Архіўнае справаводства арганізацыі: ГОСТ, інструкцыя, дакументы, правілы. Метадычныя рэкамендацыі па архіўнай справаводству

Правілы архіўнага справаводства ўтрымліваюць ключавыя патрабаванні да працы з паперамі і матэрыяламі, ня ўдзельнічаюць у бягучай дзейнасці кампаніі. Яны сфармуляваны ў адпаведнасці з існуючай нарматыўнай базай, якая рэгламентуе сферу апрацоўкі, абагульнення і захоўвання інфармацыі. Ключавыя паняцці, якія выкарыстоўваюцца ў рамках дзейнасці, ўсталёўвае ДАСТ па архіўнай справаводству. Пры іх складанні ўлічваліся сучасныя дасягненні ў выкарыстанні тэхнічных сродкаў і перадавых інфармацыйных тэхналогій. Разгледзім далей асновы архіўнага справаводства.

сфера распаўсюджвання

Метадычныя рэкамендацыі па архіўнай справаводству дзейнічаюць у адносінах да дзяржаўных устаноў. Яны таксама абавязковыя для камерцыйных прадпрыемстваў, якія ажыццяўляюць пэўныя віды работ. У прыватнасці, прадпісанні дзейнічаюць у частцы забеспячэння апісання, уліку, захаванасці і выкарыстання дакументацыі з архіўнага фонду РФ, аднесеныя да дзяржуласнасці.

Падраздзялення прадпрыемстваў, якія працуюць з кіна-, фона-, відэа-, фотаматэрыяламі, картаграфічнымі, навукова-тэхнічнымі, тэлеметрычную звесткамі, кіруюцца усталяванымі палажэннямі ў частцы планавання і справаздачнасці.

Абавязкам і правам фарміравання архіваў у арганізацыях для часовага захоўвання дакументацыі АФ РФ прадугледжваецца Асновамі галіновага заканадаўства (ад 1993 г.), Палажэннямі (ад 1994 і 1998 гг.). Нарматыўную базу фармуюць таксама прававыя акты рэгіянальнага значэння. Разгляданыя правілы не дзейнічаюць у адносінах да дакументаў, праца з якімі рэгулюецца ФЗ № 5485-1 і Указам Прэзідэнта № 1203 ад 1995/11/30 г.

камплектаванне

Яно ўяўляе сабой сістэматычнае папаўненне дакументальнай базы падраздзяленняў прадпрыемства. Камплектаванне ўключае ў сябе вызначэнне:

1. Крыніц.
2. Складу матэрыялаў, належаць прыёму.

У рамках гэтай дзейнасці таксама ажыццяўляецца непасрэдная перадача дакументаў у архіў. У якасці крыніц выступаюць:

1. Падраздзялення прадпрыемства.
2. Фізасобы.
3. Падведамныя структуры.

склад матэрыялаў

Інструкцыя па архіўнай справаводству ўсталёўвае, што камплектаванне ажыццяўляецца справамі часовага (больш за 10 гадоў) і пастаяннага захоўвання. Абагульняюцца таксама звесткі па асабовым складзе. Справы, тэрмін захоўвання якіх менш за 10 гадоў, як правіла, у архіў не перадаюцца. Яны ўтрымліваюцца ў адпаведных падраздзяленнях прадпрыемства. Па заканчэнні тэрміну захоўвання такія справы падлягаюць знішчэнню. Звесткі індывідуальнага характару перадаюцца па заяве ўладальніка. Пасля яны накіроўваюцца ў госархив для пастаяннага ўтрымання. Перадачы таксама падлягаюць матэрыялы прадпрыемстваў-папярэднікаў і ліквідаваных падначаленых структур.

