Аўтаматызацыя дакументазвароту на прадпрыемстве. Праграма кіравання дакументазваротам і справаводствам

Аўтаматызацыя дакументазвароту ўяўляе сабой такую меру, да якой звяртаюцца практычна ўсе сучасныя прадпрыемствы. Нават невялікія кампаніі працуюць з масай розных дакументаў, уключаючы лісты, бюджэты, рахункі-фактуры, дагаворы і разнастайныя патрабаванні. Менавіта па гэтай прычыне практычна кожная сучасная арганізацыя стараецца выкарыстаць такую меру, як аўтаматызацыя дакументазвароту, за кошт якой забяспечваецца паўната і захаванасць дадзеных, зручнасць пошуку і захоўвання рознай інфармацыі, а таксама лімітавая аптымізацыя часу, неабходнага для яе ўзгаднення.

Навошта гэта трэба?

Практычна ў любой кампаніі супрацоўнікі марнуюць масу часу на тое, каб знайсці патрэбную інфармацыю, і статыстыка красамоўна кажа пра тое, што на гэта сыходзіць прыблізна палова працоўнага часу. Таксама бывае і так, што даводзіцца аднаўляць зноўку замест паўторнага прымянення нейкія дакументы, якія існуюць «дзесьці». Цалкам стандартнай з'яўляецца сітуацыя, пры якой зыходны тэкст якога-небудзь дагавора знаходзіцца ў юрыста ў кампутары, а бухгалтарскія праводкі па паперах, якія суправаджаюць выкананне кантрактаў, выконваюцца ў бухгалтарскай сістэме, рахункі і акты ўтрымліваюцца ў фінансавым аддзеле ў папяровым выглядзе, а перапіска датычна правядзення дамоўных работ знаходзіцца ў паштовых электронных скрынях работнікаў. Падобная «раскіданасць» інфармацыі вельмі шкодзіць бяспекі, цэласнасці і несупярэчлівасці, менавіта ў такіх сітуацыях становіцца актуальнай аўтаматызацыя дакументазвароту.

За кошт укаранення спецыялізаваных інфармацыйных сістэм вырашаецца пераважная большасць праблем. Да прыкладу, некаторыя сістэмы бюджэтаваньня прадастаўляюць магчымасць стварэння сістэмы узаемазвязаных бюджэтаў з наступным фарміраваннем і захоўваннем розных версій такіх дакументаў, а таксама указаннем іх статусаў. Такім чынам часткова вырашаецца праблема бюджэтнага дакументазвароту за кошт выкарыстання такіх сістэм.

Аднак не варта забываць аб тым, што сучасныя бюджэтныя базы, а таксама бухгалтарскія і ERP-сістэмы ў пераважнай большасці выпадкаў працуюць са структураванай інфармацыяй, гэта значыць тымі дадзенымі, якія можна стварыць і захоўваць у форме табліцы. Па словах большасці экспертаў, у агульным аб'ёме дадзеных любога сучаснага бізнесу структураванай інфармацыі прыводзіцца ўсяго 20%, у той час як астатняя частка ўключае ў сябе электронную перапіску, тэксты дакументаў, разнастайныя пратаколы перамоваў і сустрэч, малюнкі і г.д. Досыць часта, не праводзячы вывучэнне неструктураваны інфармацыі, проста няма магчымасці зрабіць нармальную ацэнку контектста, у якім ужо прысутнічае структураваная. Захоўванне, збор і наступная апрацоўка такіх дадзеных забяспечваецца менавіта выкарыстаннем такой меры, як аўтаматызацыя дакументазвароту, ці сістэмамі кіравання інфармацыйных утрыманнем кампаніі.

Што гэта такое?

