, па сутнасці.

Цяпер пяройдзем да вывучэння розных элементаў структуры дакумента, якія могуць утрымліваць загады ў арганізацыі.

Элементы структуры загадаў па асабоваму складу

Галоўны элемент загаду - падзел. Ён складаецца з пунктаў. Яны павінны ўключацца ў загад на падставе пэўнага дакумента. Пры гэтым на яго трэба прывесці спасылку. Калі складаецца, да прыкладу, загад аб прызначэнні чалавека на якую-небудзь пасаду, то адпаведныя пункты могуць ўключацца ў дакумент на падставе:

• асабістай заявы супрацоўніка;
• працоўнага дагавора;
• запіскі кіраўніка, які правёў сумоўе з работнікам або прыняў рашэнне аб яго прызначэнні на іншым падставе;
• ўнутрыкарпаратыўнага акта;
• службовай запіскі.

Рэкамендуецца ўпісваць у загад слова «падстава», пасля - паказваць спасылку на той ці іншы дакумент. У разгляданым крыніцы павінен быць адлюстраваны той факт, што чалавек, прызначаны на тую ці іншую пасаду, азнаёмлены з палажэннямі загаду. У дадзеным выпадку трэба ўключаць у дакумент фразу «з загадам азнаёмлены», пасля якой супрацоўнік, які вывучыў адпавядае крыніца, ставіць свой подпіс і паказвае дату.

У загадах - у прыватнасці, калі кадравае справаводства ажыццяўляецца, зноў жа, у мэтах адлюстравання факту прызначэння супрацоўніка на пасаду, неабходна прыводзіць юрыдычна значныя фармулёўкі. Напрыклад, звязаныя з тэрмінам заключэння кантракта з работнікам, велічынёй яго заробку, раскладам яго працы.

Такім чынам, тыповая структура загаду па асабістаму складу мяркуе наяўнасць у ім блокаў, якія адлюстроўваюць:

• распарадчае дзеянне кіраўніцтва фірмы;
• Ф. І. О. і іншыя звесткі пра супрацоўніка;
• дату ўступлення ў сілу таго ці іншага пункта дакумента;
• іншыя найважнейшыя фармулёўкі загаду.

Разгляданыя дакументы могуць дапаўняцца рознымі прыкладаннямі. Яны могуць быць прадстаўлены ў самым шырокім дыяпазоне. Так, у прыкладаннях да загадаў па асабоваму складу могуць адлюстроўвацца пералікі пасад супрацоўнікаў, якія знаходзяцца ў юрысдыкцыі адпаведнага дакумента. У дадатку да загаду могуць фіксавацца дадзеныя, якія праблематычна адлюстраваць непасрэдна ў тэксце дакумента - напрыклад, гэта могуць быць графікі, малюнкі, схемы, неабходныя для тлумачэння тэкставага зместу дакумента.

Складанне загадаў: на што звярнуць увагу?

На што варта звяртаць асаблівую ўвагу пры афармленні разглядаемых дакументаў?

Перш за ўсё, як адзначаюць эксперты, складанне загадаў па асабоваму складу не павінна ажыццяўляцца з выкарыстаннем скарачэнняў. Фармулёўкі варта ўключаць у дакумент без скарачэнняў.

Наступны найважнейшы крытэр карэктнага афармлення адпаведных дакументаў - адсутнасць у іх звестак аб крыніцах з рознымі тэрмінамі захоўвання. Напрыклад, звязаныя з адпачынкамі і камандзіроўкамі загады па асабістаму складу захоўваюцца ў адпаведнасці з дзеючымі стандартамі 3 гады. Дакументы, якія адлюстроўваюць звесткі аб прыёме супрацоўнікаў на працу, павінны захоўвацца ў архіве фірмы 75 гадоў.

Такім чынам, у кожным загадзе павінны быць адлюстраваны дадзеныя аб крыніцах з аднолькавым тэрмінам захоўвання.

Карысна будзе разгледзець асноўныя этапы выдання дакументаў, пра якія ідзе гаворка.

Этапы выдання загадаў па асабоваму складу

Перш за ўсё, варта адзначыць, што ў залежнасці ад канкрэтных стандартаў, па якіх у фірме ажыццяўляецца кадравае справаводства, загады па асабістаму складу могуць складацца па розных прынцыпах. Але ўвогуле выпадку іх выданне прадугледжвае вырашэнне адказнымі спецыялістамі фірмы такіх задач, як:

• ініцыяванне рашэння аб неабходнасці распрацоўкі адпаведнага дакумента;
• збор дадзеных, неабходных для выдання загаду;
• падрыхтоўка канкрэтнага праекта загаду, яго ўзгадненне, дапрацоўка пры неабходнасці;
• ўнясенне неабходных звестак у дакумент і падпісанне яго кампетэнтнымі асобамі;
• азнаямленне з загадам тых асоб, чые пасады знаходзяцца ў юрысдыкцыі адпаведнага прававога акта.

