Колькі захоўваюцца загады на адпачынак? Захоўванне кадравых дакументаў

Найважнейшая структурнае падраздзяленне прадпрыемства - кадравая служба. Спецыялісты, якія ў ёй працуюць, часта складаюць розныя загады, а таксама арганізуюць іх захоўванне і абарот. Да самых запатрабаваных у сістэме дакументазвароту арганізацыі можна аднесці загады на адпачынак. Якія нюансы іх фарміравання? Якія тэрміны захоўвання адпаведных загадаў вызначаны рэгулююць заканадаўствам?

Да якіх дакументаў адносяцца загады на адпачынак?

Перш чым разглядаць пытанне, колькі захоўваюцца загады на адпачынак, вывучым тое, да якіх дакументах з пункту гледжання класіфікацыі ўнутрыкарпаратыўнай дакументацыі прадпрыемства яны ставяцца.

У адпаведнасці з агульнапрынятым падыходам, іх правамерна адносіць да загадаў па асабоваму складу. Дадзеныя крыніцы групуюцца зыходзячы з агульных прыкмет у асобныя справы. Кадравыя дакументы могуць складацца як па уніфікаваным формах, так і па тых, што распрацаваны прадпрыемствам самастойна.

Справы, якія аб'ядноўваюць у сабе аднатыпныя загады, не павінны аб'ядноўваць у сабе дакументы, значна адрозніваюцца па тэрмінах захоўвання. Разгледзім тое, якім чынам могуць быць класіфікаваны адпаведныя крыніцы па дадзеным крытэры.

Пералік тэрмінаў захоўвання кадравых дакументаў

Ёсць кадравыя дакументы, якія неабходна захоўваць на працягу доўгага тэрміну. Пры гэтым не мае значэння тое, у якой арганізацыйна-прававой форме функцыянуе прадпрыемства. Так, заканадаўствам прадугледжана, што некаторыя дакументы павінны захоўвацца 75 гадоў. Да такіх адносяцца, у прыватнасці:

• загады аб прыёме супрацоўнікаў на працу;
• распараджэння аб звальненні работнікаў.

Ёсць крыніцы, якія можна захоўваць на працягу значна меншага тэрміну - на працягу 5 гадоў. Да такіх кадравым дакументаў адносяцца:

• загады аб адпачынках;
• распараджэння аб камандзіроўках.

Такім чынам, тэрмін захоўвання ўсіх загадаў на адпачынак як разнавіднасці распараджэнняў па асабістаму складу складае 5 гадоў.

Такія асаблівасці рэгулюе заканадаўства. Ведаць тое, колькі захоўваюцца загады на адпачынак, неабходна любому спецыяліста кадравай службы для карэктнага вядзення дакументацыі па штатным супрацоўнікам прадпрыемства. Адпаведна, у кампетэнцыю дадзеных спецыялістаў таксама можа ўваходзіць забеспячэнне захаванасці адпаведных крыніц.

Справы, якія ўключаюць загады на прадастаўленне штогадовых адпачынкаў, могуць, у сваю чаргу, класіфікавацца на асобныя катэгорыі зыходзячы з наяўнасці дадатковых падстаў для гэтага. Напрыклад, з улікам арганізацыйнай структуры прадпрыемства, размеркавання супрацоўнікаў па аддзелах і падраздзяленням фірмы.

Такім чынам, мы цяпер ведаем, колькі захоўваюцца загады на адпачынак - пяць гадоў. Але існуе шэраг асаблівасцяў, якія характарызуюць парадак працы з дакументамі, якія маюць дачыненне да водпуску супрацоўнікаў. Карысна будзе вывучыць іх.

Арганізацыя працы з кадравымі дакументамі на прадпрыемстве: нюансы

Перш за ўсё, варта адзначыць, што заканадаўчых рэгламентаў, якія ўстанаўліваюць парадак арганізацыі абароту разглядаемых дакументаў, пакуль што не прынята. Кожная арганізацыя самастойна або, магчыма, з улікам рэкамендацый вышэйстаячых ведамстваў вызначае працу з адпаведнымі крыніцамі. У мэтах аптымізацыі працы з кадравымі дакументамі, у прыватнасці з тымі, што маюць дачыненне да афармлення адпачынкаў работнікаў, могуць выкарыстоўвацца розныя уніфікаваныя формы.

Праца з дакументамі па водпуску: нюансы

Калі казаць канкрэтна пра дакументы, якія маюць дачыненне да водпуску, то ажыццяўляць іх захоўванне эксперты рэкамендуюць з улікам класіфікацыі:

• на дакументы, якія маюць дачыненне да аплачваным, навучальным адпачынкаў;
• загады па іншых відах адпачынкаў.