Пры дапамозе сістэмы электроннага дакументазвароту забяспечваецца арганізацыя любога ўзаемадзеяння паміж супрацоўнікамі той ці іншай арганізацыі на аснове прадстаўленых дакументаў. Зноў жа ў 1С дакументаабарот прадугледжвае стварэнне дакументаў, магчымасць іх перамяшчэння па арганізацыі, а таксама захоўвае кантроль над выкананнем дакументаў і працэсаў, апісваюцца з іх дапамогай. Такім чынам, электронны дакументаабарот забяспечвае кампаніі найвелізарная колькасць пераваг, пераводзячы яе працу фактычна на новы ўзровень.

Кожны асобны дакумент у такой электроннай сістэме адрозніваецца наяўнасцю цэлага набору рэквізітаў, якія яго адназначна характарызуюць (даволі часта прынята называць такія наборы карткамі). Картка можа ўтрымліваць у сабе самую розную інфармацыю, уключаючы тып дакумента, дату фарміравання і змены, імя аўтара, а таксама месца захоўвання і многае іншае. У далейшым сістэма дакументазвароту будзе прадугледжваць захоўванне і пошук патрэбнай дакументацыі ў адпаведнасці з тымі рэквізітамі, якія былі пазначаны ў дадзенай картцы.

магчымасці

Электронны дакументаабарот забяспечвае арганізацыі не толькі масу пераваг, але яшчэ і адкрывае мноства новых магчымасцяў, што таксама з'яўляецца немалаважным.

цэнтралізаванае кіраванне

Па-за залежнасці ад таго, наколькі буйным з'яўляецца тое ці іншае прадпрыемства, сістэма дакументазвароту дазваляе праводзіць аператыўнае змяненне формаў дакументаў, якія звяртаюцца на ім. Да прыкладу, для змены формы заяўкі на якія-небудзь выдаткі па розных цэнтрам адказнасці дастаткова проста ўнесці пэўныя карэкціроўкі ў шаблон той заяўкі, якая ўжо захоўваецца ў сістэме. Пасля гэтага супрацоўнікі, якія запаўняюць такія заяўкі, ужо не змогуць выкарыстоўваць дакументацыю састарэлай формы, так як заяўка запаўняецца і перадаецца праз гэтую сістэму.

Падтрымка жыццёвага цыклу дакументацыі

Кожны дакумент, які будзе здавацца і апрацоўвацца на любым прадпрыемстве, у абавязковым парадку праходзіць некалькі устаноўленых стадый. Да прыкладу, калі гаворка ідзе аб карпаратыўным бюджэце, то яго спачатку трэба скласці, а потым зацвердзіць і выканаць у пэўныя тэрміны. Пасля гэтага розныя фактычныя і планавыя паказчыкі дадзенага бюджэту падвяргаюцца дбайнаму аналізу і адпраўляюцца ў архіў. У 1С дакументаабарот прадугледжвае жорсткі кантроль над жыццёвым цыклам дакументацыі, улічваючы асноўныя патрабаванні карпаратыўнай асяроддзя, а таксама розныя нормы заканадаўства і галіновыя стандарты бізнесу дадзенай кампаніі.

калектыўная праца

Сістэма электроннага дакументазвароту забяспечвае значна больш простую арганізацыю калектыўнай працы над дакументамі, прычым у ёй могуць удзельнічаць спецыялісты, якія знаходзяцца ў розных офісах ці нават у розных гарадах.

У сістэме захоўваецца досыць вялікая колькасць версій аднаго дакумента, а акрамя прамога змены, яны дазваляюць анатаваны дадзеныя, то ёсць дадаваць да іх пэўныя каментары і заўвагі, не закранаючы пры гэтым асноўную інфармацыю, якую ён павінен данесці.

Канфідэнцыяльнасць

Дастаткова важнай асаблівасцю такіх сістэм з'яўляецца тое, што ў той жа 1C дакументаабарот можа падпісвацца праз спецыяльную электронную подпіс з наступнай шыфроўкай. Дзякуючы гэтаму пры неабходнасці можна не толькі пацвердзіць сапраўднасць той ці іншай інфармацыі, але яшчэ і адназначна вызначыцца з аўтарам, а таксама дамагчыся максімальна эфектыўнай бяспекі захоўвання розных дадзеных.