Падрыхтоўка рашэння аб выданні загаду

Рашэнне першай задачы можа быць ажыццёўлена з выкарыстаннем звестак, якія ўтрымліваюцца ў службовых запісках, ўнутрыкарпаратыўных даведках, актах. Ўнутраныя загады, як правіла, грунтуюцца на лакальных прававых актах, і іх пералік можа быць вельмі шырокім. Праекты дакументаў, пра якія ідзе гаворка, звычайна складаюцца пры ўдзеле адказных супрацоўнікаў кадравых службаў прадпрыемства. Пры гэтым іх праца можа весціся на падставе прадстаўленняў, што падпісваюцца кіраўнікамі розных структурных падраздзяленняў фірмы.

У якасці асновы для адпаведных дакументаў могуць прымяняцца ўзоры кадравых загадаў, якія традыцыйна выкарыстоўваюцца кампаніяй. Галоўнае пры вырашэнні разгляданай задачы - уважліва вывучыць фактары, якія прадвызначаюць выданне дакумента, падставы для распрацоўкі загаду. Важна, каб фармулёўкі, якія ўключаюцца ў адпаведны дакумент, адпавядалі нормам заканадаўства.

Збор дадзеных для афармлення загаду

Наступная задача адказных спецыялістаў фірмы, якія складаюць той ці іншы ўзор загаду па асабістаму складу - сабраць неабходную інфармацыю ў мэтах выдання дакумента. Яна можа быць прадстаўлена:

• у афіцыйных прававых актах;
• ва ўнутранай дакументацыі фірмы;
• ў крыніцах, выдадзеных вышэйстаячымі структурамі, ведамствамі, якім гаспадарчы суб'ект падсправаздачны;
• ў архіўных дакументах;
• у СМІ, навуковых публікацыях.

Распрацоўка праекта загаду

Пасля таго як інфармацыя сабрана, кампетэнтныя спецыялісты распрацоўваюць непасрэдна праект загаду па асабовым складзе. Рашэнне дадзенай задачы мяркуе, перш за ўсё, карэктнае афармленне дакумента. У ім пажадана ўказаць, што распрацоўваецца менавіта праект, ўзор загаду па асабістаму складу, а не афіцыйны лакальны прававы акт. Гэта значыць - напісаць на дакуменце слова «праект». Аднак, тэкст у крыніцы павінен быць прыведзены максімальна набліжаны да таго, што павінен прысутнічаць у афіцыйным загадзе. Магчыма, што кампетэнтны кіраўнік папярэдне зацвердзіць тэкст дакумента ў першапачатковым выглядзе.

Калі загад - па форме, а таксама па змесце, узгоднены - адразу або жа з карэкціроўкамі, то яго можна накіроўваць на падпісанне. У чым заключаецца дадзеная працэдура?

Падпісанне загаду і перадача яго супрацоўнікам

У прынцыпе, у ёй няма нічога складанага - галоўнае, каб у чалавека, запэўнівае дакумент, былі на тое паўнамоцтвы. Як правіла, падпісвае загады па асабістаму складу кіраўнік фірмы. Да яго перадаецца цалкам падрыхтаваная форма - ўніфікаваная або ўнутрыкарпаратыўных, з інфармацыяй, што занесеная ў яе адказнымі спецыялістамі. Падпісанне дакумента прадугледжвае ўказанне пасады чалавека, кіруючага фірмай, яго Ф. І. О., а таксама прастаўленне ім подпісы.

У адпаведнасці з правіламі, якія ўстаноўлены ўнутры фірмы, ажыццяўляецца, калі гэта неабходна, ануляванне дакумента.

Пасля запэўніванні кіраўніком дакумент перадаецца супрацоўніку, які павінен з ім азнаёміцца. Той факт, што чалавек вывучыў дакумент, можа пацвярджацца яго подпісам на загадзе або дапаўняльнай яго рэгістрацыйнай форме.

Вывучым зараз тое, як ажыццяўляецца вядзенне загадаў па асабоваму складу. Галоўная задача, якую вырашаюць адказныя супрацоўнікі фірмы пры гэтым - рэгістрацыя разглядаемых дакументаў.

Рэгістрацыя загадаў: нюансы

Працэдура, пра якую ідзе гаворка, прадугледжвае ўнясенне звестак пра загад ў спецыяльных ўнутрыкарпаратыўных рэгістрах. Лічыцца, што той ці іншы зацверджаны ўзор загаду па асабістаму складу набывае юрыдычную сілу толькі па факце рэгістрацыі адпаведнага крыніцы ў кампаніі. Калі дадзеная працэдура ў дачыненні да дакумента не ажыццёўлена, то прававыя наступствы - для супрацоўнікаў і кіраўніцтва фірмы, не наступаюць.

Рэгістрацыя загадаў па асабоваму складу, як мы адзначылі вышэй, з'яўляецца найважнейшым аспектам вядзення дадзеных дакументаў. Адпаведная працэдура прадугледжвае вырашэнне 3 задач:

• ўліку дакументаў;
• кантролю над выкананнем загадаў;
• забеспячэння аператыўнага доступу да дакументаў.

