Захоўванне дагавораў у арганізацыі: нарматыўная база, тэрміны

Захоўванне дагавораў звязана з пэўнымі праблемамі. У прыватнасці, у некаторых выпадках вельмі складана вызначыць, да якога менавіта тыпу аднесці дадзены канкрэтны дакумент, колькі яго захоўваць, у якіх умовах, як знішчаць і гэтак далей. Усе названыя фактары рэгулююцца заканадаўствам, але з-за таго, што адзін і той жа дагавор у рознай сітуацыі можа запатрабаваць розных тэрмінаў захоўвання, часта ўзнікаюць разнастайныя праблемы, неадназначныя тлумачэнні і гэтак далей. Разабрацца ва ўсім гэтым проста неабходна, хоць гэта і можа быць складана. Трэба разумець, што ў выпадку невыканання патрабаванняў заканадаўства ў такой сферы, як захоўванне дагавораў у архіве, справаводства можа быць не толькі не эфектыўным, але і небяспечным з пункту гледжання магчымага пакарання або штрафу.

Навошта захоўваць?

Дагавора абавязаны пастаянна быць у наяўнасці не толькі на момант іх дзеянні, але і пасля гэтага. Магчыма, спатрэбіцца нейкая інфармацыя, якая ў гэтых дакументах адлюстравана, нейкія дадзеныя, якія запатрабуе кіраўніцтва і гэтак далей. Многія спрэчныя сітуацыі, якія звычайна складаюцца ў тым, што тая ці іншая бок нядобрасумленна падыходзіць да выканання сваіх абавязацельстваў, могуць быць вырашаны пры дапамозе дагавора як у пазасудовым парадку, так і афіцыйна, у судзе. Таксама варта ўлічваць магчымасць правядзення праверак пэўных перыядаў, якія будуць ажыццяўляцца дзяржаўнымі органамі кантролю. Яны таксама могуць запатрабаваць дакументацыю за канкрэтны перыяд, і калі захоўванне дагавораў у арганізацыі, тэрмін іх знішчэння і іншыя падобныя функцыі выконваюцца няправільна, то могуць быць накладзеныя вельмі значныя штрафы. Натуральна, перш за ўсё будзе вінавата кіраўніцтва, аднак пасля таго як сітуацыя стабілізуецца, начальнік абавязкова ўспомніць, па чыёй віне ў яго ўзніклі праблемы на роўным месцы. Гэта значыць дагавора і любыя іншыя дакументы павінны захоўвацца строга абумоўлены тэрмін. У многіх кампаніях наогул аддаюць перавагу рэгулярна пашыраць архіў і наогул нічога не знішчаць, каб пазбегнуць магчымых непрыемнасцяў, чым памыліцца і потым разграбаць наступствы.

заканадаўства

Захоўванне дагавораў у арганізацыі закон апісвае досыць выразна, калі не ўлічваць той факт, што не заўсёды можна правільна ацаніць той ці іншы дакумент. У цэлым непасрэдна для дагавораў асобнага закона няма, яны пазначаны ў агульным пераліку тыпавых архіўных дакументаў (або кіраўніцкіх архіўных дакументаў), якія ўтвараюцца ў працэсе функцыянавання, арганізацый, дзяржаўных устаноў, органаў мясцовага кіравання і гэтак далей. Абодва варыянты спісаў як з кіраўнічымі, так і з звычайнымі дакументамі, зацверджаны загадам Міністэрства культуры і масавых камунікацый Расійскай Федэрацыі. Той выгляд, які тычыцца кіраўнічых дакументаў, мае нумар 558 ад 25.08.2010 года, а другі тып - № 1182 ад 31.07.2007 года. Вывучыць гэтыя дакументы вельмі рэкамендуецца, аднак лепш за ўсё ў працэсе вывучэння вылучыць для сябе менавіта тыя паперы, якія выкарыстоўваюцца ў канкрэтным установе і ставяцца да пэўнай зоне адказнасці. У пераліках занадта шмат інфармацыі, каб запомніць яе ўсю, але калі вызначыць, якая дакументацыя да чаго адносіцца і колькі захоўваецца, хутчэй за ўсё, захоўванне дагавораў стане нашмат прасцей і лягчэй. У многіх выпадках усе выкарыстоўваныя паперы падпадаюць пад 3-4 пункта, дэталёва вывучыць якія ўжо не так складана.