маршрутызацыя

Калі сістэма электроннага дакументазвароту адсутнічае, то ў такім выпадку той супрацоўнік, які прымае ўдзел у стварэнні тых ці іншых папер, у абавязковым парадку павінен разумець, каму лепш за ўсё перадаць гэтыя паперы. Электронны дакументаабарот на прадпрыемстве дазваляе аўтаматычна перадаваць дадзеныя патрэбнага твары.

Сама па сабе маршрутызацыя бывае вольнай і цвёрдай. Свабодная прадугледжвае магчымасць накіравання дакументаў абсалютна любым адрасатам у залежнасці ад неабходнасці, у той час як жорсткая прадугледжвае максімальна дакладнае рэгламентаванне, але ў асаблівых выпадках дзеянне загадзя устаноўленых у сістэме правілаў руху дакументацыі можа трохі прыпыніцца (да прыкладу, калі трэба будзе адправіць праект дакументаў на рэцэнзію якому-небудзь іншаму спецыялісту).

кіраванне доступам

Ёсць некалькі варыянтаў таго, як размежаваць паўнамоцтвы розных супрацоўнікаў кампаніі ў плане кіравання дакументацыі. Такім чынам, сучасныя сродкі аўтаматызацыі дакументазвароту дазваляюць выдаць чалавеку поўны кантроль над дадзенымі, абмежаваць магчымасць рэдагавання або зусім дазволіць толькі праглядаць або анатаваны нейкія файлы. За кошт гэтага значна спрашчаецца праца з рознымі дадзенымі, і што важна - яна становіцца значна больш бяспечнай.

інтэграцыя

Для забеспячэння максімальнай цэласнасці інфармацыі, якая звяртаецца ўнутры пэўнай кампаніі, электронны дакументаабарот на прадпрыемстве прадугледжвае інтэграцыю ўсталяванай сістэмы з іншымі - фінансавымі, вытворчымі, аналітычнымі і г.д. За кошт такіх магчымасцяў інтэграцыі сучасныя сістэмы дакументазвароту досыць часта прынята выкарыстоўваць у выглядзе своеасаблівага злучнага звяна паміж некалькімі відамі праграмнага забеспячэння.

Дакументы з усіх сістэм, лагічна звязаных з дадзенай інфармацыяй, прынята называць кантэкстам. Ён можа ўключаць у сябе змесціва папяровай ці электроннай перапіскі, факсы, аплатныя дакументы, пратаколы правядзення мерапрыемстваў, відэа-ці аўдыёзапісы і яшчэ масу іншай інфармацыі. Кантэкст да дакумента можна дадаць ўручную або цалкам аўтаматызаваць гэты працэс у залежнасці ад пераваг і патрэб кіраўніцтва.

Да прыкладу, сучасная сістэма аўтаматызацыі дакументазвароту ў працэсе фарміравання і наступнага змены бюджэтаў дазваляе выкарыстоўваць шэраг іншай кантэкстнай інфармацыі:

• разнастайныя маркетынгавыя даследаванні рынку, уключаючы не толькі ўласныя, але і тыя, якія былі атрыманы з знешніх крыніц;
• розныя дагаворы з контрагентамі (пакупнікамі ці ж пастаўшчыкамі);
• спецыяльная нарматыўна-даведачная дакументацыя;
• дадатковая дакументацыя, якая адлюстроўвае ў сабе якія-небудзь абмежаванні або здагадкі (у якасці прыкладу можна прывесці тэмп інфляцыі, валютныя курсы і іншыя дадзеныя);
• пратаколы нарад, якія праводзіліся для абмеркавання якіх-небудзь версій які складаецца бюджэту, а таксама ўключаюць у сябе разнастайныя працоўныя каментары і заўвагі ўдзельнікаў працэсу (часцяком такая дакументацыя перасылаецца паміж усімі супрацоўнікамі пры дапамозе электроннай пошты і захоўваецца асобна ад файлаў з бюджэтнай інфармацыяй).