Рэгістравацца ў фірме павінны ўсе крыніцы, якія класіфікуюцца як распарадчыя, справаздачныя, фінансавыя. Павінны ўносіцца ць ўнутрыкарпаратыўных рэгістры звесткі і пра дакументы, якія паступаюць ад іншых гаспадарчых суб'ектаў. Загады па асабістаму складу, як і любы іншы крыніца, пры рэгістрацыі атрымліваюць індывідуальны нумар, а таксама індэксы, неабходныя з пункту гледжання аптымальнай класіфікацыі адпаведных крыніц.

Рэгістравацца ў кадравым ўліку павінны ўсе дакументы, якія падлягаюць выкананню, а таксама выкарыстоўваюцца ў мэтах ўліку і інфармавання зацікаўленых супрацоўнікаў аб тых ці іншых гаспадарчых фактах. Загады па асабістаму складу, безумоўна, адносяцца да такіх крыніц.

Працэдура рэгістрацыі дакумента ажыццяўляецца 1 раз - непасрэдна пры іх выданні кіраўніцтвам (як у выпадку з загадамі, пра якія ідзе гаворка) або жа пры паступленні з боку вонкавага суб'екта. У выпадку калі крыніца перамяшчаецца з аднаго структурнага падраздзялення фірмы ў іншае, то паўторна рэгістраваць яго не трэба.

Існуе 3 асноўных метаду рэгістрацыі крыніц, якія выкарыстоўваюцца ў дакументаабароце арганізацыі.

Па-першае, гэта часопісная рэгістрацыя, якая прадугледжвае дэталёвае адлюстраванне ў спецыяльных рэгістрах звестак аб тым, у якой структуры і ў якіх мэтах выдадзены той ці іншы загад па асабістаму складу, прыклад якога-небудзь дадатку да яго.

Па-другое, ёсць картачны фармат рэгістрацыі звестак аб крыніцах, што выкарыстоўваюцца ў рамках ўнутрыкарпаратыўнага дакументазвароту. Ён уяўляе сабой афармленне кантрольных картак для крыніц, а таксама іх аб'яднанне ў спецыялізаваныя картатэкі.

Па-трэцяе, ёсць аўтаматызаваная рэгістрацыя дакументаў. Яна прадугледжвае ўнясенне звестак пра загады, пра якія ідзе гаворка, і іншых крыніцах, ва ўнутрыкарпаратыўных рэгістры аўтаматычна - з выкарыстаннем адмысловага ПА і неабходнай інфраструктуры (напрыклад, друкарак, сканараў, сеткавых інтэрфейсаў).

Існуе нарматыўны акт, у адпаведнасці з якім павінны рэгістравацца нарматыўныя дакументы - Загад Мінкультуры РФ № 536, які быў прыняты 8 лістапада 2005 года. Дадзены крыніца права мяркуе адлюстраванне ў рэгістрах:

• назвы фірмы, якая выдала той ці іншы дакумент - у дадзеным выпадку, загад па асабістаму складу;
• назвы крыніцы;
• даты выдання дакумента, яго рэгістрацыйнага нумара;
• загалоўка і кароткага зместу дакумента;
• рэзалютыўная фармулёвак;
• тэрмiну выканання крыніцы;
• звестак аб выкананні загаду.

Ўнясенне ў рэестры арганізацыі звестак пра тыя ці іншыя загадах можа ажыццяўляцца і з прымяненнем іншых крытэраў іх класіфікацыі. Напрыклад, кадравая служба можа падпадзяляць адпаведныя крыніцы на тыя, што звязаны канкрэтна з адпачынкамі супрацоўнікаў, камандзіроўкамі, выдачай ім заахвочванняў. Звычайна чым большая колькасць загадаў фармуюць дакументаабарот фірмы, тым больш аптымальным будзе класіфікаваць іх у асобныя базы ў рамках рэестра.

захоўванне загадаў

Яшчэ адзін важнейшы аспект вядзення загадаў у фірме - іх захоўванне. Вышэй мы адзначылі, што загады па асабістаму складу захоўваюцца ў залежнасці ад канкрэтнага прызначэння дакумента ў рамках вызначаных тэрмінаў. Таму дакументы, якія класіфікуюцца па адпаведным прыкмеце, павінны размяшчацца ў розных месцах.

Любы загад па асабістаму складу (бланк для яго) неабходна захоўваць асобна ад тых крыніц, якія маюць дачыненне да асноўнай дзейнасці прадпрыемства. Дакументы, якія зарэгістраваны і накіраваныя на захоўванне, павінны быць прадстаўлены ў выглядзе арыгіналаў.

Загады па асабістаму складу звычайна аб'ядноўваюцца ў справы, якія ўяўляюць сабой сістэматызаваныя камплекты розных дакументаў. Адказнаму адмыслоўцу кадравай службы неабходна ажыццяўляць падшыўку спраў, ажыццяўляць карэктную нумарацыю размешчаных у ім лістоў, дапаўняць неабходнымі вопісамі, афармляць вокладкі для адпаведных камплектаў дакументаў.