Архіўнае справаводства і намэнклятура

Упаўнаважаныя служачыя, якiя ажыццяўляюць работу з інфармацыйнымі матэрыяламі прадпрыемствы, складаюць сістэматызаваны пералік спраў. Ён называецца наменклатурай. Пры яе фарміраванні паказваюцца тэрміны захоўвання матэрыялаў. Інструкцыя па архіўнай справаводству загадвае ўпаўнаважанаму падраздзяленню ажыццяўляць кантроль і садзейнічанне службе забеспячэння ў складанні наменклатуры. Сістэматызаваны пералік выступае ў якасці базы для фарміравання вопісаў інфармацыйных матэрыялаў пастаяннага i часовага (да 10 гадоў) захоўвання. Намэнклятура таксама з'яўляецца галоўным уліковым дакументам. Яна выкарыстоўваецца для рэгістрацыі спраў часовага захоўвання, у тым ліку з тэрмінам менш за 10 гадоў. Устаноўленая наменклатурай схема сістэматызацыі можа ўжывацца пры распрацоўцы картатэкі на выкананыя акты.

класіфікацыя

Вядзенне архіўнага справаводства ажыццяўляецца па трох відах наменклатур:

1. Тыпавы.
2. Прыкладнай.
3. Індывідуальнай (для канкрэтнага прадпрыемства).

Першая вызначае склад матэрыялаў, што фарміруюцца ў аднатыпных установах. Тыпавая намэнклятура лічыцца нарматыўным дакументам. Прыкладны сістэматызацыя вызначае прыблізны склад інфармацыйных матэрыялаў для прадпрыемстваў, на якія распаўсюджваецца яе дзеянне, з указаннем індэксаў. Яна валодае рэкамендацыйным характарам. Названыя віды сістэматызацыі выкарыстоўваюцца пры фарміраванні індывідуальнай наменклатуры і пераносяцца ў яе без змен.

Асаблівасці падрыхтоўкі

Дакументы па архіўнай справаводству прадпрыемствы сістэматызуюцца па ўсталяванай форме ў адпаведнасці з наменклатура структурных падраздзяленняў. Апошнія павінны быць узгоднены і падпісаны кіраўнікамі.

Намэнклятура прадпрыемства афармляецца на агульным бланку. Яна візуецца начальнікам архіва альбо адказнай асобай, падпісваецца кіраўніком службы забеспячэння або ўпаўнаважаным iм работнікам. Наменклатура павінна быць адобрана экспертнай камісіяй, пасля чаго зацверджана дырэктарам кампаніі. Пасля правядзення названых працэдур кіраўнікам структурных падраздзяленняў прадпрыемства прадастаўляюцца выпіскі адпаведных раздзелаў.

Намэнклятура на наступны год фармуецца на працягу апошняга квартала бягучага перыяду. Ўзгадненне ажыццяўляецца не радзей 1 разу ў 5 гадоў. Пры змене структуры і функцый прадпрыемствы фармуецца новая наменклатура.

Парадак складання спраў

Фарміраваннем называецца групоўка выкананых актаў у адпаведнасці з наменклатурай. Архіўнае справаводства арганізацыі ўключае ў сябе сістэматызацыю інфармацыйных матэрыялаў у адпаведнасці з найменнем тэчак. Не дапускаецца групоўка дублетных і чарнавых асобнікаў. Выключэнне складаюць асоба каштоўныя носьбіты. Забаронена змяшчаць у тэчкі паперы, якія падлягаюць вяртанню.

Вядзенне архіўнага справаводства ажыццяўляецца пры цэнтралізаванай працы з матэрыяламі службай інфармацыйнага забеспячэння, а пры дэцэнтралізаванай - як структурнымі падраздзяленнямі, так і названым вышэй аддзелам. Групоўка выконваецца пад непасрэдным кіраўніцтвам асоб, адказных за захаванасць носьбітаў дадзеных. Пры неабходнасці могуць прыцягвацца служачыя дзяржархіву.

ключавыя патрабаванні

Архіўнае справаводства ажыццяўляецца ў адпаведнасці з прадпісаннямі нарматыўных актаў. Пры фарміраванні тэчак з інфармацыйнымі носьбітамі неабходна выконваць наступныя патрабаванні:

1. Матэрыялы для часовага і пастаяннага захоўвання групуюцца паасобку.
2. У тэчку ўключаецца па адным асобніку кожнай паперы.
3. У тэчцы павінны прысутнічаць матэрыялы па адным каляндарным годзе. З дадзенага прадпісанні, аднак, ёсць выключэнні. Да іх адносяць:

• асабістыя справы, якія фармуюцца на працягу ўсяго часу працы адпаведнага служачага;
• матэрыялы выбарных структур і пастаянна дзеючых камісій пры іх, дэпутацкіх груп, систематизируемых на працягу перыяду iх склікання;
• паперы адукацыйных устаноў, якія афармляюцца і группируемые на працягу навучальнага года;
• тэатральныя матэрыялы, якія характарызуюць дзейнасць за сезон;
• гісторыі хвароб і інш.