розныя тыпы

Выкарыстоўваецца дзве асноўныя сістэмы падзелу дагавораў для іх захавання. Так, найменш распаўсюджанай сістэмай з'яўляецца прывязка да тэрміну захоўвання. Вылучаюць кароткатэрміновае, доўгатэрміновае і пастаяннае захоўванне. Першы варыянт мае на ўвазе наяўнасць дагавора на працягу тэрміну да 10 гадоў. Другі - звыш 10 гадоў. Пастаянны часцей за ўсё выкарыстоўваецца толькі тады, калі знішчаць дакумент наогул нельга. Гэтая сістэма не вельмі зручная. Захоўванне дагавораў у архіве, тэрміны па якіх вызначаюцца падобным чынам, часцей прыводзіць да блытаніны і памылкамі, чым рэальна дапамагае правільна паставіць працэс справаводства. Таму больш распаўсюджанай сістэмай з'яўляецца прывязка да тыпу дагавора. У большасці прадпрыемстваў яны бываюць трох асноўных разнавіднасцяў: профільныя, гаспадарчыя і працоўныя. Першыя і другія па большай частцы падобныя, ды і захоўваюцца яны звычайна толькі пяць гадоў. Варта разумець, што пад профільнымі маюцца на ўвазе ўсе дамовы і наогул дакументы, якія наўпрост тычацца асноўнай сферы дзейнасці дадзенай арганізацыі. Трэці, працоўнай тып дамоў, у многіх выпадках таксама захоўваецца толькі 5 гадоў, аднак у пэўнай сітуацыі гэты тэрмін можа істотна павялічвацца. Да прыкладу, калі не існуе асабовага рахунку, то такі працоўны дагавор прыйдзецца захоўваць на працягу цэлых 75 гадоў, што не вельмі зручна. Фактычна, калі не асабліва гаварыць аб праблеме, то можна ўмоўна абмежаваць тэрмін захоўвання ў 5 гадоў і больш не ўспамінаць аб праблеме. Але вось у такой сітуацыі высокая верагоднасць прапусціць некаторыя фактары, якія могуць павялічыць перыяд, на працягу якога захоўванне дагавораў падобнага фармату павінна ажыццяўляцца абавязкова, і вось тады сапраўды можна зарабіць штраф або іншыя непрыемнасці, пазбегнуць якіх спрабуе любы разважны чалавек.

Перадача ў архіў

Працэдура перадачы на захоўванне дагавораў у архіве, тэрміны якіх ужо мінулі, можа адрознівацца ў залежнасці ад прадпрыемства. У некаторых выпадках супрацоўнікі проста сшываюць дакументы паміж сабой і кладуць у цёмны куток, які і лічыцца архівам. А вось у іншай кампаніі ўвесь працэс можа быць дакладна апісаны ў нарматыўнай дакументацыі, будзе прысутнічаць асобны чалавек, які адказвае за архіў, або нават адмысловыя наменклатуры, правілы фарміравання падшыўкі, часопіс рэгістрацыі і гэтак далей. Абодва варыянты могуць быць зручнымі, у залежнасці ад шматлікіх фактараў. Да прыкладу, першы варыянт падыдзе маленькай фірме са сціплым абарачэннем. Там будзе не так і шмат дакументаў, якія заўсёды можна будзе без праблем знайсці ўсё ў тым жа цёмным кутку. А вось другая паказаная сітуацыя ўжо падыходзіць сур'ёзным карпарацыям, якія налічваюць вялікае мноства супрацоўнікаў і проста абавязаны неяк не патануць у дакументаабароце. Агульным правілам, якім адрозніваецца захоўванне дагавораў у арганізацыі любой формы ўласнасці, з'яўляецца час перадачы ў архіў. Як правіла, ад супрацоўнікаў патрабуецца адпраўляць дакументы не раней вызначанага тэрміну, па-за залежнасці ад таго, калі ў іх фактычна скончыўся час дзеяння. І звычайна падобная архіваванне ажыцьцяўляецца на пачатку году. Гэта значыць, нават калі дагавор скончыўся ў лютым, усё роўна прыйдзецца чакаць наступнага года, каб пакласці яго на захоўванне.

