Інструкцыя па справаводстве як нарматыўны дакумент

Афіцыйным нарматыўным актам, вызначальным і ўстанаўлівае парадак афармлення і складання дакументаў (а таксама працы з імі) у любой арганізацыі з'яўляецца інструкцыя па справаводстве. Яна павінна быць у наяўнасці на кожным прадпрыемстве, у кожнай фірме і установе. Распрацоўваецца інструкцыя па справаводстве, у абавязковым парадку, на падставе агульнадзяржаўных нарматыўна-метадычных дакументаў. Але, у той жа час, яна павінна адлюстроўваць у сабе індывідуальныя асаблівасці справаводства канкрэтнай арганізацыі, склад пасад і дакументаў, структуру службы, наяўнасць архіваў і ступень кампутарызацыі ўсіх аперацый справаводства. З гэтага вынікае, што інструкцыя па справаводстве пэўнай арганізацыі заўсёды арыгінальная і будзе ўлічваць усе нюансы і асаблівасці складу і апрацоўкі дакументаў, уласцівыя толькі дадзенай структуры.

Пры складанні дадзенага нарматыўнага дакумента для вашай фірмы можна скарыстацца агульнапрынятай тыпавой інструкцыяй па справаводству, узяць з яе асноўныя моманты, абавязковыя для ўсіх, і дапоўніць пунктамі, якія неабходна агаварыць выключна для вашай арганізацыі.

Як правіла, інструкцыя па справаводстве ўключае ў сябе агульныя палажэнні, розныя тэматычныя раздзелы і рознага роду прыкладання. Агульныя палажэнні канкрэтызуюць вобласць распаўсюду інструкцыі, нарматыўную базу і адказнасць за яе невыкананне. Тэматычныя раздзелы ўтрымліваюць інфармацыю аб відах дакументаў і парадку іх афармлення, візіраванні, размнажэнні, завярэнні і захоўванні. У адпаведнасці са спецыфікай прадпрыемства гэты раздзел можа быць значна пашыраны. У залежнасці ад змяняюцца умоў працы і пры ўкараненні новых тэхналогій тэматычныя раздзелы могуць змяняцца і дапаўняцца. Дадатку да інструкцыі ўтрымліваюць ілюстраваны даведачны матэрыял: ўзоры бланкаў, адбіткі пячатак і штампаў, схемы документопотоков, а таксама ўзоры запаўнення формаў.

Інструкцыя ў некаторых выпадках можа насіць часовы характар (інструкцыя па справаводстве ў раённым судзе або ва ўзброеных сілах). Часовая інструкцыя па справаводстве сцвярджаецца на пэўны перыяд, да прыкладу, да ўводу ў дзеянне сталай. Гэта вырашаецца індывідуальна!

Пісьменна складзеная інструкцыя па справаводстве адлюстроўвае ўвесь працэс працы з дакументамі і лагічную паслядоўнасць ўсіх тэхналагічных аперацый. Яна рэгламентуе дзейнасць не толькі службы справаводства, але і ўсяго апарата кіравання. Інструкцыя сцвярджаецца і ўводзіцца ў дзеянне толькі загадам кіраўніка арганізацыі і пасля служыць нарматыўным актам, на аснове якога складаюцца і афармляюцца ўсе дакументы прадпрыемства.

Правільная пастаноўка справаводства - важная ўмова належнай працы арганізацыі. Выканаўцы службы справаводства абавязаны якасна запаўняць ўсю дакументацыю, знаёміць новых работнікаў з парадкам і правіламі запаўнення бланкаў, здаваць справаздачы ў тэрмін і без памылак, пісьменна і своечасова выконваць даручаныя заданні, прыступаць да працы неадкладна (адразу пасля атрымання ўваходнага дакумента або распараджэння). У выпадку, калі кіраўнік сам расставіць прыярытэты тэрміновасці выканання загадаў ці дакументаў, то праца выконваецца, зыходзячы з гэтага. У астатніх выпадках пры паступленні значнай колькасці дакументаў іх апрацоўка адбываецца ў адпаведнасці з датай з'яўлення.