У тэчцы павінна быць не больш як 250 старонак пры таўшчыні не больш за 4 см.

Групоўка распарадчых актаў

Архіўнае справаводства мяркуе сістэматызацыю розных відаў інфармацыйных носьбітаў. Да іх у тым ліку адносяць і распарадчыя акты. Яны групуюцца ў адпаведнасці з выглядам і храналогіяй з прыкладаннямі:

1. Палажэнні, статуты, зацверджаныя распарадчымі актамі, выступаюць у якасці дадаткаў да іх. Яны групуюцца разам. Калі палажэнні, інструкцыі, статуты былі зацверджаны як самастойныя акты, іх сістэматызуюць ў асобныя справы.
2. Даручэння вышэйстаячых структур і пастановы па іх выкананню групуюцца па напрамках работы прадпрыемства.
3. Загады, якія адносяцца да асабовага складу, сістэматызуюцца згодна тэрмінах захоўвання. Пры вялікім аб'ёме інфармацыйных матэрыялаў мэтазгодна акты, якія датычацца розных бакоў працы кампаніі, групаваць паасобку.
4. Распараджэння па ключавым напрамку дзейнасці сістэматызуюцца асобна ад актаў па асабовым складзе. Напрыклад, загад па архіўнай справаводству ўключаецца ў адну тэчку, а па прызначэнні кіраўніка адказнага падраздзялення - у іншую.
5. Зацверджаныя ліміты, справаздачы, каштарысы, тытульныя спісы, планы і інш. групуюцца асобна ад праектаў па іх.
6. Размяшчэнне дакументаў у асабістых справах ажыццяўляецца ў парадку іх паступлення.
7. Асабовыя рахункі супрацоўнікаў па зарплаце сістэматызуюцца ў асобныя папкі. Іх размяшчаюць у алфавітным парадку.
8. Скаргі, прапановы, заявы грамадзян, якія тычацца дзейнасці прадпрыемства, дакументацыя па іх разгляду і выкананню групуюцца асобна ад зваротаў фізічных асоб па асабістых пытаннях.
9. Сістэматызацыя перапіскі ажыццяўляецца звычайна за каляндарны перыяд у храналагічнай паслядоўнасці. Пры гэтым адказы змяшчаюцца пасля пытанняў. У выпадку аднаўлення перапіскі па асобнай тэме, распачатай у папярэднім годзе, дакументы ўключаюць у тэчку бягучага перыяду. Пры гэтым указваецца індэкс справы мінулага года.

Афармленне інфармацыйных носьбітаў, якія прымаюцца на захоўванне

Архіўнае справаводства прадугледжвае шэраг прадпісанняў для структурных падраздзяленняў, якія працуюць з папяровымі актамі. Афармленне носьбітаў можа быць частковым або поўным. Гэта залежыць ад тэрмінаў захоўвання. Поўнае афармленне ажыццяўляецца ў дачыненні да дакументаў часовага (больш за 10 гадоў), пастаяннага ўтрымання, а таксама актаў па асабовым складзе. Яно мае на ўвазе:

1. Пераплёт / падшыўку тэчкі.
2. Нумарацыю лістоў.
3. Складанне старонкі-заверителя.
4. Фарміраванне ўнутранай вопісу ў выпадку неабходнасці.
5. Ўнясенне ўдакладненняў у рэквізіты тытульнага ліста. Яны могуць дакранацца наймення прадпрыемства, рэгістрацыйнага нумара тэчкі, крайніх дат і інш.

Матэрыялы часовага захоўвання, у тым ліку з тэрмінам менш за 10 гадоў, афармляюцца часткова. Так, дазволена не выконваць сістэматызацыю папер у тэчцы, ня нумараваць лісты, не складаць заверительные надпісы.

