Арганізацыя работы з дакументамі

Арганізацыя працы з кадравымі дакументамі аказвае асаблівая ўплыў на якасць функцыянавання кіраўнічага апарата, а таксама фарміраванне і культуру працы служачых. Чым прафесійней вядзецца праца, тым больш паспяхова дзейнасць прадпрыемства ў цэлым.

Ўнутраны дакументаабарот любога прадпрыемства ўключае ў сябе розныя мерапрыемствы па падрыхтоўцы, суправаджэнню, запаўненні, капіяванні, перадачы дзелавой інфармацыі. Як паказвае практыка, парадку сямідзесяці адсоткаў усяго часу служачыя марнуюць менавіта на гэтыя мерапрыемствы. Варта сказаць, што арганізацыя працы з дакументамі набывае ўсё большае значэнне. Сёння гэтая дзейнасць лічыцца адным з асноўных фактараў канкурэнтаздольнасці сучаснага прадпрыемства.

Арганізацыя работы з дакументамі азначае асаблівы падыход да атрымліваюцца і апрацоўваным дзелавым дадзеных, каардынацыю працэсаў фарміравання і змены распаўсюду інфармацыі. Пісьменная арганізацыя працы з дакументамі памяншае час на пошук, павялічвае дакладнасць, своечасовасць дадзеных, выключаючы надмернасць.

З улікам шматгадовай практыкі было выпрацавана тры асноўных выгляду працы з дакументацыяй: змешаны, дэцэнтралізаванай і цэнтралізаваны.

Апошняя форма прадугледжвае засяроджванне разнастайных наяўных аперацый па структуравання ў вядзенне адзінага падраздзялення на прадпрыемстве. Такім падраздзяленнем можа з'яўляцца агульны або кадравы аддзел, канцылярыя і іншае. Вядзенне дакументацыі можа ажыццяўляць і адзін чалавек, які з'яўляецца сакратаром. У любым выпадку ў абавязкі падраздзялення або аднаго служачага будзе ўваходзіць ажыццяўленне поўнага цыклу мерапрыемстваў па апрацоўцы дакументацыі з моманту атрымання да перадачы ў архіўны аддзел. Гэтыя мерапрыемствы мяркуюць прыём, апрацоўку дзелавой інфармацыі, рэгістрацыю, захоўванне, кантроль над выкананнем, адпраўку, даведачна-інфармацыйныя аперацыі, сістэматызацыю перад перадачай у архіў.

Цэнтралізаваная арганізацыя працы з дакументамі лічыцца найбольш рацыянальнай, а ў сувязі з гэтым, і больш пераважнай. Асабліва гэта актуальна на невялікіх прадпрыемствах. Пры выкарыстанні дадзенага метаду сістэматызацыі дакументацыі значна змяншаюцца выдаткі на мерапрыемствы па апрацоўцы інфармацыі. Акрамя таго, істотна паляпшаецца арганізацыя працы служачых. Пры такой форме арганізацыі дакументазвароту найбольш эфектыўна працуе аргтэхніка, дасягаецца адзінства ў метадычнай і кіраўніцкай дзейнасці, звязанай з апрацоўкай дакументацыі.

Процілеглага цэнтралізаванай сістэме з'яўляецца дэцэнтралізаваная схема. У гэтым выпадку для кожнага падраздзялення фармуецца свая служба па працы з дакументацыяй. У гэтых падраздзяленнях ўсе аперацыі ажыццяўляюцца аўтаномна. Дэцэнтралізаваная сістэма больш характэрная для тых устаноў і арганізацый, якія адрозніваюцца раз'яднаныя ў тэрытарыяльным сэнсе апаратам. Акрамя таго, дадзеная сістэма работы падыходзіць і для тых прадпрыемстваў, дакументаванне у якіх адрозніваецца некаторай спецыфікай (напрыклад, мае месца неабходнасць у забеспячэнні абароны інфармацыі).

Найбольш распаўсюджанай, між тым, формай з'яўляецца змяшаная сістэма. У гэтым выпадку пэўная частка з усіх аперацый (як правіла, па прыёме і апрацоўцы адпраўляюцца і прымаюцца дакументаў, захоўванне, тыражаванне) ажыццяўляецца ў цэнтральным падраздзяленні. У структурных аддзелах прадпрыемствы пры гэтым ажыццяўляецца дзейнасць па друку (стварэння), сістэматызацыі, захоўванні і падрыхтоўцы да здачы ў архіў.

Выбар той ці іншай схемы працы з дакументацыяй ажыццяўляецца ў адпаведнасці са структурай самога прадпрыемства.