Фарміраванне спраў. Асабістая справа работніка: дакументы, пасмачак вядзення, тэрміны захоўвання

Фарміраванне спраў супрацоўнікаў - працэс, якая з'яўляецца абавязковым амаль для ўсіх кампаній. Па ўстаноўленых у Расіі правілах, у кожнага працадаўцы павінна быць своеасаблівае дасье на кожнага супрацоўніка. Гэты дакумент здольны ахарактарызаваць падначаленага з самага яго працаўладкавання. Асабістыя справы сустракаюцца не толькі на працы, але і, напрыклад, ва універсітэце. У любым выпадку гэты дакумент важны. Яго неабходна правільна сфарміраваць. Але як гэта зрабіць? У якіх выпадках неабавязкова весці падобную дакументацыю? Што можна, а што нельга змяшчаць у асабістая справа? Разабрацца ва ўсім гэтым ня так цяжка, як здаецца.

Вызначэнне асабістай справы

Асабістае дасье работніка - гэта своеасаблівы дакумент, у якім захоўваецца ўся дакументацыя адноснага канкрэтнага кадра. Складаецца яно з вокладкі і спецыяльных папер, якія маюць дачыненне да падначаленаму.

Заводзіцца падобнага роду дакументацыя з моманту працаўладкавання кадра. І весці яе варта аж да звальнення супрацоўніка. Далей справа перадаецца ў архіў на захоўванне. Знішчаць гэты дакумент нельга на працягу пэўнага часу.

Фарміраванне спраў - гэта далёка не самы абавязковы працэс. У некаторых выпадках можна пазбегнуць яго. Але тады збіраць інфармацыю аб тым ці іншым падпарадкаваным будзе вельмі праблематычна. Звычайна гэта працэдура праводзіцца ў буйных арганізацыях. Ствараецца цэлая база, у якой адлюстроўваецца інфармацыя па кожнаму падначаленаму.

Абавязкова ці неабавязкова?

Ужо было сказана, што справы супрацоўнікаў весці зусім не абавязкова. Але на любым які паважае сябе прадпрыемстве ёсць падобнага роду дакументацыя. Калі фарміраванне дасье абавязкова, а калі не?

Заканадаўча нідзе не прапісваюцца правілы па гэтым пытанні. Але на практыцы атрымліваецца так, што буйныя кампаніі фармуюць асабістыя справы на сваіх падначаленых, а дробныя - не. Рэкамендуецца заняцца гэтым пытаннем фірмам з вялікай цякучкай кадраў.

Часцяком арганізацыі вядуць асабістыя справы не на ўсіх падначаленых, а толькі на канкрэтныя катэгорыі работнікаў. Часцей за ўсё імі з'яўляюцца:

• кіраўнікі;
• намеснікі кіраўніцтва;
• вядучыя спецыялісты ў кампаніі;
• супрацоўнікі, якія працуюць з матэрыяльнымі каштоўнасцямі (напрыклад, касіры);
• людзі, якія маюць магчымасць кар'ернага росту.

Рэкамендуецца не ленавацца і весці падобнага роду дакументацыю на ўсіх падначаленых. Працэс фарміравання спраў супрацоўнікаў не так цяжка запомніць. Толькі далёка не ўсе дакументы, якія адлюстроўваюць інфармацыю аб кадры, могуць захоўвацца тут. Якія асаблівасці працэсу варта запомніць? Нават найменшае парушэнне для працадаўцы можа павярнуцца не лепшым чынам. Таму даводзіцца старанна вывучаць пастаўленую задачу.

захоўванне

Ужо было сказана, што асабістыя справы падначаленых нават пасля таго, як чалавек звольніўся, застаюцца ў кампаніі. На рукі яны не выдаюцца, а змяшчаюцца ў спецыяльныя архівы. Дапускаецца нават электроннае захоўванне інфармацыі аб кадрах. Але і ў папяровым варыянце справы павінны мець месца.