Карыстальнік, які вядзе працу з бюджэтам, у любы момант пры неабходнасці можа праглядаць нейкія вышэйпералічаныя дакументы, так як сучасныя тэхналогіі аўтаматызацыі дакументазвароту дазваляюць яму гэта зрабіць без якіх-небудзь працяглых пошукаў.

Якія сістэмы выкарыстоўваюцца ў нас?

Аднымі з найбольш распаўсюджаных праграмных рашэнняў, якія можна сустрэць у расійскіх кампаніях, можна назваць камбінацыю утыліт Microsoft Outlook разам з Microsoft Exchange Server. Першае прыкладанне ў прынцыпе ўстаноўлена практычна на кожным кампутары, у той час як Exchange Server даволі часта прынята выкарыстоўваць у якасці паўнавартаснага сервера электроннай пошты. Нягледзячы на тое што ў кампаніях, дзе ўжо адносна даўно было праведзена ўкараненне электроннага дакументазвароту, такія праграмы выкарыстоўваюцца толькі як платформа для працы з электроннай поштай, пасля некаторых цэнтралізаваных налад нават гэта праграмнае забеспячэнне можа выкарыстоўвацца ў якасці даволі функцыянальнага сродкі аўтаматызацыі дакументазвароту практычна для любых арганізацый .

На дадзены момант расійскі рынак напоўнены дзесяткамі розных сістэм, з дапамогай якіх забяспечваецца аўтаматызацыя кіравання дакументазваротам, і падобнае забеспячэнне прапануюць не толькі заходнія, але і айчынныя распрацоўшчыкі. Нават кампанія Microsoft, акрамя названых вышэй праграм, прапануе яшчэ такія ўтыліты, як Content Management Server або жа SharePoint Portal Server.

Найболей магутнай сярод усіх існуючых сістэм прынята лічыць Documentum, але ў асноўным толькі буйныя кампаніі выкарыстоўваюць такі працэс аўтаматызацыі. Дакументаабарот некаторых кампаній аўтаматызаваны за кошт праграмнага пакета Lotus Notes, але шмат хто называе яго своеасаблівым «канструктарам для праграмістаў», так як стварыць на яго базе паўнавартасную сістэму досыць складана.

У чым адрозненні паміж расійскімі і заходнімі сістэмамі?

Калі казаць пра асноўныя адрозненні паміж айчыннымі і замежнымі ўтылітамі, то яны складаюцца ў даступных магчымасцях маштабавання. Да прыкладу, калі сістэмы ад заходніх распрацоўшчыкаў могуць функцыянаваць практычна ў любых аперацыйных сістэмах, то айчынныя у асноўным распрацоўваюцца толькі для нейкай адной з іх, і натуральна, што часцяком гэта Windows. Заходнія сістэмы наладжваюцца на ўжыванне любых СКБД. Такія абмежаванняў расійскіх сістэм могуць моцна ўскладніць магчымасць пабудовы крос-платформенных інтэграваных рашэнняў.

Датычна функцыянальнасці асноўнае адрозненне заключаецца ў тым, што на Захадзе аўтаматызацыя документопроизводства і дакументазвароту ажыццяўляецца некалькімі праграмамі, якія могуць выпускацца пад адзіным брэндам, але пры гэтым прызначацца для розных мэтаў. Да прыкладу, Documentum прапануе некалькі асобных прадуктаў, якія прымяняюцца для поўнай аўтаматызацыі, а таксама інтэграцыі з ERP-сістэмамі, падтрымкі праектна-канструктарскага дакументазвароту і г.д. Пераважная большасць ПА, распрацаванага ў Расіі, накіравана на рашэнне нейкай пэўнай задачы.