знішчэнне

Як ужо сказана вышэй, знішчаць дагавора проста так нельга. Спачатку трэба пераканацца, што сапраўды прайшоў патрэбны тэрмін. Толькі тады можна знішчаць гэты дакумент. Але і дадзеныя дзеянні часцяком могуць быць небяспечныя сваімі наступствамі, з-за чаго большасць супрацоўнікаў аддае перавагу здзяйсняць іх толькі і выключна з санкцыі кіраўніцтва. Выглядае гэта так: супрацоўнік збірае выбарку з усёй дакументацыі, тэрмін якой ужо выйшаў або падыходзіць да канца. Захоўванне дамоваў на прадпрыемстве пажадана павінна быць выбудавана так, каб на гэтую працэдуру выбаркі не сыходзіла шмат часу. Потым, на падставе атрыманага пераліку, вырабляецца справаздачу кіраўніцтву, дакумент падпісваецца, ашалёўваецца, і толькі тады, калі ўсё гэта зроблена, пачынае працэс прамога знішчэння дагавораў і іншых падобных папер. Захоўванне дагавораў у архіве на пастаяннай аснове - не самае лепш рашэнне, тым больш што некаторыя кампаніі прымудраюцца нават на гэтым трохі зарабіць, аддаючы іх у макулатуру і гэтак далей.

Прыклад сістэмы ўліку і захоўвання

Каб лепш разумець усе асаблівасці і асноўныя пункты дзейнасці, можна прывесці параўнальна просты прыклад арганізацыі справаводства па захоўванні дакументацыі. Так, ёсць нейкі супрацоўнік, звычайна гэта хто-небудзь з супрацоўнікаў бухгалтэрыі, які адказвае за захоўванне дамоў з контрагентамі або любых іншых падобных папер. У яго маецца асобная папка, дзе яны ўсе пастаянна знаходзяцца, пакуль дзейнічаюць. Па меры таго як дагавор зачыняецца, ён перакладаецца ў іншую тэчку. Зручна будзе завесці адмысловы рэестр ў электроннай форме, дзе ўсе названыя дакументы будуць пералічаныя па парадку з указаннем тэрміну захоўвання. Але спачатку гэты тэрмін варта вызначыць. Лепш за ўсё прабегчы з тэчкай па ўсіх аддзелах, якія ў той ці іншай меры тычацца дагавораў, каб лепш разумець іх сутнасць. Па меры назапашвання вопыту неабходнасць падобных дзеянняў знікне. Потым, калі дакладна зразумела, што менавіта з сябе ўяўляе кожны з дакументаў, прастаўляе канкрэтны тэрмін яго захоўвання. У некаторых выпадках будзе зручней ўказваць дату закрыцця дамовы і, приплюсовывая да яе 5 гадоў (або больш), дакладна вызначаць, калі менавіта паперы можна будзе знішчаць. Фактычна нават у самым пачатку арганізацыі дадзенага пытання асаблівай складанасцю працэдура не адрозніваецца, а пры працяглай працы яна яшчэ будзе ўсё больш і больш спрашчацца. Калі захоўванне дагавораў у арганізацыі, тэрмін знішчэння якіх ужо зацверджаны, будзе стандартызавана, на ўвесь працэс будзе сыходзіць лічаныя хвіліны. І вось настаў год, калі можна знішчыць тыя ці іншыя дакументы. Яны адбіраюцца з тэчкі, пераправяраць на прадмет магчымай памылкі і разам з пералікам гэтых папер, падаюцца на разгляд кіраўніка. Ён, у сваю чаргу, павінен яшчэ раз праверыць, ці сапраўды ўсё так, як паказана ў спісе, так як менавіта начальнік застанецца вінаватым у выпадку праблем. Калі ўсё правільна, кіраўнік падпісвае дазвол на знішчэнне і вось тут кожны паступае па меры ўласнай разуменьня. Хтосьці проста рве і выкідвае. Іншыя карыстаюцца Шродэрам. Трэція здаюць на макулатуру, спальваюць і гэтак далей.

Калі пачынаецца тэрмін захоўвання

Гэта вельмі важнае пытанне, бо менавіта з ім ўзнікае мноства памылак. Захоўванне дамоваў на прадпрыемстве РБ ці РФ у дадзеным выпадку абсалютна аднолькава і пачынаецца ў той момант, калі пачынаецца новы год, у якім канкрэтны дакумент больш не дзейнічае. Да прыкладу, ёсць дамова, які скончыўся ў 15 ліпеня 2010. Яго трэба захоўваць на працягу 5 гадоў, аднак знішчаць яго можна не 15 ліпеня 2015, а ў пачатку 2016 года. Гэта значыць, справаздачу пайшоў з 01.01.2011, а не з сёмага месяца папярэдняга года. Звычайна, з мэтай наогул мінімізаваць шанец на памылку, да вызначанага раней тэрміну дадаецца 1 год. І толькі пасля таго, як ён пройдзе, пачынаецца працэдура знішчэння.