Існуюць некаторыя правілы, якія прыйдзецца выконваць начальніку. Захоўванне спраў - гэта практычна бясконцы працэс. Нельга знішчаць дадзеныя дакументы на працягу 75 гадоў з моманту спынення кадрам працы.

Менавіта па гэтай прычыне многія кампаніі імкнуцца не занадта турбаваць сябе зборам інфармацыі пра тыя ці іншыя падначаленых. Толькі малая колькасць карпарацый існуе больш за 75 гадоў. Часцяком фірмы адкрываюцца і зачыняюцца, а асабістыя справы застаюцца ў архівах.

Для спрашчэння захоўвання дасье прыдумляюцца разнастайныя правілы. У асноўным захоўванне дадзеных дакументаў адбываецца пасля сартавання ў алфавітным парадку. Дадаткова рэкамендуецца ствараць архівы па гадах. Такі падыход спросціць пошук інфармацыі пра супрацоўнікаў, якія працаўладкаваліся ў кампанію ў пэўны час.

Ёсць яшчэ адна асаблівасць у дадзеным пытанні. Праблема ўся складаецца ў тым, што некаторыя асабістыя справы захоўваюцца пастаянна ў архівах кампаніі. І яны не знішчаюцца ні праз 10 гадоў, ні праз 100. Пад дадзенае правіла трапляюць дасье кіраўнікоў арганізацыі, а таксама справы дзяржаўных служачых. Не варта забываць аб падначаленых, у якіх маюцца ўзнагароды, медалі і разнастайныя званні.

доступ

Наступны момант - гэта пытанне доступу да якая вывучаецца дакументацыі. Часцяком у дасье супрацоўнікаў маюцца дадзеныя, прызначаныя выключна для працадаўцы. І іх не трэба ведаць асноўнай масе работнікаў.

Часта справы зашыфраваныя, доступ да іх ёсць толькі ў начальніка прадпрыемствы, а таксама ў кадравіка, які займаецца фарміраваннем. Простым падначаленым не дазваляецца глядзець сабраную інфармацыю.

Працадаўца гарантуе справах супрацоўнікаў канфідэнцыяльнасць. У агульны доступ падобнага роду інфармацыя не выносіцца. Па патрабаванні копіі дакументацыі прадастаўляюцца кадрам у дзень звальнення. Кампанія нясе адказнасць перад падначаленымі за захаванасць інфармацыі, якая маецца ў асабістых справах.

Таксама варта запомніць раз і назаўжды - дасье ня выдаецца падначаленым ні ў якім разе. Супрацоўнікі не маюць права забіраць асабістыя справы, а таксама патрабаваць іх выдачы. Толькі пры звальненні можна запытаць дадзеныя адсюль. Працадаўца выдае кадру толькі копіі звестак, якія захоўваюцца ў асабовых справах. Іншага не трэба. Ні адзін падначалены не мае права на адабранне гэты дакументацыі з перакладам ў іншую карпарацыю або пры канчатковым адхіленні ад працаўладкавання. Ужо было сказана - дасье на работнікаў захоўвае кожны працадаўца на працягу 75 гадоў. Гэты тэрмін пры пэўных абставінах можа быць павялічаны.

Абавязковыя складнікі асабістых спраў

Зараз трохі аб тым, як менавіта складаецца падобная дакументацыя. У рэчаіснасці правілы фарміравання спраў падначаленых заканадаўча не ўстаноўлены. І гэтае пытанне вырашаецца кіраўніцтвам кампаніі. Яно само вызначае, якую інфармацыю варта захоўваць і як сістэматызаваць дасье падначаленых. Гэта асноўная праблема ўсяго працэсу фарміравання.