Для арганізацыі абароту адпаведных дакументаў могуць прымяняцца розныя часопісы:

• рэгістрацыі загадаў аб адпачынках;
• фіксацыі распараджэнняў аб пераносе, адкліканне супрацоўнікаў з адпачынку.

Пры гэтым адпаведныя часопісы звычайна вядуцца ў папяровым варыянце.

Любы загад - на дэкрэтны адпачынак, на навучальны, асноўнай па кантракце - павінен выдавацца на падставе якога-небудзь іншага дакумента. Дадзеныя крыніцы таксама могуць мець асаблівыя тэрміны захоўвання. Таксама іх мае сэнс класіфікаваць па розных групах у мэтах аптымізацыі кадравага дакументаабароту.

Арганізацыя захоўвання кадравых дакументаў: нюансы

Разгледзім цяпер асаблівасці арганізацыі захоўвання кадравай дакументацыі. Адна з ключавых задач кампетэнтнага спецыяліста тут - фарміраванне спраў. Пры яе вырашэнні важна распрацаваць, перш за ўсё, пералік тэрмінаў захоўвання дакументаў, якія адносяцца да тых ці іншых групах. Кожны крыніца павінен мець неабходныя рэквізіты. Калі той ці іншы дакумент не адпавядае ўстаноўленым патрабаванням, то яго непажадана ўключаць у справу.

Пры арганізацыі захоўвання кадравых дакументаў адказны супрацоўнік можа выкарыстоўваць розныя тыпавыя пералiкi звестак аб адпаведных крыніцах ці ж задзейнічаць ўнутрыкарпаратыўных нормы.

Вышэй мы прывялі прыклады дакументаў, якія могуць захоўвацца 5 гадоў (у прыватнасці, да такіх ставяцца загады па адпачынкаў), а таксама тых, што арганізацыя абавязаная размяшчаць у архівах на працягу істотна больш доўгага тэрміну. Абарот крыніц другога тыпу пры гэтым можа рэгулявацца дадатковымі ўнутранымі рэгламентамі. Так, у выпадку, калі дакумент неабходна захоўваць 75 гадоў, на прадпрыемстве могуць быць уведзеныя ў дзеянне нормы, у адпаведнасці з якімі кадравая дакументацыя перадаецца ў архіў на доўгатэрміновае размяшчэнне. У сваю чаргу, дакументы з 5-гадовым тэрмінам захоўвання ў многіх выпадках няма неабходнасці перадаваць у архіў. Яны могуць быць размешчаныя ў іншым абароненым, але ў той жа час больш даступным для аператыўнага азнаямлення з адпаведнымі дакументамі месцы.

Важны элемент кадравага дакументазвароту - вопісу. Іх, у прыватнасці, фірмы могуць выкарыстоўваць як раз пры перадачы спраў у архіў арганізацыі.

Карысна будзе разгледзець паслядоўнасць дзеянняў спецыяліста па кадрах пры афармленні дакументаў на адпачынак.

Афармленне дакументаў на адпачынак: праверка падставы для загаду

Як мы адзначылі вышэй, загады адпаведнага тыпу выдаюцца на якім-небудзь падставе. Яго неабходна праверыць. У агульным выпадку такім з'яўляецца зацверджаны графік адпачынкаў супрацоўнікаў. Акрамя таго, дадзены крыніца можа дапаўняцца асабістым заявай работніка на адпачынак.

Адпаведны графік складаецца з улікам становішча ТК РФ, і ў абавязкі кадравіка можа ўваходзіць праверка парадку фарміравання гэтага дакумента на прадмет адпаведнасці нормам працоўнага заканадаўства. У выпадку, калі графік складзены карэктна і дапоўнены іншымі крыніцамі, фармуецца загад на адпачынак супрацоўніка. Можна адзначыць, што на прадпрыемстве могуць быць прыняты нормы, у адпаведнасці з якімі, рэквізіты графіка і дапаўняюць яго дакументаў павінны быць адлюстраваны ў спецыяльных рэгістрах. Дадзеная працэдура можа ажыццяўляцца ў мэтах аптымізацыі кадравага абароту на прадпрыемстве (у тым выпадку, калі штат фірмы досыць вялікі).