Таксама варта адзначыць, што прынцыповая розніца заключаецца і ў падыходзе абодвух бакоў да таго, што ўяўляе сабой сістэма аўтаматызацыі дакументазвароту. Заходнія сістэмы накіраваны на тое, каб забяспечваць поўную аўтаматызацыю і наступную падтрымку розных скразных бізнес-працэсаў, якія адбываюцца ўнутры арганізацыі, у той час як пераважная большасць айчынных праграм аўтаматызуюць толькі пэўныя функцыі.

Кошт заходніх сістэм прыблізна вагаецца ў дыяпазоне ад $ 400 да $ 1000 за кожнае працоўнае месца, не ўлічваючы выдаткі на ўкараненне, праграмы і абсталяванне, якія патрабуюцца для таго, каб забяспечыць нармальны электронны дакументаабарот. Само ўкараненне часцяком абыходзіцца прыблізна ў палову звычайнай кошту ліцэнзій, бо часцей за ўсё праграмы для аўтаматызацыі дакументазвароту рэалізуюцца з рознымі акцыямі, але ў некаторых сітуацыях цана аказваецца на парадак больш. Адным з найбольш складаных заўсёды з'яўляецца праект аўтаматызацыі фінансавай дакументацыі, так як для такіх праектаў цана ўкаранення прыблізна ў 2-3 разы вышэй у параўнанні з коштам ліцэнзій.

Айчынныя праграмы прадаюцца па цане $ 200-600 за кожнае працоўнае месца, а ў дадатак да гэтага ўлічваецца кошт дадатковых праграм і рознага абсталявання. У канчатковым выніку разлік параўнальнай кошту ажыццяўляецца практычна гэтак жа, як і ў заходніх сістэмах.

асаблівасці

У пераважнай большасці выпадкаў у якасці прыярытэтнага напрамкі аўтаматызацыі з'яўляюцца працэсы, якія адносяцца да ўзгаднення дакументаў, да прыкладу, працэс першапачатковага складання і далейшай рэалізацыі бюджэтаў. Аднак у многіх камандах цяпер выкарыстоўваецца аўтаматызацыя справаводства і дакументазвароту, гэта значыць з працэдур рэгістрацыі выходнай і ўваходнай дакументацыі.

Ўвядзенне ў працу электроннай сістэмы не мае прынцыповых адрозненняў ад ўкаранення якіх-небудзь іншых аўтаматызаваных сістэм, таму варта спыніцца толькі на адметных асаблівасцях гэтага праекта.

Стварэнне карпаратыўных сховішчаў

Ўвядзенне сістэмы аўтаматызацыі дакументазвароту ў любым выпадку прадугледжвае стварэнне няма каго карпаратыўнага сховішчы, у якім будзе захоўвацца ўся дакументацыя. Лагічная структура такога сховішчы, распрацоўка і далейшая рэалізацыя палітыкі бяспекі, а таксама іерархія захоўвання дакументаў патрабуе максімальнай дбайнасці і абавязкова павінна праводзіцца ўжо на раннім этапе рэалізацыі праекта.

Пры гэтым трэба ўлічваць, што функцыя захоўвання можа разгортвацца яшчэ ў пачатку праектавання, таму ўжо на пачатковым этапе можна ажыццяўляць перамяшчэнне ўсіх дакументаў з цяперашніх месцаў захоўвання ў адзінае карпаратыўнае сховішча. За кошт гэтага карыстальнікі могуць азнаёміцца з якімі-небудзь асноўнымі функцыямі сістэмы, а паралельна асвоіцца і з яе прымяненнем. Паскорыць адаптацыю супрацоўнікаў да укараняемым сістэмах можна за кошт прымянення сэрвісных функцый накшталт абвесткі аб унясенні змяненняў у дакументацыі, аб з'яўленні новых дакументаў і г.д.

Такім чынам, аўтаматызацыя дакументазвароту патрабуецца любому сучаснаму прадпрыемству, якое імкнецца да развіцця і паляпшэнню сваёй працы.