нюансы

Архіўнае справаводства - від дзейнасці, у рамках якога спецыялісты забяспечваюць не толькі захаванасць інфармацыйных носьбітаў, але і магчымасць працы з імі пры ўзнікненні такой неабходнасці. Для гэтага акты, якія складаюць тэчкі, падшываюцца на чатыры праколу ў кардонную вокладку. Іх таксама дапускаецца пераплятаць з улікам магчымасці чытання тэкстаў, рэзалюцыяў, дат, віз ва ўсіх паперах.

Пры падрыхтоўцы да групоўкі ўсе металічныя змацоўваюць элементы выдаляюцца. Матэрыялы, прызначаныя для пастаяннага захоўвання і складаюцца з асабліва каштоўных альбо нефарматных актаў, утрымліваюцца ў тэчках закрытага тыпу з трыма клапанамі з завязкамі альбо ў спецыяльных каробках.

У выпадку прысутнасці ў справе незапатрабаваных дакументаў асабістага характару (працоўных кніжак, пасведчанняў, вайсковых білетаў і інш.) Яны ўкладваюцца ў асобны канверт і падшываюцца ў ім да астатніх матэрыялах. У канцы тэчак павінен прысутнічаць чысты ліст-заверителя. У пачатку тэчкі ашалёўваюць бланк для ўнутранай вопісу. Для забеспячэння захаванасці і парадку размяшчэння папер кожны ліст нумаруецца арабскімі лічбамі. Гэтае правіла не датычыцца да старонкі-заверителю і бланку для вопісу. Нумар ставіцца простым алоўкам у правым куце уверсе.

Ліст-заверитель

Ён складаецца па устаноўленым парадкам. У ім паказваюцца пропіссю і лічбамі:

1. Колькасць лістоў з нумарацыяй.
2. Колькасьць старонак ўнутранай вопісу.

У лісце-заверителе таксама агаворваецца спецыфіка нумарацыі. У прыватнасці вызначаецца наяўнасць літарных індэксаў, прапушчаных кодаў, нумары старонак з налепленымі фотаматэрыяламі, буйнафарматных старонак і інш. Акрамя таго, на лісце паказваюць прысутнасць друкарскіх брашур у тэчцы, калі яны не былі адзначаны ў асноўны нумарацыі. Ліст-заверитель візуецца складальнікам. Змяненні, якія адбудуцца ў стане і складзе тэчкі павінны адзначацца ў ім са спасылкай на адпаведныя акты. Не дапускаецца выносіць ліст-заверитель на тытульны ліст тэчкі небудзь чысты абарот старонкі апошняга дакумента ў ёй.

унутраная вопіс

Яна фармуецца для захоўвання і ўліку інфармацыйных матэрыялаў часовага (больш за 10 гадоў) і пастаяннага ўтрымання. Унутраная вопіс складаецца таксама для спраў, створаных па разнавіднасцям дакументаў, у загалоўках якіх іх змест не раскрываецца. У бланку павінны прысутнічаць дадзеныя аб парадкавых нумарах актаў у тэчцы, азначніках, загалоўках, датах і нумарах старонак.

Да ўнутранай вопісу прыкладаецца выніковая запіс. У ёй паказваюць лічбамі і пропіссю лік дакументаў, уключаных у яе, а таксама колькасць лістоў, яе фарміруюць. Ўнутраную вопіс візуе ўкладальнік. Калі тэчка пераплецена або падшытыя без бланка, то складзены ліст прыляпляецца да ўнутранай частцы асабовай вокладкі.

Змены ў складзе матэрыялаў у тэчцы павінны адлюстроўвацца ў полі "Заўвагі". У прыватнасці маецца на ўвазе канфіскацыю, замена папер копіямі, ўключэнне дадатковых дакументаў у тэчку. Пры гэтым прастаўляюцца спасылкі на адпаведныя акты. У выпадку неабходнасці можа фармавацца новая абагульняючая запіс да ліста ўнутранай вопісу, а таксама заверительная надпіс тэчкі.