Афармленне дакументаў на адпачынак: выданне загаду

Зараз, уласна, пра загады на адпачынак. У мэтах іх афармлення могуць выкарыстоўвацца уніфікаваныя формы, такія як Т-6 або Т-6а, ці ж ўнутрыкарпаратыўных. Пры гэтым загад на адпачынак дырэктара і адпаведны дакумент, які складаўся для радавога супрацоўніка, могуць быць прадстаўлены ў падобнай структуры. З пункту гледжання працоўнага права яны з'яўляюцца аднатыпнымі дакументамі. Але, безумоўна, іх мае сэнс размяркоўваць па розных справах у кадравым справаводстве: загады для радавых супрацоўнікаў, хутчэй за ўсё, будуць складацца нашмат часцей, чым дакумент для кіраўніка фірмы.

Афармленне загаду: нюансы

Запаўненне формы загаду на адпачынак характарызуецца побач нюансаў. Так, пры вырашэнні дадзенай задачы кадравікі неабходна:

• ўказваць выгляд водпуску ў адпаведнасці з нормамі заканадаўства або лакальнымі нарматывамі прадпрыемства;
• адлюстроўваць карэктны перыяд работы пры выданні загаду на штогадовы адпачынак.

Гатовы загад на адпачынак павінен быць падпісаны кіраўніком прадпрыемства, калі аналагічнымі паўнамоцтвамі не надзеленыя іншыя кампетэнтныя супрацоўнікі прадпрыемства, напрыклад кіраўнік аддзела кадраў.

Вядома, дадзеныя паўнамоцтвы павінны быць афіцыйна замацаваны ў асобным лакальным нарматыўным акце. Выдаваць яго павінен, зноў жа, кіраўнік арганізацыі, делегируя адпаведныя кампетэнцыі вызначанага супрацоўніку. У сваю чаргу, чалавек, якому паўнамоцтвы па выданні загадаў па кадрах ва ўстаноўленым парадку перададзены, сведчыць факт азнаямлення з дадзеным лакальным нарматывам і прымае на сябе пералік пэўных абавязацельстваў, звязаных з выкананнем адпаведных паўнамоцтваў.

Афармленне дакументаў на адпачынак: рэгістрацыя загаду

Гатовы загад на адпачынак павінен быць зарэгістраваны ў кадравай службе. У гэтых мэтах у адпаведных структурных падраздзяленнях прадпрыемстваў выкарыстоўваецца адмысловы часопіс. Пры гэтым ён можа весціся ў некалькіх асобніках, што абумоўлена ужывальным кадравай службай падыходам да класіфікацыі дакументаў, якія маюць дачыненне да адпачынкаў супрацоўнікаў. Але калі штат фірмы невялікі і істотнай патрэбы ў размеркаванні кадравай дакументацыі па розных групах не ўзнікае, то часопіс можа весціся і ў адным экзэмпляры.

Рэгістрацыя загадаў: нюансы

У асяроддзі экспертаў ёсць пункт гледжання, па якой рэгістрацыя загаду - абавязковая ўмова яго ўступлення ў юрыдычную сілу. Гэта значыць аднаго толькі падпісання дакумента кіраўніком фірмы для гэтага можа быць недастаткова.

Па факце рэгістрацыі загады на прадастаўленне штогадовых адпачынкаў і іншыя дакументы, што ставяцца да адпаведнай катэгорыі, набываюць унікальны нумар, на падставе якога крыніца ўключаецца ў сістэму ўнутрыкарпаратыўнага дакументазвароту. Парадак прысваення дадзенага нумара арганізацыя вызначае самастойна. Як правіла, з улікам храналогіі фарміравання кадравай службай загадаў на адпачынку.

Тэрмін захоўвання часопіса рэгістрацыі загаду

Вышэй мы разгледзелі тое, колькі захоўваюцца загады на адпачынак. Пэўны тэрмін размяшчэння усталяваны і для часопісаў рэгістрацыі адпаведных дакументаў - ён складае 3 гады з моманту ўнясення звестак аб апошнім загадзе на адпачынак, што фіксуецца ў часопісе. У дадатак да дадзеных крыніцам на прадпрыемстве могуць фармавацца іншыя дапаможныя часопісы ў рамках асобных кірункаў дзейнасці кадравай службы па аптымізацыі дакументазвароту ў фірме. Парадак запаўнення адпаведных дакументаў можа ўсталёўвацца асобнымі лакальнымі нарматыўнымі актамі, што выдаюцца кіраўніцтвам прадпрыемства.

кіроўца арганізацыі, делегируя адпаведныя кампетэнцыі вызначанага супрацоўніку. У сваю чаргу, чалавек, якому паўнамоцтвы па выданні загадаў па кадрах ва ўстаноўленым парадку перададзены, сведчыць факт азнаямлення з дадзеным лакальным нарматывам і прымае на сябе пералік пэўных абавязацельстваў, звязаных з выкананнем адпаведных паўнамоцтваў.