Дакументаабарот - гэта важнае звяно справаводства

Пад дакументазваротам разумеюць правілы, па якіх прасоўваюцца падпісаныя рашэнні ўнутры прадпрыемства або ўстановы ад моманту іх паступлення да архіўнага захоўвання. Асновай гэтага паняцця з'яўляецца атрыманне дакумента, яго разгляд, перадача выканаўчым органам, правядзенне арганізацыйных мерапрыемстваў па выкананні, пасведчанне, афармленне, адпраўка на захоўванне.

Гэта працэс, які ўлічвае інстанцыі руху дакумента разам з хуткасцю яго перамяшчэння па гэтых інстанцыях. Дакументаабарот - гэта працэс, які неабходна суадносіць з інфармацыйнай дзейнасцю кіраўнічага апарата, з дакументавання кожнага асобнага рашэння, захоўваннем зноў паступілі дакументаў.

Велізарная колькасць недахопаў у дзейнасці многіх апаратаў кіравання звязана якраз з дрэннай арганізацыяй руху дакументаў. Да прыкладу, працэс абароту дакумента кіраўнічага рашэння павінен ўключаць тры абавязковых кампанента:

• інфармацыйную падтрымку прыманага рашэння (сюды ўключаецца дакладная інфармацыя, якая пацвярджае правільнасць прынятага рашэння);
• дакументаванне самога рашэння (распарадчы дакумент);
• кантроль над выкананнем (куды ўключаюцца арганізацыя меркаваных работ, прыёмы выканання задання, захаванне ўмоў і тэрмінаў).

Як відаць з прыведзенага прыкладу, дакументаабарот - гэта збор інфармацыі, на аснове якой будзе выдадзена распарадчае рашэнне; падрыхтоўка самога рашэння, уключаючы рэдагаванне, ўзгадненне, складанне аж да сцвярджэння. Усе пералічаныя этапы патрабуюць перамяшчэння дакумента не толькі паміж структурнымі падраздзяленнямі прадпрыемства, але і паміж выканаўцамі, пачынаючы ад тэхнікаў, спецыялістаў, заканчваючы кіраўнікамі. Вывад з дадзенага прыкладу такі: чым вышэй хуткасць перамяшчэння дакумента, чым вышэй якасць яго выканання на кожным канкрэтным этапе, тым якасней працэс кіравання прадпрыемствам у цэлым.

Сам гэты тэрмін з'явіўся ў літаратуры яшчэ ў 1920 гады. Тады лічылася, што дакументаабарот - гэта арганізацыя працы, накіраваная на рацыянальнае пабудову дзяржаўнага апарату ў цэлым, размеркаванне абавязкаў паміж рознымі выканаўцамі і службамі. У 1931 году інстытутам тэхнікі кіравання была зроблена першая спроба рэгламентаваць адзіныя прынцыпы арганізацыі справаводства. Былі выкладзены правілы, згодна з якімі павінны вырабляцца прыём, дастаўка дакументаў, правілы выканання, рэгламентацыя падпісання. Наступныя этапы развіцця эканомікі атрымалі заканадаўчае рэгуляванне такога паняцця, як справаводства, дзе асноўны акцэнт рабіўся на асобныя тэхнічныя аперацыі. Праграма дакументазвароту гэтымі заканадаўчымі актамі не згадвалася, хоць па сутнасці ўсё зводзілася якраз да арганізацыі руху дакументаў. Пачынаючы з 1974 года, быў падпісаны асноўны дакумент, які рэгламентуе ўвесь працэс дакументазвароту, які дзейнічае да цяперашняга часу.

Гэты заканадаўчы акт называецца "Адзіная дзяржаўная сістэма справаводства" (ЕГСД), пункты якой прысвечаны арганізацыі руху дакументаў, тэхналагічным метадам іх апрацоўкі і правілах прымянення. У гэтым зборніку сфармулявана асноўнае правіла: «Дакументазварот - гэта аператыўнае перасоўванне дакумента па самым кароткім шляху, які ўключае мінімальныя выдаткі часу і працы". Толькі ужываючы на практыцы зацверджанае правіла, можна разлічваць на паляпшэнне жыцця насельніцтва краіны, рост эканомікі дзяржавы.

Для дасягнення гэтых мэтаў патрэбныя разумныя, дысцыплінаваныя, адказныя кіраўнікі, для якіх ўкараненне дакументазвароту, заснаванага на ЕГСД, будзе справай гонару і сумлення.