Тым не менш, незалежна ад выбару правілаў, некаторыя дадзеныя пры любым раскладзе будуць захоўвацца ў асабістай справе. Якія менавіта дакументы сустракаюцца ва ўсёй падобнай дакументацыі? гэта:

• анкеты суіскальніка;
• заявы аб прыёме на працу ;
• загады аб выдзяленні месца працы;
• заявы аб звальненні (калі ёсць);
• загады аб звальненні;
• акты аб выдачы працоўнай кніжкі (па патрабаванні або пры звальненні падначаленага).

Вышэйпералічаныя пералік - гэта абавязковыя паперы. А вось з іншай інфармацыяй могуць узнікнуць пэўныя праблемы. Бо далёка не ўсе звесткі аб падначаленых можна ўносіць у асабістую справу. Існуюць некаторыя абмежаванні з гэтай нагоды. На якія моманты варта звярнуць увагу, каб пазбегнуць скаргаў на няправільнае фарміраванне асабістых дасье кадраў?

забароны

На самай справе, калі сапраўды паглыбіцца ва ўсе пытанні афармлення і фарміравання асабістай дакументацыі супрацоўнікаў, можна заблытацца. Таму перад тым як заводзіць архіў, варта запомніць усяго некалькі асаблівасцяў. А дакладней, забаронаў. Яны актуальныя для ўсіх прадпрыемстваў, незалежна ад устаноўленых правілаў. нельга:

1. Захоўваць часавыя і пастаянныя дакументы ў адным месцы. У дасье работнікаў павінны быць асобныя месцы для таго, каб можна было пакласці паперы, якія толькі часова знаходзяцца сярод асабістай справы. Таксама прадугледжваецца месца захоўвання асноўнай інфармацыі.
2. "Размножваць" дакументацыю. Не рэкамендуецца захоўваць любыя дакументы ў справах супрацоўнікаў з дублікатамі. У адной тэчцы - адна копія.
3. Ўносіць занадта асабістую інфармацыю. Напрыклад, пра рэлігійныя перакананні. Такія звесткі для працадаўцы наогул лічацца лішнімі. Таму фарміраванне спраў дапускае захоўванне толькі карыснай працадаўцу дакументацыі, якая адлюстроўвае якасць працы падначаленых.

А якія канкрэтна дакументы могуць утрымлівацца ў разгляданых дасье? Што, акрамя вышэйпералічаных папер, на практыцы сустракаецца ў асабістых справах? Каб не дапусціць памылак, можна прытрымлівацца радам па зборы інфармацыі для дасье супрацоўнікаў.

распаўсюджаная дакументацыя

Склад асабістай справы разнастайны. Ужо было сказана, што кампанія сама ўсталёўвае правілы вядзення дадзенай дакументацыі. Таму дакладна нельга сказаць пра тое, што заносіцца ў архівы. Дакументы, якія сустракаюцца ў абавязковым парадку, ужо пералічаныя. Але каб не дапусціць ніякіх памылак, прыдуманы пэўны пералік якія дапускаюцца да захоўвання папер. Што павінна быць у асабістай справе? Калі выключыць раней пералічаныя аб'екты, застанецца (у выглядзе копій пераважна):

• копія пашпарта грамадзяніна;
• СНИЛС падначаленага (копія);
• ІНАЎ (не арыгінал);
• ваенны білет;
• дакумент (ы) аб адукацыі;
• фотаздымкі (не асабістыя, прызначаныя для анкет);
• характарыстыка з мінулых месцаў працаўладкавання (калі ёсць);
• службовая інструкцыя для той ці іншай вакансіі;
• аўтабіяграфія.

Не варта забываць аб тым, што любы адказны працадаўца ў мэтах захавання працоўных працэсаў, а таксама для забеспячэння ўласнай бяспекі складае разнастайныя акты. Напрыклад, аб адмове подпісы загаду аб звальненні. Падобная дакументацыя павінна таксама захоўвацца ў асабістых справах. Вынікі атэстацыйных работ і іншыя загады, якія ўплываюць на працу таго або іншага кадра - гэта яшчэ некалькі пунктаў, дазволеных да ўнясення ў дасье.