асаблівасці захоўвання

У цэлым ёсць спецыяльныя рэкамендацыі па тым, як менавіта павінен выглядаць і працаваць архіў. У ідэале захоўванне дагавораў аб матэрыяльнай адказнасці, разлікаў з контрагентамі, працоўных дамоў і аналагічнай падобнай дакументацыі павінна адбывацца ў ветрыцца і сухім памяшканні. Пры гэтым самі паперы размяшчаюцца на стэлажах (адкрытых або закрытых). Калі яны ставяцца да бланкаў строгай справаздачнасці або дакументах з грыфам «камерцыйная таямніца», то павінны прысутнічаць спецыяльныя сейфы. У прынцыпе, ніхто гэты момант не правярае, бо гэта менавіта рэкамендацыі, выконваць якія выгадна самому прадпрыемству. Сутнасць вельмі простая: калі за саму сістэму захоўвання не штрафуюць, то вось за адсутнасць тых папер, якія абавязаны быць, часцяком караюць. А калі адбудзецца патоп, ці дакументы будуць знішчаныя любым іншым падобным чынам, то вінавата ў гэтым будзе толькі канкрэтнае прадпрыемства.

Адказнасць і выканаўцы

Галоўную і асноўную адказнасць адносна ўсяго, што ўваходзіць у захоўванне дамоваў, нясе кіраўнік арганізацыі. Менавіта ён пры наяўнасці праблем будзе адказваць перад дзяржавай і адчуваць на сабе ўсе магчымыя праблемы. Далей, наступным пасля яго, звычайна ідзе галоўны бухгалтар, юрыст і той супрацоўнік, які адказвае за захаванасць дакументаў. Але звычайна ўсё названыя асобы караюцца ўжо кіраўніком у меру учыненых імі памылак. Фактычна ў большай частцы адносна невялікіх арганізацый сістэма кантролю за дамовамі ускладаецца на бухгалтэрыю. А ўжо ў гэтым аддзеле галоўны бухгалтар прызначае або самастойна, або па агульным галасавання, канкрэтнае адказная асоба. У шэрагу выпадкаў гэты чалавек атрымлівае невялікую прыбаўку да заработнай платы, якая павінна кампенсаваць дадатковы аб'ём работ, але часцей за ўсё, апошні пункт проста ігнаруюць, упіраючы на адсутнасць сродкаў або іншых падобныя фактары. У больш рэдкіх выпадках адказным за захаванасць дакументаў наогул і дамоваў у прыватнасці, выступае юрыст. Але гэта не вельмі зручна, бо гэты чалавек зможа адказваць толькі за дагавор, а з астатнімі паперамі ён звычайна знаёмы толькі павярхоўна. Лепей за ўсё было, калі ёсць асобны чалавек, які займаецца менавіта гэтай праблемай. Ён будзе максімальна дакладны і ня ўчыніць дробных непрыемных памылак, як гэта могуць зрабіць іншыя супрацоўнікі.

вынік

Захоўванне дагавораў у арганізацыі ажыццяўляецца па прынцыпе поўнага захавання ўсіх нормаў закона. Гэта абавязковая ўмова, якое можа адвесці ад прадпрыемства усе праблемы. Пры гэтым дробныя нюансы, ўнутраныя нарматывы, рэестры і спадарожная дакументацыя могуць адрознівацца ад фірмы да фірмы. Галоўным адказным асобай лічыцца начальнік, аднак ён можа перадаручыць гэты момант іншай асобе. Гэта палегчыць працу кіраўніцтва, але не зніме з яго ўсёй глыбіні адказнасці за магчымыя памылкі. Гэта значыць, той супрацоўнік, якому давяраецца працаваць з архіўнай дакументацыяй, павінен быць максімальна адказным і дакладна разумець свае функцыі, атрымліваючы за гэта рэальныя грошы, а не вусныя падзякі, як гэта звычайна бывае пры павышэнні нагрузкі без яе кампенсацыі пры дапамозе дадатковых сродкаў да зарплаты.