Класіфікацыя дакументаў: асноўныя крытэрыі

Каб лёгка было разбірацца ў вялікай колькасці дакументаў, распрацаваны спецыяльныя правілы іх складання і афармлення, розныя класіфікацыі, а таксама адпаведныя формы і метады работы з імі.

Варта адзначыць, што класіфікацыя дакументаў надзвычай важная, паколькі яна дапамагае вылучыць іх канкрэтныя прыкметы і дае магчымасць выкарыстоўваць іх найбольш рацыянальна. Яна з'яўляецца адной з самых старажытных і да канца незавершаных праблем, распрацоўка якой пачалася толькі з канца 1960-х гадоў. Большасць падыходаў размеркавання дакументацыі на асобныя групы раней тычылася толькі спецыфічных прыкмет адносна сферы дзейнасці або асобнай навукі. І толькі нядаўна была створана шматаспектнай класіфікацыя дакументаў, у аснове якой ляжаць інфармацыйныя і матэрыяльныя складнікі.

Усе дакументы можна падзяліць па наступных крытэрах:

1. Абставіны іх функцыянавання ў прасторы і часу. Пад увагу прымаюць рэгулярнасць выхаду ў свет (перыядычныя і неперыядычныя), час з'яўлення (арыгінал, арыгінал, копія, дублікат), месца выпуску (рэгіянальныя, нацыянальныя або замежныя);

2. Інфармацыйная складнік.

• звяртаюць увагу на змест і ўзровень абагульнення інфармацыі (першасная і другасная дакументацыя);

• класіфікацыя дакументаў уключае мернасць запісанай інфармацыі адносна памеру (фармату) і колькасці старонак (аб'ёму);

• падзел па тым, як ўспрымаецца інфармацыя (могуць дакументы чытацца чалавекам ці патрабуюць спецыяльнага тэхнічнага абсталявання);

• гэтая класіфікацыя дакументаў таксама ўключае характар знакавых сродкаў, з дапамогай якіх фіксуецца інфармацыя (тэкставыя і нятэкставыя формы);

• па спосабе запісу дадзеных адрозніваюць рукапісныя, друкаваныя, механічныя, магнітныя, фатаграфічныя, аптычныя, лазерныя, а таксама электронныя дакументы.

3. Матэрыяльная складнік, якая ўключае пэўныя крытэры (напрыклад, матэрыял носьбіта інфармацыі, а таксама яго форма і канструкцыя).

Варта адзначыць, што размеркаванне дакументацыі на асобныя групы па змесце і форме дазваляе больш эфектыўна арганізоўваць працу з ёй.

Варта згадаць, што на сённяшні дзень існуе таксама адпаведная класіфікацыя дакументаў бухгалтарскага ўліку, якая прымае пад увагу іх змест, месца і парадак складання, прызначэнне, а таксама спосаб выкарыстання.

Дадзеная класіфікацыя бухгалтарскіх дакументаў ўключае наступнае падраздзяленне на віды:

• у залежнасці ад прызначэння - распарадчыя і выканаўчыя, бухгалтарскага афармлення або камбінаваныя;

• па парадку складання - першасныя і зводныя;

• ўнутраныя і знешнія дакументы;

• па спосабе выкарыстання - аднаразовыя і назапашвальныя;

• у залежнасці ад утрымання - грашовыя, разліковыя і матэрыяльныя.

Трэба сказаць, што такая класіфікацыя ўключае шмат крытэраў і з'яўляецца надзвычай шырокай, таму кожны дакумент адносіцца да розных групах адначасова, але пры гэтым можа характарызавацца пэўнымі асаблівасцямі і выкарыстоўвацца толькі ў адпаведнай вобласці.