Яшчэ адзін важны момант - гэта захоўванне так званай вопісы асабістай справы. Дакумент, здольны прынесці нямала клопатаў працадаўцу. Ён павінен быць у абавязковым парадку ў кожным асабістай справе. Інакш можна абвінаваціць кіраўніцтва ў тым, што нейкія паперы прыкладзены незаконна. Вопіс асабістай справы - гэта спецыяльны дакумент, у якім пералічаная ўся прымацаваная да тэчцы дакументацыя. Размяшчаецца ў самым пачатку дасье. Без вопісу ў працадаўцы могуць узнікнуць праблемы. Супрацоўнік здольны абвінаваціць у падлогу або крадзяжы тых ці іншых дакументаў.

Фарміраванне асабістай справы - працэс не такі ўжо і цяжкі, калі правільна да яго падрыхтавацца. Працадаўца павінен проста ўносіць сюды ўсю важную інфармацыю адносна дзейнасці супрацоўніка. А вось асабістыя звесткі аб кадрах ўносіць забаронена. Ужо быў прыведзены прыклад з рэлігіяй. Склад сям'і і асаблівасці вядзення ладу жыцця падначаленага - гэта таксама табу.

А вось нейкія дасягненні работніка павінны ўносіцца ў асабістыя справы. Гэта - не абавязковы складнік, але пажадана не грэбаваць ёй. Асабліва тады, калі гаворка ідзе пра сапраўды таленавітым кадры. Дазваляецца ўнясенне звестак аб атрыманых узнагародах, званнях, граматах, медалях, дыпломах.

Ці не занадта шмат

Дакументы ў асабістай справе могуць быць розныя, гэта зразумела. Дакладны спіс устанаўліваецца кожным прадпрыемствам на меркаванне кіраўніка. Але найбольш распаўсюджаных спіс папер ужо быў пералічаны. Пры фарміраванні і вядзенні дасье варта памятаць аб адным невялікім правіле. Гэта абавязковы пункт, парушэнне якога не дапускаецца. Вядзенне асабістых спраў - занятак адказнае. Яно патрабуе асаблівай ўважлівасці.

Гаворка ідзе пра памеры асабістых спраў. Па ўсталяваных правілах можна сказаць, што таўшчыня папкі, адведзенай пад дасье таго ці іншага кадра, не павінна перавышаць 4 сантыметраў. Калі аб'ём больш за ўстаноўлены абмежаванні, лепш завесці новую справу. І проста неяк пазначыць яго пад выглядам працягу ўжо існуючай дакументацыі.

На практыцы вельмі рэдка сустракаюцца справы, якія ў таўшчыню дасягаюць больш 4 сантыметраў. Таму варта проста запомніць усталяванае правіла і не турбавацца аб яго невыкананні. Калі дакументацыі на кадра вельмі шмат, вырабляецца спецыяльная праверка. Паводле яе вынікаў працадаўца прымае рашэнне аб падзеле дасье на некалькі частак.

асноўныя патрабаванні

Парадак фарміравання спраў просты. Дастаткова вызначыць, якая менавіта дакументацыя можа захоўвацца тут. Далей варта запомніць раней прыведзеныя абмежаванні. А далей ужо ствараецца справа. Першым этапам з'яўляецца выраб вокладкі. Дастаткова набыць спецыяльныя папкі з назвай "Справа". У іх звычайна захоўваюцца ўсе дакументы таго ці іншага кадра.

Далей на тытульным лісце (у дадзеным выпадку на абгортцы апошняга варыянту) пішацца асабістая інфармацыя аб кадры. А менавіта - імя па бацьку Унізе прастаўляецца ў абавязковым парадку дата пачатку вядзення дакументацыі. Што павінна быць у асабістай справе?

У якасці першай старонкі прыкладваецца вопіс. Можна занядбаць ёй, але рабіць гэта не рэкамендуецца. Дадзеная папера значна палягчае жыццё і здымае частка адказнасці з працадаўцы за захаванасць змешчаных у дасье носьбітаў інфармацыі - тое, што не паказана ў вопісу, не захоўваецца ў асабістым справе.

Пасля гэтага ў тэчцы размяшчаюцца разнастайныя дакументы, якія маюць прамое стаўленне да падначаленаму. Менавіта так фарміруецца склад асабістай справы. Пажадана размяшчаць копіі або арыгіналы дакументацыі так, як яны былі атрыманы - спачатку анкета суіскальніка, затым просьба аб прыёме на працу, загад працадаўцы аб прызначэнні на тую ці іншую пасаду і гэтак далей. Заканчваецца справу загадам аб звальненні і падпісаным актам аб атрыманні працоўнай кніжкі.

Гэта яшчэ не ўсё. Працэс фарміравання спраў - гэта працаёмкая праца, хоць яна і адносна простая. Ёсць яшчэ адно невялікае абмежаванне, якое здольна прынесці нейкія нязручнасці працадаўцу. Кадравік, які ажыццяўляе ўнясенне інфармацыі ў асабістае дасье падначаленых, павінен сачыць за колькасцю лістоў у тэчцы. Іх не павінна быць больш за 250 штук. Пры перавышэнні заводзіцца другая частка асабістай справы для таго ці іншага работніка.

часопіс

Зараз зразумела, як адбываецца фарміраванне спраў супрацоўнікаў у кампаніях. На гэтым увесь працэс не заканчваецца. Калі прадпрыемства вырашыла весці падобнага роду дакументацыю, у яе павінен быць адмысловы часопіс асабістых спраў. Што гэта такое?

Дадзеная складнік сабой уяўляе спіс усіх наяўных дасье на работнікаў. Тут публікуюцца нумары заведзеных спраў, анкетныя (асабістыя) дадзеныя падначаленых, даты фарміравання тых ці іншых "асабістых тэчак".

Адзінага ўзору часопіса няма. Працадаўца мае поўнае права стварыць падобны архіў дадзеных на сваё меркаванне. У апошні час вельмі распаўсюджанай формай з'яўляецца электронны часопіс. Добрая ідэя для тых, каму не занадта хочацца займацца папяровай цяганінай. Галоўнае - своечасова запаўняць адпаведныя палі часопіса. Тады можна без асаблівых праблем адшукаць інфармацыю па кожнаму работніку.

заключэнне

З гэтага часу зразумела, як адбываецца фарміраванне асабістай справы. Гэта вельмі просты, але заблытаны працэс, парадак ажыццяўлення якога ніяк не замацаваны заканадаўствам РФ. Працадаўцы самастойна ўсталёўваюць дакументы, якія будуць захоўвацца ў асабістых справах. Форму прадстаўлення інфармацыі таксама можна выбраць.

Рэкамендуецца не прыкладаць да асабістых справах арыгіналы дакументаў - толькі копіі ў адзіным экземпляры. Да дасье супрацоўнікаў прыйдзецца ставіцца з асаблівай увагай - уцечка інфармацыі, занесенай у падобнага роду дакументацыю, можа наклікаць на кіраўніка праблемы. Бо пры зборы дадзеных аб падначаленых, як ужо было сказана, працадаўца абавязуецца забяспечыць поўную канфідэнцыяльнасць звестак. Гэтае правіла распаўсюджваецца і на час працы, і на ўвесь перыяд захоўвання дакументацыі пасля звальнення кадра. Вось і ўсё. Асноўная інфармацыя ў дачыненні да фарміравання спраў кадраў вывучана ў поўнай меры. Асаблівасці і склад дадзенага працэсу варта даведвацца ў кожнай кампаніі. Некаторыя наогул імкнуцца не займацца гэтым. Афармленне спраў (асабістых) - не павінна быць абавязковым, але вельмі карыснае для працадаўцы занятак.